企业合同审批与追踪功能说明

企业合同审批与追踪功能说明一、功能概述企业合同审批与追踪功能是数字化管理工具的核心模块，旨在通过标准化流程与全生命周期跟踪，解决传统合同管理中审批效率低、流程不透明、状态难追溯、履约监控滞后等问题。功能覆盖合同发起、多级审批、签署归档、履行提醒、变更续签等环节，实现合同信息的集中化、规范化管理，助力企业降低合规风险、提升运营效率。二、功能适用业务场景本功能广泛应用于企业各类合同管理场景，适配不同业务部门与合同类型，具体包括：（一）按合同类型划分采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等采购合同的审批，需对接采购部门与财务部门，把控预算与付款条款。销售类合同：产品销售、服务交付等销售合同的审批，需同步业务部门与法务部门，确认价格、交付周期与违约责任。合作类协议：项目合作、渠道代理、技术合作等合作协议的审批，涉及多方法律主体与权责划分，需重点审核合作条款。内部管理合同：劳动合同、保密协议、采购服务协议等内部合同的审批，保证符合企业制度与劳动法规。（二）按使用角色划分业务部门：发起合同申请，填写合同基本信息，附件，跟踪审批进度。法务部门：审核合同条款合规性、法律风险，提出修改意见。财务部门：审核合同金额、付款方式、税务条款与预算匹配度。管理层：根据合同金额与重要性进行最终审批，把控重大合同风险。档案管理部门：负责审批后合同的归档管理，保证纸质/电子合同一致性。三、合同审批与追踪全流程操作指南步骤一：合同发起与信息录入发起申请：业务部门登录系统，“合同发起”按钮，选择合同类型（如“采购合同”“销售合同”）。填写基本信息：合同名称：需规范命名，包含合作主体、合同类型、核心内容（如“公司与供应商采购设备合同”）。合同主体：填写甲方（企业自身）、乙方（合作方）的名称、统一社会信用代码、法定代表人等基础信息。合同关键条款：明确合同金额、币种、履行期限、交付地点、付款方式（如“分期付款，验收后30日内支付90%”）、违约责任等核心内容。附件：必传附件包括合同草案、对方资质文件（营业执照、授权委托书等）、技术规格书、报价单等；可选附件包括过往合作记录、沟通函件等。选择审批流程：根据合同金额与类型，系统自动匹配预设审批流程（如“5000元以下：业务部门→部门经理；5000元以上：业务部门→部门经理→法务专员→财务总监”），支持自定义流程（需经管理员权限审批）。提交申请：确认信息无误后提交，系统自动合同编号（规则：年份+合同类型代码+流水号，如“2024CG0001”），并发送待办通知至下一审批人。步骤二：多级审批流转审批人操作：审批人收到系统待办提醒后，登录“审批中心”查看合同详情，包括基本信息、附件、发起人备注及上一环节审批意见。审批处理：通过：“同意”，系统自动流转至下一审批节点；若为最终审批节点，则进入签署环节。驳回：“驳回”，填写驳回理由（如“付款方式不符合财务制度”“违约责任条款不明确”），系统将合同状态更新为“已驳回”，并发送通知至发起人，发起人修改后可重新提交。补充意见：“补充意见”，可提出非强制性修改建议（如“建议增加不可抗力条款”），合同继续流转，发起人可见意见但无需修改流程。审批超时处理：若审批人在规定时限内（如24小时）未处理，系统自动发送催办提醒；超时48小时未处理，可自动升级至其上级领导审批（支持自定义超时规则）。步骤三：合同签署与用印管理审批通过后：系统将合同状态更新为“待签署”，通知发起人及档案管理部门。签署方式选择：电子签署：发起人双方签字盖章页的扫描件，或通过系统对接的第三方电子签章平台（如e签宝、法大大）完成在线签署，签署完成后系统自动电子合同文件，支持与验真。纸质签署：发起人打印合同文本，双方线下签字盖章后，将纸质合同扫描至系统，保证扫描件清晰完整（含签字页、盖章页、首页等关键页）。用印申请与记录：若需企业内部用印，发起人在系统中提交用印申请，已签署的合同扫描件，经行政部/用印管理员审批后完成用印，系统记录用印时间、用印人、用印份数等信息。步骤四：归档与台账登记自动归档：合同签署完成后，系统自动将合同信息（含附件、签署记录、审批日志）归档至“合同库”，按合同类型、签订年度、部门等维度分类存储。台账：系统自动《合同管理台账》，包含合同编号、名称、类型、甲方/乙方、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、负责人、当前状态、归档路径等关键字段，支持按条件筛选、导出（如Excel格式）。纸质合同归档：档案管理部门收到纸质合同后，核对与电子版本一致性，填写纸质合同归档登记表，与电子档案关联存储，保证“账实相符”。步骤五：合同履行与状态追踪履行节点设置：合同生效后，发起人/负责人在系统中设置关键履行节点（如“付款节点”“交付节点”“验收节点”），明确节点时间、责任人及提醒规则（如“提前7天提醒”“到期当天提醒”）。状态实时追踪：查询功能：用户可通过合同编号、合同名称、乙方名称、状态等条件快速查询合同当前状态（如“审批中”“已签署”“履行中”“已完成”“已终止”）。进度可视化：系统以流程图形式展示合同从发起至归档的全流程进度，标注当前所处环节、处理人及耗时。履行监控与提醒：系统根据设置的节点自动发送提醒通知（系统消息/邮件）至责任人，督促按时履行；若节点逾期，自动标记“异常状态”，并触发预警流程，通知部门经理跟进处理。变更与续签管理：合同变更：需变更条款时，发起人通过“合同变更”功能提交申请，重新走审批流程，审批通过后《合同变更协议》，与原合同关联存储。合同续签：合同到期前30天，系统自动提醒负责人，确认续签后发起续签审批流程，流程与原合同审批一致，续签合同新编号。四、合同审批与追踪关键模板示例模板一：合同审批单字段名称填写说明合同编号系统自动，格式：年份+合同类型代码+流水号（如2024XS0001）合同名称规范命名，含合作主体、类型、核心内容（如“公司与科技公司软件开发合同”）合同类型下拉选择：采购合同/销售合同/服务合同/合作协议/劳动合同等甲方信息企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式乙方信息合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需营业执照复印件）合同金额大小写均需填写（如：人民币壹万元整（¥10,000.00））履行期限起止日期（如：2024年1月1日至2024年12月31日）核心条款摘要简述付款方式、交付标准、违约责任等关键条款申请人发起部门员工姓名（*）所属部门发起部门（如：采购部/销售部）申请日期提交申请的日期（系统自动）审批流程系统自动展示审批节点（如：业务员→部门经理→法务专员→财务总监→总经理）附件清单列出附件名称及份数（如：合同草案V3.1-1份、乙方资质-1份）审批意见栏各审批人填写意见（包括通过/驳回理由、补充建议），需签字（电子签/手写扫描）备注其他需说明的事项（如：紧急合同、特殊条款说明）模板二：合同管理台账字段名称字段说明合同编号合同唯一标识合同名称合同全称合同类型采购/销售/服务等甲方企业自身名称乙方合作方名称签订日期合同签署日期生效日期合同开始生效日期到期日期合同终止日期合同金额（元）合同总金额（含币种）负责人合同跟进人（*）联系方式负责人电话当前状态审批中/已签署/履行中/已完成/已终止/已变更重要节点提醒付款日、验收日等关键节点（如：2024-06-30首笔付款）归档路径电子合同存储位置（如：合同库/2024年/销售合同/2024XS0001）归档日期合同归档至系统日期备注变更/终止原因等补充信息模板三：合同审批状态跟踪表字段名称字段说明合同编号合同唯一标识发起时间合同发起申请的时间当前环节审批流程所处节点（如：部门经理审批、法务专员审核）当前审批人正在处理审批的人员（*）预计完成时间根据审批流程设置的节点完成时限实际完成时间审批人实际处理时间处理意见审批人意见（通过/驳回理由/补充建议）流转状态待处理/处理中/已通过/已驳回/已终止滞留时长（小时）当前环节已耗时（用于监控审批效率）五、使用过程中的关键注意事项（一）信息准确性保障合同基本信息（如主体名称、金额、期限）必须与附件材料一致，避免因信息错误导致法律风险；乙方资质文件（营业执照、授权委托书等）需在有效期内，合作方为自然人的，需核对身份证信息。（二）审批权限与流程合规严格按照企业《合同管理办法》设置审批权限，不得越级审批或简化流程；特殊情况（如紧急合同）需提交“紧急流程申请”，经分管领导审批后方可跳过常规流程，事后需补录审批理由。（三）附件管理规范合同附件需完整、清晰，关键页（如签字盖章页、金额页、技术参数页）不得缺失；电子附件需为PDF格式，纸质附件扫描分辨率不低于300DPI，保证内容可辨识。（四）数据安全与保密合同信息属企业敏感数据，用户需妥善保管账号密码，不得转借他人；禁止通过非企业授权渠道（如个人邮箱）传输合同文件，电子合同需存储在加密服务器中。（五）履行监控与风