《酒店数字化办公实务》课件-模块一：数字化办公基础与文件管理

1.文字软件简介WPSWPS文字是北京金山办公软件股份有限公司开发的WPSOffice的组件之一。它集编辑与打印为一体，具有丰富的全屏幕编辑功能和打印功能，能让用户轻松地处理文字、图形和图片，创建图文并茂、赏心悦目的文档，实现“所见即所得”的编辑效果。WPS工作窗口启动WPS文字WPS工作窗口WPS文字的工作窗口标签栏编辑区状态栏视图按钮显示比例滑块对话框按钮功能区任务窗格WPS工作窗口2.认识表格表格制作可以快速制作出美观、实用的电子表格数据处理可以对数据进行高效、快速处理统计分析可以对数据进行统计和分析图表展示能用各种统计图直观形象地表示数据WPS表格数据处理软件认识表格1.WPS表格的工作窗口认识表格标签栏功能区编辑栏名称框工作表标签状态栏缩放比例滑块视图按钮全选按钮行号列标活动单元格任务窗格认识表格2.WPS表格中的相关概念工作簿工作簿是WPS表格用来处理和存储数据的文件，默认扩展名为.et，其中可以含有一个或多个工作表。新建空白工作簿时，系统默认文件名为“工作簿1”。工作表工作表是组成工作簿的基本单位，是WPS表格中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。每个工作表由1048576行和16384列组成，列以字母A～Z、AA～AZ、…、XFD编号，行以数字1、2、3、…、1048576编号。每个工作表都有一个标签，即工作表的名字。单击工作表标签，该工作表即成为活动工作表。认识表格单元格工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数值和文字等数据。每一个单元格都有一个唯一的地址，由“列标”和“行号”组成。例如第4列、第5行的单元格地址是“D5”。单元格区域单元格区域是指多个单元格的集合，是由多个单元格组合而成的一个范围。连续单元格区域用冒号连接首尾单元格地址表示，不连续单元格区域用逗号连接。例如：A2:A8表示A2单元格到A8之间的所有单元格；A2,A8表示A2和A8单元格。2.WPS表格中的相关概念认识表格WPS表格中常用的文件类型与其对应的扩展名文件类型扩展名WPS表格.etWPS表格模板文件.ettExcel文件.xlsxExcel启用宏的工作簿.xlsmXML表格.xmlPDF文件格式.pdf认识表格3.演示文稿的工作窗口和视图标签栏功能区幻灯片编辑区显示比例滑块备注栏状态栏幻灯片窗格视图切换按钮任务窗格WPS演示的工作窗口演示文稿的工作窗口和视图WPS演示的视图普通视图：系统默认的视图模式，也是最常用的编辑视图。包括幻灯片窗格、备注窗格和编辑窗格3个工作区域。大纲视图：用于查看和设计演示文稿目录、添加幻灯片的文字内容，移动幻灯片中文本的位置。演示文稿的工作窗口和视图WPS演示的视图幻灯片浏览视图:演示文稿中的所有幻灯片以缩略图形式横向排列。方便用户浏览演示文稿中所有幻灯片的整体效果。备注页视图:用来为每张幻灯片添加备注信息，上方显示当前幻灯片缩略图，下方显示备注占位符，用于输入备注内容。演示文稿的工作窗口和视图WPS演示的视图阅读视图:以窗口的形式来查看演示文稿的放映效果。包括幻灯片内容、动画、切换和声音效果。幻灯片放映视图：以全屏方式动态显示每张幻灯片的效果。在该视图中可以启用鼠标的屏幕画笔功能和演讲者视图功能。演示文稿的工作窗口和视图4.创建和保存工作簿新建工作簿做什么？新建一个空白工作簿怎么做？【文件】|【新建】|【空白表格】创建和保存工作簿保存工作簿做什么？保存工作簿怎么做？【文件】|【保存】三要素保存位置、文件名、文件类型创建和保存工作簿自动备份工作簿做什么？自动备份工作簿怎么做？【文件】|【备份与恢复】|【备份中心】|【本地备份设置】|【定时备份】创建和保存工作簿5.管理文件资料文件文件的相关概念（1）文件文件是一组被命名的、存放在存储介质上的相关信息的集合。Windows将各种程序和文档以文件的形式进行存储和管理，按照文件名来识别和存取文件。01文件名由主文件名和扩展名（类型符）组成，两者之间用圆点（.）分隔。02主文件名由用户自己定义，文件的扩展名表示文件类型，决定了可以用什么程序来打开文件。03常说的文件格式就是指文件的扩展名。例如“个人简历.docx”，其中，主文件名为“个人简历”，扩展名为“docx”。04文件的相关概念（2）文件夹文件夹是文件分类存储的容器，通常把同类的或相关的文件存放在一个文件夹中。01当一个文件夹中包含的文件太多时，可以在这个文件夹中建立若干子文件夹，然后把这个文件夹中的文件分门别类存放到各子文件夹中。02

文件的相关概念文件的相关概念（3）路径在计算机中表示文件位置的方式称为路径，在Windows系统中使用盘符加冒号（:）和反斜线（\）表示磁盘的根目录，文件夹与子文件夹之间用反斜线（\）分隔。“D:\”表示Ｄ盘的根目录“C:\website\img\photo.jpg”表示C盘中website文件夹下img子文件夹中的photo.jpg文件。例如：文件的相关概念文件的相关概念文件资源管理器Windows系统通过【文件资源管理器】窗口完成对文件和文件夹的操作，如新建、选择、重命名、复制、移动和删除等。双击桌面上的【此电脑】图标或者按Win+E组合键打开【文件资源管理器】窗口。文件资源管理器窗口工作区搜索框功能区状态栏标题栏地址栏导航按钮导航窗格文件资源管理器标题栏由控制图标，快速访问工具栏，显示栏和控制区域组成。（1）标题栏文件资源管理器文件资源管理器窗口标题栏文件资源管理器（2）功能区文件资源管理器在工作区选择一个文件夹时功能区包含【主页】，【共享】和【查看】选项卡，每个选项卡中包含几组功能相似的命令按钮组。选择此计算机或某磁盘盘符时，功能区中会显示【计算机】或【驱动器工具】选项卡，显示对计算机和磁盘的操作命令。文件资源管理器窗口功能区文件资源管理器导航按钮包含【返回】，【前进】，【最近访问的位置】和【上移】按钮。【返回】和【前进】按钮可以返回或前进到刚才访问过的位置；【最近访问的位置】下拉列表中列出最近访问过的文件夹，单击即可转到指定的文件夹；单击【上移】按钮可以转到上一级文件夹。（3）导航按钮文件资源管理器文件资源管理器窗口导航按钮文件资源管理器（4）地址栏文件资源管理器地址栏显示当前文件夹的路径。单击地址栏中的分级目录可以转到对应文件夹；单击地址栏空白处可以选择当前文件夹的路径进行复制和编辑操作。文件资源管理器窗口地址栏文件资源管理器（5）搜索框文件资源管理器在搜索框中输入要搜索的内容，可以在当前文件夹及其所有子文件夹中进行搜索。文件资源管理器窗口搜索框文件资源管理器（6）导航窗格文件资源管理器导航窗格中以树形结构显示各驱动器及内部的文件夹列表。选中的文件夹称为当前文件夹，此时名称呈高亮显示。文件夹左侧有

标记的表示该文件夹有尚未展开的子文件夹，单击

可将其展开，此时变为

，没有标记的文件夹表示没有子文件夹。文件资源管理器窗口导航窗格文件资源管理器（7）工作区文件资源管理器工作区中显示当前文件夹中的所有子文件夹和文件，方便对其进行选择、移动、复制、删除、重命名等操作。文件资源管理器窗口工作区文件资源管理器文件和文件夹的操作包括新建、重命名、移动、复制、删除、属性设置、创建快捷方式、浏览和搜索、压缩和解压缩，以及回收站的管理。01文件和文件夹的操作主要在【文件资源管理器】窗口中进行，对文件和文件夹的操作可以通过快捷菜单、功能区命令按钮和键盘快捷键三种方式来完成。02文件和文件夹的操作文件和文件夹的操作选定文件和文件夹在对文件和文件夹进行复制、移动和删除等操作之前，必须先选定操作的对象。选定一个对象只需单击指定对象即可，选定多个对象则有下列不同情况。01单击第一个对象，按住Shift键，再单击最后一个对象，松开Shift键，则首尾两个对象之间的所有对象均被选中。选定多个连续对象02选择第一个对象后，按住Ctrl键不放，单击其他对象，完成后松开Ctrl键。选定多个不连续对象03在窗口中选定对象后，在【主页】选项卡【选择】组中单击【反向选择】按钮，可以使未选中的对象被选中，已选中的对象取消选择。反向选择04在【主页】选项卡【选择】组中，单击【全部选择】按钮，或按Ctrl＋A组合键，即可选中窗口中的全部对象。全部选定文件和文件夹的操作在【主页】选项卡【新建】组中，单击【新建文件夹】按钮，输入文件夹名称“小张”，按Enter键。步骤2：新建文件夹和文件新建文件夹在D盘根目录建立文件夹“小张”

双击桌面上的【此电脑】图标，再双击打开D盘。步骤1：文件和文件夹的操作新建Word文档重命名文件和文件夹在“论文”文件夹中新建一个名为“论文.docx”的Word文档。步骤1：打开“论文”文件夹。步骤2：右击工作区空白处，在快捷菜单中单击【新建】|【MicrosoftWord文档】命令。此时工作区中将出现一个新的Word文档图标，输入文件名“论文”，按Enter键。文件和文件夹的操作移动或复制文件和文件夹复制又叫拷贝，是指按照一个文件的样子再做一个新的文件，这个新文件的内容和原来的文件完全相同。移动是指将文件和文件夹从一个地方移到另外一个地方。方法1：可以拖动工作区中的文件或文件夹到导航窗格中的文件夹上完成移动或复制。同盘移动时直接拖动，复制时按住Ctrl键再拖动；不同盘移动时按住Shift键再拖动，复制时直接拖动。方法2：移动时选中原文件或文件夹后按Ctrl+X组合键，打开目标文件夹，按Ctrl+V组合键；复制时选中原文件或文件夹后按Ctrl+C组合键，打开目标文件夹，按Ctrl+V组合键。文件和文件夹的操作当不再需要某个文件或文件夹时，可将其删除，删除后的文件或文件夹可放到回收站中，也可彻底删除。选择要删除的文件或文件夹，按Delete键，在【删除文件夹】提示框中，单击【是】按钮，即可将选择的文件或文件夹放入回收站中。删除文件和文件夹文件和文件夹的操作还原文件和文件夹还原文件是指将删除到回收站中的文件恢复到删除前所在的位置。回收站用于存储临时删除的文件或文件夹。操作方法是双击桌面上的【回收站】图标打开回收站窗口，右击需要还原的文件或文件夹，在快捷菜单中单击【还原】命令。文件和文件夹的操作系统属性表示该文件或文件夹是操作系统的一部分。隐藏属性表示该文件或文件夹在系统中是隐藏的，默认情况下，用户不能看见。只读属性表示该文件或该文件夹中的文件不能被修改。存档属性表示此文件或文件夹的备份属性，对用户的意义不大，只是提供给备份程序使用。当选中时，备份程序就会认为此文件已经备份过，无需再次备份。一些备份软件在备份文件后，会自动把这些文件设为存档属性。设置文件和文件夹属性文件和文件夹的属性有系统属性、隐藏属性、只读属性和存档属性。文件和文件夹的操作设置文件和文件夹属性右击文件夹，在快捷菜单中单击【属性】命令，在【属性】对话框中可以设置文件夹的只读和隐藏属性。单击【属性】对话框中的【高级】按钮，在高级属性对话框中，可以设置文件夹的存档属性、索引属性、压缩属性和加密属性。文件高级属性对话框文件属性对话框文件和文件夹的操作文件布局命令改变文件和文件夹的布局在【文件资源管理器】窗口中可以改变文件和文件夹的布局方式，以便轻松地浏览文件。单击【查看】选项卡【布局】组中的命令，可以改变文件布局。文件和文件夹的操作大图标\大图标\中图标显示文件的缩略图加文件名，可以预览图片。文件和文件夹的操作小图标显示文件的小图标加文件名，不能预览图片。文件和文件夹的操作列表显示文件的小图标加文件名，文件在窗口中显示为一列。文件和文件夹的操作详细信息在一行内显示文件的小图标、文件名、修改日期、类型和大小等信息。文件和文件夹的操作平铺显示文件的图标或缩略图、文件名、类型和大小，图片可以预览。文件和文件夹的操作内容在两行内显示文件的图标或缩略图、文件名、大小、类型、分辨率、修改时间等信息，不同类型的文件显示的信息略有不同。文件和文件夹的操作如果忘了文件的保存位置，可以使用搜索框搜索文件。搜索时除了精确搜索外，还可以使用通配符进行模糊搜索，使用星号（*）表示所在位置的0个或多个字符，使用问号（?）表示所在位置的1个字符。查找文件或文件夹文件和文件夹的操作创建快捷方式创建快捷方式