会议纪要编写与管理制度

会议纪要编写与管理制度前言会议纪要是会议过程及成果的书面载体，是传递决策信息、跟踪工作进展、明确责任分工的重要依据。为规范公司各类会议纪要的编写、审核、分发与存档管理，保证会议信息准确传递、工作闭环落实，特制定本制度。一、适用范围与场景本制度适用于公司内部各类会议的纪要管理工作，包括但不限于：常规会议：周例会、月度/季度工作会、年度总结会；专题会议：项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会；决策会议：管理层办公会、预算审批会、重大事项决策会。各职能部门、项目组及分支机构在组织或参与上述会议时，均须严格遵循本制度。二、会议纪要编写全流程指南（一）会前准备：奠定记录基础明确会议核心要素会议组织部门需提前向参会人员发送《会议通知》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及需准备的资料，记录人需提前熟悉会议背景及议程，预判关键讨论点。准备记录工具根据会议重要性选择记录方式：常规会议可采用电子文档（如Word、Excel）实时记录，重要或复杂会议建议同步录音（需提前告知参会人员），会后结合录音补充完善，保证信息无遗漏。（二）会中记录：抓取关键信息聚焦核心内容重点记录以下信息，避免冗余描述：讨论要点：各参会人员的主要观点、分歧及共识；决议事项：会议达成的明确结论（如“同意方案”“通过预算”等）；待办事项：明确责任部门/人、具体工作内容及完成时限（格式：“[责任部门/人]负责完成[工作内容]，截止[日期]”）。规范记录格式发言内容需客观、简洁，避免口语化表达，关键数据（如金额、时间、数量）需准确无误。对不确定的信息（如待确认的数据、待协调的部门），需标注“[待核实]”“[需部门确认]”等提示，会后及时补充。（三）会后整理：形成规范纪要初稿撰写会议结束后24小时内，记录人需根据会议记录及录音，整理形成会议纪要初稿，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）；会议议程及主要议题；各议题讨论要点（按议程顺序分点阐述）；决议事项及待办事项（明确责任人和时限）；附件（如会议PPT、方案文档、数据报表等）。审核与修订部门内部审核：初稿完成后，先提交给会议主持人或部门负责人审核，核对决议事项及待办内容的准确性；跨部门确认：涉及其他部门责任的待办事项，需提前与相关部门沟通确认，保证责任无争议、时限可达成；定稿签字：审核通过后，由记录人、主持人签字确认（电子纪需添加电子签章或签字扫描件），保证纪要的权威性。（四）分发与归档：实现信息闭环规范分发范围纪要定稿后，需在1个工作日内通过公司内部系统（如OA、钉钉）或邮件发送至参会人员、相关部门及公司档案室，分发范围需在纪要中注明（如“抄送：部门、领导”）。及时存档管理电子档纪要需按“部门-年份-会议类型-序号”规则命名（如“行政部-2024-周例会-001”），存储于指定服务器文件夹，保存期限不少于3年；纸质档纪要（如决策会议、重要专题会议）需打印装订，经签字后交档案室统一归档，保存期限不少于5年。三、会议纪要管理规范细则（一）编号与版本管理会议纪要实行统一编号制度，编号规则为：“部门简称-会议类型代码-年份-序号”，其中会议类型代码为：例会（L）、专题会（Z）、决策会（C）。例如：“市场部-Z-2024-005”表示市场部2024年第5次专题会议纪要。纪要内容如需修订（如待办事项调整、决议变更），需发布新版本并注明修订原因及版本号（如V1.1），原版本同时存档备查。（二）查阅与权限管理已归档的会议纪要，公司员工因工作需要可向档案室提交查阅申请，经部门负责人及档案管理员批准后查阅，涉密纪要（如战略会议、薪酬会议）需经分管领导审批。禁止擅自复制、外传涉密纪要，违者将按公司保密规定处理。（三）待办事项跟踪机制各责任部门需在收到纪要后2个工作日内，确认待办事项内容，如有异议需及时与会议组织部门沟通；会议组织部门或综合管理部需每月汇总各部门待办事项完成情况，形成《会议纪要待办跟踪表》，提交公司领导审阅，对逾期未完成的部门进行通报。四、标准会议纪要模板会议纪要会议基本信息项目内容会议名称[例如：项目2024年Q3启动会]会议时间[年-月-日上/下午HH:MM-HH:MM]会议地点[例如：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）]主持人[姓名，职务]记录人[姓名，职务]参会人员[部门1：姓名、姓名；部门2：姓名、姓名；……]（按部门或职务分组列出）缺席人员及原因[姓名，职务，原因：如出差、请假等]（如有）会议议程及主要内容序号议题讨论要点发言人（职务*）1[议题1：项目目标及范围]-明确Q3核心目标：完成模块开发，用户测试覆盖率达90%-讨论项目边界：是否包含功能模块（最终决议：不包含，纳入Q4计划）（项目经理*）2[议题2：资源分配]-人力资源：研发组调配5人（、等），设计组配合2人-预算：申请元设备采购费（需提交明细至财务部）赵六（人力总监*）3[议题3：时间节点]-里程碑1：需求文档定稿（7月15日）-里程碑2：开发完成（8月30日）-里程碑3：上线测试（9月20日）（研发组长*）决议事项序号决议内容依据/说明1确认项目Q3核心目标为“完成模块开发，用户测试覆盖率达90%”议题1讨论结果2批准元设备采购预算，由行政部*负责采购，7月25日前完成议题2审批结果3项目时间节点按里程碑1-3推进，如遇延期需提前3个工作日提交书面申请议题3共识待办事项序号待办内容责任部门/人完成时限备注（如所需支持）1编制项目需求文档初稿产品部（）7月10日需协调设计部*提供UI方案2确认设备采购明细清单行政部（周七）7月12日提交财务部*审批3组织研发组人员技能培训人力部（赵六）7月20日培训内容：框架技术附件《项目Q3目标及范围说明（PPT）》《设备采购预算明细表》分发范围参会人员：、赵六、周七……抄送：公司领导、档案室记录人签字：__________审核人签字：__________日期：2024年X月X日五、关键注意事项与常见问题规避（一）编写阶段注意事项客观性原则：纪要需忠实反映会议内容，不得记录个人主观臆断或未达成的共识，对分歧观点需如实标注“部分人员认为”“部门建议”等。准确性原则：决议事项、待办内容、时间节点、责任人等信息需反复核对，避免出现“尽快”“适时”等模糊表述，明确具体时限和责任主体。简洁性原则：语言精练，避免大段描述，多用短句、分点列举，重点内容可加粗或标红（电子档中），便于快速查阅。（二）管理阶段注意事项时效性管理：严禁拖延整理、分发纪要，重要会议纪要（如决策会）需在会议结束后4小时内完成初稿并提交审核，保证信息及时落地。责任闭环：待办事项跟踪需形成“发起-执行-反馈-考核”闭环，责任部门完成后需在纪要系统中更新状态，记录人定期汇总并向领导汇报。保密管理：涉密纪要需标注“内部机密”字样，通过加密渠道传输，查阅时需登记身份信息及查阅用途，严禁截屏、拍照外传。（三）常见问题规避问题1：决议事项不明确，导致执行时出现分歧。规避：决议需包含“做什么（What）、谁来做（Who）、何时完成（When）”，如“由市场部负责完成活动方案，7月30日前提交总经理审批”。问题2：待办事项遗漏，影响会议目标达成。规避：整理纪要时对照会议逐项核对