用友ERP系统应用操作手册

用友ERP系统应用操作手册引言欢迎使用《用友ERP系统应用操作手册》。本手册旨在为用户提供关于用友ERP系统（以下简称“系统”）的全面应用指导，帮助用户快速掌握系统的核心功能与操作流程，从而高效、准确地完成日常业务处理。本手册适用于已获得系统操作权限的各业务部门用户，包括但不限于财务、采购、销售、库存管理等岗位人员。我们假设读者具备基本的计算机操作能力，并对企业日常业务流程有一定了解。在使用本手册及系统前，请务必仔细阅读并理解相关章节内容。系统的稳定运行和数据的准确性，依赖于规范的操作流程和严谨的工作态度。如有疑问或遇到操作困难，请及时联系本企业IT支持部门或系统管理员。第一章系统入门1.1系统环境要求为确保系统正常运行，客户端计算机需满足以下基本配置要求：*操作系统：Windows系列主流操作系统（具体版本请咨询系统管理员）。*浏览器：推荐使用系统兼容的主流浏览器，并保持更新至最新稳定版本。*网络环境：稳定的局域网连接，确保与服务器的通信畅通。*其他：请确保计算机已安装必要的办公软件及插件（如需要）。1.2系统登录与退出1.2.1登录系统1.打开指定的浏览器，在地址栏输入系统提供的登录网址，按回车键。2.系统将显示登录界面，通常包含用户名、密码输入框及验证码（如启用）。3.输入您的用户名和密码。请注意区分大小写。4.如页面提示输入验证码，请根据图片所示内容准确填写。5.点击【登录】按钮。若信息无误，系统将验证通过并进入主操作界面。>注意事项：>*请妥善保管您的用户名和密码，切勿泄露给他人。>*建议定期更换密码，以保障账户安全。>*若连续多次输入错误密码，账户可能会被临时锁定，请联系系统管理员解锁。1.2.2退出系统1.完成业务操作后，为确保数据安全，请及时退出系统。2.点击系统主界面右上角的【退出】或【注销】按钮（具体标识可能因系统版本略有差异）。3.系统将提示确认是否退出，点击【确定】即可安全退出。4.关闭浏览器窗口。1.3主界面介绍成功登录后，您将看到系统的主操作界面。主界面通常包含以下几个关键区域：*菜单栏：位于界面顶部，包含系统的主要功能模块，如“财务会计”、“供应链管理”、“人力资源”等，通过点击可展开下拉菜单选择具体功能。*工具栏：通常位于菜单栏下方或界面左侧，提供常用操作的快捷按钮，如“刷新”、“打印”、“帮助”等。*导航树/模块列表：位于界面左侧或通过特定按钮调出，以树形结构展示当前模块下的详细功能节点，方便用户快速定位和切换。*工作区/主窗口：位于界面中央，是用户进行具体业务操作的主要区域，如录入表单、查询数据、展示报表等。*状态栏：位于界面底部，显示当前登录用户、系统日期、服务器状态等信息。熟悉主界面布局有助于您更高效地在系统中导航和操作。第二章基础信息设置基础信息是系统运行的基石，准确、完整地维护基础信息对后续业务流程的顺畅进行至关重要。通常，基础信息的设置由具有相应权限的管理员或指定人员完成。普通用户应了解基础信息的概念及其对日常操作的影响。2.1常用基础档案基础档案涵盖了企业运营所需的各类基本数据，主要包括：*部门档案：定义企业内部的组织结构和部门层级。*人员档案：记录企业员工的基本信息，通常与系统操作员关联。*客户档案：维护与企业有业务往来的客户信息，包括名称、联系方式、地址、结算方式等。*供应商档案：维护为企业提供物资或服务的供应商信息，类似客户档案。*存货档案：记录企业生产经营过程中涉及的各类物料、产品的详细信息，如编码、名称、规格型号、计量单位、存货属性、成本计价方法等。这是供应链管理的核心基础数据。*会计科目：财务核算的基础，根据企业会计准则和内部管理需求设置。2.2基础信息维护的一般流程虽然具体操作路径可能因模块而异，但基础信息的维护通常遵循以下一般流程：1.进入相应模块：通过菜单栏或导航树进入“基础设置”或特定业务模块下的“基础档案”维护功能。2.查询现有档案：在档案列表界面，可以通过查询条件查找已有的档案记录。3.新增档案：点击【新增】或【增加】按钮，在弹出的档案编辑窗口中，按照要求填写各项信息。注意带“*”号的为必填项。4.修改档案：选择需要修改的档案记录，点击【修改】按钮，在编辑窗口中更新信息。>注意：已被业务数据引用的基础档案，修改时需格外谨慎，某些关键字段（如编码）可能不允许直接修改，以免影响历史数据。5.删除档案：对于不再使用且未被引用的档案，可选择后点击【删除】按钮。系统通常会提示确认。6.保存与审核：填写或修改完毕后，点击【保存】按钮。部分档案可能需要经过审核流程方可生效。第三章供应链管理供应链管理模块主要围绕企业的采购、销售、库存等核心业务环节，实现物流、资金流和信息流的一体化管理。3.1采购管理采购管理模块用于处理企业从外部获取物资或服务的全过程。3.1.1采购订单采购订单是与供应商签订的采购合同的电子化记录，是后续采购到货、入库、付款的依据。*操作路径：通常在“供应链”->“采购管理”->“采购订单”->“采购订单录入”。*主要操作：1.进入采购订单录入界面，系统可能会自动生成订单编号（或手动录入，依企业设置而定）。2.选择供应商（从供应商档案中选取）。3.录入或参照（如从请购单、采购计划）采购物品明细：选择存货编码（名称、规格型号等信息会自动带出），录入数量、单价（或含税单价）、交货日期等。4.填写订单表头的其他必要信息，如采购部门、业务员、付款条件、备注等。5.检查无误后，点击【保存】。根据企业流程，可能需要进行【提交】或【审核】操作。审核后的订单方可执行后续流程。3.1.2采购到货与入库当供应商按订单发货后，仓库部门需要办理到货和入库手续。*采购到货单：（可选流程）参照采购订单生成到货单，记录实际到货情况。*采购入库单：这是确认物资进入仓库的关键凭证。*操作路径：通常在“供应链”->“库存管理”->“入库业务”->“采购入库单”，或在“采购管理”模块下相应节点。*生成方式：可手动录入，但更常见的是参照“采购订单”或“采购到货单”生成，以保证数据一致性。*操作要点：选择对应的订单或到货单，系统会自动带出存货信息和数量，仓库保管员需根据实际验收数量进行核对和调整，确认无误后保存、审核。审核后的入库单会更新库存数量。3.2销售管理销售管理模块用于处理企业产品或服务的销售业务。3.2.1销售订单销售订单是记录客户购买需求的正式文件，是销售发货、出库、开票的依据。*操作路径：通常在“供应链”->“销售管理”->“销售订单”->“销售订单录入”。*主要操作：1.进入销售订单录入界面，选择客户（从客户档案中选取）。2.录入或参照（如销售报价单）销售物品明细：选择存货编码，录入数量、单价（或含税单价）、发货日期等。3.填写订单表头信息，如销售部门、业务员、结算方式、付款条件等。4.检查无误后保存，根据企业流程进行提交和审核。3.2.2销售发货与出库根据已审核的销售订单，安排货物发出。*销售发货单：参照销售订单生成，确认发货信息。*销售出库单：仓库根据发货单办理实际出库手续。*操作路径：通常在“供应链”->“库存管理”->“出库业务”->“销售出库单”，或在“销售管理”模块下相应节点。*生成方式：一般参照“销售发货单”生成。*操作要点：核对出库存货、数量，确认无误后保存、审核。审核后的出库单会减少对应存货的库存数量。3.3库存管理库存管理模块用于对企业库存物资的收、发、存进行动态管理和监控，确保账实相符。3.3.1库存盘点定期或不定期对库存实物进行盘点，是保证库存数据准确性的重要手段。*操作路径：通常在“供应链”->“库存管理”->“盘点业务”->“盘点单”。*主要流程：1.生成盘点单：可选择盘点仓库、盘点范围（全部存货或指定存货），系统会自动带出账面数量。2.录入实盘数量：根据实际盘点结果，录入每种存货的实盘数量。3.系统对账实差异进行计算。4.盘点单审核后，对于盘盈或盘亏的数量，通常需要通过“其他入库单”或“其他出库单”进行调整，以确保账实一致。具体调整流程需遵循企业财务制度和系统规定。第四章财务管理财务管理模块是ERP系统的核心组成部分，负责企业的资金核算与管理。4.1总账系统总账系统是财务核算的中枢，负责处理所有记账凭证，登记总分类账和明细账，最终生成财务报表。4.1.1凭证录入记账凭证是会计核算的起点，所有经济业务都需通过凭证录入系统。*操作路径：通常在“财务会计”->“总账”->“凭证处理”->“填制凭证”。*操作要点：1.选择凭证类别（如收款凭证、付款凭证、转账凭证）。2.填写凭证日期（一般为业务发生日期）。3.录入摘要：简明扼要地描述经济业务内容。4.录入会计科目：可以直接输入科目编码，或通过参照按钮选择。5.录入借贷方金额：确保借贷平衡（即借方合计等于贷方合计）。6.如有需要，可录入辅助核算信息（如部门、客户、供应商、项目等，取决于科目是否设置了辅助核算）。7.一张凭证可包含多条分录。全部录入完毕后，点击【保存】。4.1.2凭证审核与记账*凭证审核：为保证凭证的准确性，填制好的凭证需由具有审核权限的人员进行审核。审核人员应仔细核对凭证摘要、科目、金额及辅助信息是否正确。审核通过的凭证方可记账。*操作路径：“总账”->“凭证处理”->“凭证审核”。可单张审核或批量审核。*凭证记账：系统根据审核通过的记账凭证，自动登记相关的总账和明细账。*操作路径：“总账”->“凭证处理”->“记账”。4.2期末处理期末处理是在每个会计期末（如月末、年末）需要完成的一系列账务处理工作，以结出当期经营成果和期末财务状况。4.2.1期末转账定义与生成对于一些固定的、规律性的转账业务（如计提折旧、计提税费、结转成本、结转损益等），系统提供了期末转账定义功能，可预先设置转账模板，到期末执行生成转账凭证。*操作路径：通常在“总账”->“期末处理”->“转账定义”及“转账生成”。*注意：转账生成前，需确保所有日常业务凭证已全部审核记账。4.2.2对账与结账*对账：期末应进行账证核对、账账核对（总账与明细账、明细账与日记账等），确保账账相符。系统一般提供自动对账功能。*结账：在完成所有期末转账业务并对账无误后，进行期末结账。结账后，当期数据将不能再进行修改，系统进入下一会计期间。*操作路径：“总账”->“期末处理”->“结账”。*结账是一个不可逆的操作（除非有反结账权限并按特定流程处理），务必确保所有业务均已正确处理完毕。第五章报表查询与分析ERP系统积累了大量业务数据，通过报表功能可以将这些数据转化为有价值的信息，为管理决策提供支持。5.1常用报表系统内置了多种常用报表，用户可根据权限进行查询：*财务报表：如资产负债表、利润表、现金流量表（通常通过UFO报表模块自定义取数生成）、总账余额表、明细账、多栏账等。*供应链报表：如库存台账、收发存汇总表、采购明细表、销售明细表、订单执行情况表等。5.2报表查询的一般方法1.进入报表模块：通过菜单栏或导航树进入相应的报表功能节点。2.设置查询条件：选择报表期间（如某年某月）、核算主体（如某个账套、部门）、需查询的具体项目范围等。3.执行查询：点击【查询】或【确定】按钮，系统根据条件生成报表数据。4.报表操作：查询出的报表通常可以进行预览、打印、导出（如导出为Excel格式）、另存等操作。部分报表支持联查功能，即从汇总数据追溯到明细数据，直至原始凭证。第六章系统日常维护与常见问题6.1数据备份意识数据是企业的重要资产。养成定期备份关键数据的习惯至关重要。虽然系统管理员会负责整体的数据备份策略，但用户在进行重要操作前（如大批量数据导入、结账前），也可根据企业规定对相关数据进行备份。6.2操作注意事项*权限控制：严格在自己的权限范围内操作，不得越权或使用他人账号。*及时保存：在录入数据过程中，应养成随时保存的习惯，以防意外情况（如断电、网络中断）导致数据丢失。*规范操作：严格按照业务流程和系统操作规范执行，避免因误操作造成数据错误。*注意提示：操作过程中，如系统弹出提示信息（尤其是错误提示和警告信息），应仔细阅读并按提示处理。6.3常见问题处理*无法登录系统：检查网络连接、服务器是否正常、用户名密码是否正确、账号是否被锁定。*操作无响应或报错：尝试刷新页面、重新登录。如问题持续，记录错误提示信息，及时联系IT支持。*数据查询不到：检查查询条件是否正确、数据是否已录入并审核、权限是否足够。*忘记密码：联系系统管理员进行密码重置。第七章结语本手册仅