行政机关文件档案管理规范操作手册

行政机关文件档案管理规范操作手册一、总则（一）编制目的为规范行政机关文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，提高档案管理科学化、制度化水平，保证文件档案的完整性、安全性和可利用性，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合行政机关工作实际，制定本手册。（二）适用范围本手册适用于各级人民及其组成部门、直属机构、派出机关以及具有行政职能的事业单位（以下统称“各单位”）的文件档案管理工作。各单位内部各部门、各岗位的文件档案管理活动，均应遵守本手册规范。（三）基本原则统一领导、分级负责：各单位办公室（或综合管理部门）是档案管理的主管部门，各部门负责本部门文件档案的初步整理与移交。规范整理、便于利用：严格按照档案管理标准整理文件，保证分类科学、排列有序、检索便捷。安全保密、严控风险：严格执行保密规定，对涉密档案实行专项管理，防止档案丢失、损毁或泄露。二、文件全生命周期管理流程（一）文件形成与接收管理1.文件起草责任主体：文件内容涉及的业务部门，由经办人*负责起草。规范要求：文件内容应合法合规、数据准确、逻辑清晰，要素齐全（包括标题、主送机关、附件说明、发文机关、成文日期等）；涉及多个部门的文件，需经相关部门会签（会签人*签字确认）；电子文件使用统一办公软件起草，字体、字号、行距等格式符合公文规范。2.文件审核责任主体：部门负责人对文件内容、格式进行初审；涉及重大事项或敏感内容的，需报分管领导审核。审核重点：内容是否符合法律法规、政策规定；数据、事实是否准确；格式是否规范，要素是否齐全；涉及其他部门职责的是否已会签。3.文件签发签发权限：按单位“三定”方案和公文处理规定执行，一般文件由部门负责人签发，重要文件由分管领导或单位主要负责人*签发。签发要求：签发人需手写签名（或使用电子签章），注明签发日期，明确“同意印发”“修改后印发”等意见。4.文件接收外部文件接收：收到外来文件（如上级来文、平单位来文、下级单位报送文件等），由办公室收文员及时拆封、登记，填写《收文登记表》（见表1），内容包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、经办人等。涉急文件需当日呈送分管领导*批示，明确承办部门及办理时限。内部文件接收：各部门形成的正式发文，由办公室发文员*核对文号、标题、主送机关等要素后，登记《发文登记表》（见表2），并分发至相关部门。（二）文件分类与整理1.分类原则按年度分类：以文件形成年度为基础分类，跨年度文件归入办结年度。按机构分类：结合单位内设机构设置，一级类目按“群类、行政类、业务类、人事类、财务类”等划分（具体分类方案由各单位根据职能制定）。按问题分类：在机构分类基础上，按文件内容（如“发展规划、专项工作、应急管理”等）细分二级或三级类目。2.整理步骤组件：将一份文件的正本、定稿、附件、审批单等作为一“件”，不得拆分；跨年度的会议材料、统计报表等，归入办结年度。排序：每份文件内，按“正本在前、定稿在后，批复在前、请示在后，正本在前、附件在后”的顺序排列。编页号：采用铅笔在文件每页右上角编写连续页号（空白页不编号），图表、附件页单独编号。填写卷内目录：每卷档案需填写《卷内目录》（见表3），内容包括序号、责任者（发文单位或部门）、文件标题、文号、日期、页数、备注等，保证与文件内容一致。填写备考表：在卷末附《备考表》（见表4），说明卷内文件数量、缺损、修改、移出等情况，由整理人、检查人签字，注明日期。（三）档案归档与移交1.归档范围纳入归档的文件：反映本单位主要职能活动、具有查考价值的各种形式文件材料，包括公文、会议纪要、合同协议、调研报告、审批文件、人事任免、财务凭证、声像材料（照片、录音、录像）等。不纳入归档的文件：重份文件、事务性通知、未经签发的草稿、无查考价值的临时性材料等。2.归档时间文书档案：次年6月底前完成上一年度文件归档；专项档案（如项目档案、审计档案）：在项目结束或专项工作完成后3个月内归档；声像档案：在活动结束后1个月内整理归档，并标注拍摄时间、地点、内容、拍摄者*等信息。3.归档要求纸质档案：使用A4纸打印，字迹清晰（禁用圆珠笔、铅笔），左侧装订（三孔一线），装订整齐，无破损；电子档案：与纸质档案同步归档，格式为PDF（扫描件）或DOCX（文本文件），保证可读性，元数据（如形成时间、责任者等）齐全；移交手续：部门整理完成后，填写《档案移交清单》（见表5），与档案部门共同清点核对，双方签字确认，档案部门接收后出具《档案接收证明》。（四）档案保管与维护1.库房管理环境要求：档案库房应符合“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）要求，配备温湿度计，温度控制在14-24℃，相对湿度保持在45-60%；存放要求：档案柜架排列整齐，分类标识清晰，档案按“年度-机构-问题”顺序存放，不得堆放杂物；安全设施：库房配备消防器材（如灭火器）、防盗门窗、监控系统，定期检查电路、门窗等设施。2.档案维护定期检查：档案管理员*每半年对库存档案进行一次清点，检查有无虫蛀、霉变、破损等情况，发觉问题及时处理；修复保护：对破损、褪色档案，及时进行修复（如裱糊、复印）；对磁带、光盘等载体档案，每2年检查一次播放/读取功能，定期复制更新；电子档案备份：电子档案实行“本地备份+异地备份”机制，每月增量备份，每年全量备份，备份数据存储于专用服务器或离线存储介质（如移动硬盘）。（五）档案利用与借阅1.利用权限内部利用：本单位工作人员因工作需要借阅档案，需出示工作证，填写《档案借阅申请表》（见表6），经部门负责人批准；涉密档案需经分管领导批准。外部利用：外单位因工作需要查阅档案，需持单位介绍信、有效身份证件，经档案部门负责人批准，档案管理员全程陪同。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，说明借阅档案名称、档号、利用目的、借阅期限；审批人签署意见后，档案管理员*调取档案，核对无误后登记《档案借阅登记表》（见表7）；档案原则上不得带出档案室，确需借出的，借阅期限不超过15天，到期需归还；如需续借，需提前3天办理续借手续。3.利用要求借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、污损档案；复制档案需经档案部门批准，由档案管理员*操作，复制件加盖“档案证明章”方为有效；涉密档案的复制、摘抄需严格履行审批手续，复印件按涉密文件管理。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定组织每5年开展一次档案鉴定工作，由单位分管领导牵头，办公室、档案部门、相关业务部门组成鉴定小组，组长由单位负责人指定。2.鉴定流程到期鉴定：对达到保管期限的档案，鉴定小组逐卷、逐件进行鉴定，区分“继续保管”“销毁”两类；鉴定意见：对确无继续保存价值的档案，填写《档案鉴定表》（见表8），说明鉴定理由、销毁意见；审批备案：《档案鉴定表》经分管领导、单位主要负责人审批后，报同级档案行政管理部门备案。3.销毁执行销毁档案前，由档案部门编制《档案销毁清册》（见表9），列明档案名称、档号、数量、鉴定时间、销毁原因等；销毁时，由鉴定小组两人以上（含两人）监销，在指定地点（如保密碎纸机）当场销毁，监销人签字确认，保证档案信息无法复原；《档案销毁清册》永久保存，不得销毁。三、档案管理常用表格模板表1：收文登记表序号收文日期来文单位文号文件标题密级份数经办人*处理意见备注12024-03-01市人民办公厅市政办发〔2024〕15号关于开展2024年度安全生产检查的通知普通5呈分管领导批示22024-03-05区财政局财预〔2024〕20号关于批复2024年部门预算的通知普通1转财务科办理表2：发文登记表序号发文日期文号文件标题主送机关抄送机关份数经办人*签发人*12024-03-10X政办发〔2024〕10号关于印发《单位内部管理办法》的通知各科室、下属单位市人民办公室30赡六表3：卷内目录序号责任者文件标题文号日期页数备注1办公室2024年度工作计划X政办发〔2024〕1号2024-01-0582人事科关于X同志职务任免的通知X政人〔2024〕5号2024-02-2033业务科2024年第一季度工作总结-2024-04-0112含附件表4：备考表说明（本卷文件数量、缺损情况等）本卷共15份文件，其中“2024年工作总结”附件页有轻微破损，已修复。立卷人*：赵七日期：2024-06-30表5：档案移交清单移交部门移交日期档案年度案卷题名档号卷数件数移交人*接收人*备注业务科2024-06-1520232023年度专项工作档案XZ-2023-011085郑九吴十人事科2024-06-2020232023年人事任免档案RS-2023-02530王十一吴十表6：档案借阅申请表借阅部门借阅人*借阅日期归还日期档案名称档号利用目的借阅期限部门意见负责人签字办公室2024-07-012024-07-102023年度工作总结XZ-2023-01-05撰写年度总结报告9天同意业务科赵七2024-07-022024-07-17X项目合同协议XZ-2023-03-12项目审计15天同意郑九表7：档案借阅登记表序号借阅日期借阅部门借阅人*档案名称档号归还日期经办人*备注12024-07-01办公室2023年度工作总结XZ-2023-01-052024-07-10吴十已归还22024-07-02业务科赵七X项目合同协议XZ-2023-03-122024-07-17吴十未归还表8：档案鉴定表档案名称档号形成年度保管期限鉴定意见（继续保管/销毁）鉴理理由鉴定小组意见组长签字日期2018年工作总结XZ-2018-05201830年销毁内容已过时，无查考价值同意销毁孙十一2024-05-202018年财务凭证CW-2018-12201810年继续保管涉及资产清算，需留存同意继续保管孙十一2024-05-20表9：档案销毁清册序号档案名称档号形成年度数量（卷/件）鉴定时间销毁原因监销人*备注12018年工作总结XZ-2018-05201852024-05-20内容过时，无查考价值孙十一、周十二已销毁22018年会议记录XZ-2018-08201882024-05-20内容重复，留存即可孙十一、周十二已销毁四、操作要点与风险提示（一）关键操作要点归档完整性：严禁选择性归档，保证应归尽归，特别是涉及重大决策、民生保障、执法办案等核心业务文件。分类一致性：档案分类方案一经确定，不得随意变更，如需调整需经档案部门审核并报单位分管领导*批准。电子档案真实性：电子档案归档时需附带“归档电子文件真实性保证书”，由形成部门负责人*签字确认，保证文件未被篡改。涉密档案管理：涉密档案需单独存放、专柜保管，借阅需经单位主要负责人*批准，借阅后及时归还，严禁复制、拍照。（二）常见风险提示风险点1：文件归档不及时，导致档案散失。防控措施：将档案归档纳入部门年度考核，明确各部门档案联络员*职责，定期通报归档进度。风险点2：档案分类混乱，影响检索效率。防控措施：档案管理员*定期组织各部门培训，讲解分类标准；新入职人员需接受档案管理基础培训。风险点3：电子档案备份缺失，数据丢失。防控措施：建立电子档案备份台账，每月检查备份状态，保证备份数据完整可读。风险点4：档案借阅不登记，导致去向不明。防控措施：严格执行“借阅申请-审批-登记-归还”流程，档案管理员*每日核对借阅档案