办公室文件档案管理制度范本

办公室文件档案管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范本单位办公室文件档案管理工作，提高档案利用效率，保障档案的完整、安全与有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。凡涉及本单位政务、业务、财务、人事等方面具有查考利用价值的文件材料，均属本制度管理范畴。第三条工作原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人（或兼职人员）负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。第二章管理机构与职责第四条管理机构本单位档案工作由[指定部门，如：综合管理部/办公室]统一归口管理，负责对全单位档案工作进行指导、监督和检查。各部门应配合档案管理部门做好相关工作。第五条档案管理人员职责档案管理人员（包括专职和兼职）履行以下职责：1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策。2.负责本单位（或本部门）文件材料的收集、整理、鉴定、编号、装订、保管、统计和利用工作。3.熟悉所管档案情况，积极提供档案利用服务，为各项工作服务。4.维护档案的完整与安全，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等工作。5.参与本单位重要活动文件材料的收集与归档工作。6.学习档案业务知识，不断提高档案管理水平。第三章文件材料的形成与积累第六条文件材料的形成各部门在工作中形成的文件材料，应符合国家及本单位关于公文处理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。手写文件应使用蓝黑或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色的墨水。第七条文件材料的积累各部门及员工应养成随时积累文件材料的习惯，将办理完毕的文件材料及时整理，妥善保管，防止散失。个人不得私自保存应归档的文件材料。第四章档案的收集与归档第八条归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：1.上级机关下发的与本单位相关的重要文件、指示、决定、批复等。2.本单位对外发出的正式文件、函件、请示、报告等。3.本单位内部形成的各类管理制度、工作计划、总结、会议纪要、统计报表、人事任免、财务凭证、合同协议等。4.本单位在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料。5.其他具有查考价值的文件材料。第九条归档时间1.日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次月底前整理归档。2.年度工作总结、计划、统计报表等，应在次年第一季度内归档。3.基建项目、科研课题等周期性工作形成的文件材料，应在项目完成后三个月内归档。4.会计档案的归档按照财政部、国家档案局有关规定执行。第十条归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确。2.归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章。3.归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，系统整理组卷。第五章档案的整理第十一条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条分类与编号档案的分类方法应根据本单位实际情况确定，可采用年度、组织机构、问题等分类方法或其组合。档案应按照分类方案进行系统编号，编号应具有唯一性和稳定性。第十三条组卷与装订1.卷内文件应排列有序，一般按照文件形成时间或重要程度排列。2.卷内文件应编写页号，并填写卷内文件目录和备考表。3.案卷应选用符合标准的卷盒或卷夹，填写案卷封面，字迹工整清晰。第六章档案的保管第十四条库房要求档案库房应保持整洁、干燥、通风，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施。严禁在库房内吸烟和存放易燃易爆物品。第十五条档案装具档案应使用规范的档案柜、档案盒（袋）等装具，确保档案安全。第十六条库房管理档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。档案库房应建立出入库登记制度。第十七条档案清点档案管理人员应定期对所管档案进行清点核对，发现短缺或损坏，应及时查明原因并报告处理。第七章档案的鉴定与销毁第十八条档案鉴定对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，确定其存毁。鉴定工作应定期进行。第十九条档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报本单位领导批准后销毁。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第八章档案的利用第二十条利用范围与手续1.本单位员工因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，到档案管理部门办理查阅登记手续。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准后，方可查阅。第二十一条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制。3.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、完整负责。第九章档案的保密第二十二条保密要求档案管理人员和查阅利用档案的人员，必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。涉密档案的管理，按照国家有关保密规定执行。第十章档案的数字化管理第二十三条数字化建设积极推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描、存储和管理，建立档案管理信息系统，提高档案管理和利用的效率。第二十四条数字档案管理数字档案的形成、收集、整理、保管、利用等应符合国家相关标准和规范，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数字档案应有备份措施。第十一章监督与考核第二十五条监督检查档案管理部门负责对本单位各部门档案工作进行监督检查，对违反本制度的行为予以纠正。第二十六条奖惩对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励；对违反本制度，造成档案损坏、丢失或泄密的，视情节轻重给予批评教育、行政处分，直至追究法律责任。第十二章附则第二十七条制度解释本制度由本单位[档案管理部门，如：综合管理部/办公室]负责解释。第二十八条制度施行本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。（单位名称）（年月日）---使用说明：1.本范本为通用模板，各单位在实际使用时，应根据自身性质、规模及档案管理的具体需求进行调整和细化。2