合同审查及管理标准化表格

合同审查及管理标准化表格工具指南一、工具概述与核心价值合同审查及管理是企业运营中的关键环节，涉及合规风险防控、履约过程跟踪及商业利益保护。为提升合同管理效率、统一审查标准、降低操作风险，本标准化表格工具通过结构化模板与流程化设计，覆盖合同全生命周期管理需求。工具旨在为企业法务、业务部门及管理层提供清晰的操作指引，保证合同审查有据可依、管理过程可追溯、风险问题可防控，最终实现合同管理的规范化与专业化。二、适用场景与工作目标（一）典型应用场景合同起草与审查阶段：业务部门起草合同初稿后，法务部门或指定审查人员使用标准化表格进行合规性、条款完整性审查，适用于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等各类协议。合同审批与签署阶段：跨部门协作时，通过表格记录各部门意见及审批进度，保证合同条款经充分讨论后定稿，规避“一言堂”决策风险。合同履行与监控阶段：业务部门定期填写履约跟踪表，实时记录合同执行情况（如付款进度、交付节点、违约问题等），及时发觉并解决履约偏差。合同归档与复盘阶段：合同终止或履行完毕后，通过归档清单整理合同文本及相关附件，并结合审查记录开展复盘分析，优化后续合同模板与审查流程。（二）核心工作目标标准化：统一合同审查维度、管理流程及记录格式，减少因人员差异导致的标准不统一问题。效率化：通过结构化表格快速定位合同关键信息，缩短审查周期，提升合同流转效率。风险化：强化对合同主体资格、条款合规性、履约风险等核心点的把控，降低法律与商业风险。可追溯：完整记录合同从起草到归档的全过程信息，实现“一事一档、全程留痕”，便于后续查询与责任界定。三、标准化操作流程详解（一）第一步：合同接收与初始登记操作说明：业务部门或外部合作方提交合同初稿时，同步填写《合同审查登记表》（模板1），明确合同编号、名称、类型、对方主体等基础信息，并标注“紧急”“普通”等优先级。法务部门或合同管理专员接收材料后，核对登记信息与合同文本是否一致，确认无误后分配审查人员（如*法务专员），并更新《合同审查进度跟踪表》（模板5）。关键动作：合同编号需按“年份-部门-类型-序号”规则编制（如“2024-采购-服务-001”），保证唯一性；对方主体信息需包含全称、统一社会信用代码、法定代表人等核心要素。（二）第二步：初步审查（形式与基础信息核对）操作说明：审查人员对照《合同基本信息表》（模板2），重点核对合同主体是否适格（如企业是否存续、个体工商户是否超范围经营）、签约主体与实际履约方是否一致、合同要素是否完整（如标的、数量、价款、履行期限、争议解决方式等）。检查合同文本是否加盖公章/签字（自然人合同需按手印），附件（如技术协议、报价单）是否齐全且与冲突。输出成果：若发觉基础信息缺失或形式瑕疵，在《合同审查登记表》“初步审查意见”栏列明问题，退回业务部门补充；若通过初步审查，进入专项审查环节。（三）第三步：专项审查（条款合规性与风险排查）操作说明：审查人员根据合同类型，选择对应的《合同条款专项审查表》（模板3），从“法律合规性”“商业合理性”“财务影响”三个维度逐条审查：法律合规性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”，违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否约定管辖法院/仲裁机构。商业合理性：标的物/服务描述是否清晰，价款构成是否合理，履行期限是否满足业务需求，保密条款是否覆盖商业秘密范围。财务影响：付款条件、发票开具、税费承担等是否与财务制度一致，大额合同需评估资金占用成本与信用风险。对于复杂合同（如重大采购、并购协议），可组织业务、财务、法务三方联合审查，在表格中记录各方意见并达成一致。输出成果：在《合同条款专项审查表》“审查结论”栏标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，对需修改的条款，明确修改建议（如“建议补充逾期付款的违约金计算标准”）。（四）第四步：修改反馈与二次审查操作说明：业务部门根据专项审查意见修改合同文本，并在《合同审查登记表》“修改情况说明”栏记录调整内容，注明修改人（如*业务经理）及修改日期。审查人员核对修改结果是否符合要求：若通过，在“二次审查意见”栏标注“同意”；若仍有重大问题，启动第三次审查（原则上不超过3轮）。关键动作：修改过程需保留痕迹（如修订模式或版本号），避免“口头修改无记录”导致争议。（五）第五步：最终审核与签署确认操作说明：法务负责人或分管领导对最终版合同进行终审，重点审查重大条款是否与公司战略一致、风险是否可控，在《合同审查登记表》“最终审核意见”栏签字确认。审核通过后，业务部门按审批权限组织签署，签署人需核对合同文本与最终审核版本是否一致，签署后收回至少2份原件（一份归档，一份业务部门留存）。合同管理专员在《合同签署登记表》（模板4）中记录签署日期、签署人、份数及分发情况，同步更新《合同归档清单》（模板6）。（六）第六步：履行跟踪与归档管理操作说明：业务部门负责人作为履约第一责任人，每月填写《合同履行跟踪表》（模板7），记录关键节点（如“2024年3月15日完成首批交付”）、付款进度、是否存在违约（如“对方延迟交付7天，已发催告函”）等。法务部门定期（每季度）汇总履行情况，对违约风险及时预警（如“合同即将到期，需评估是否续约”）。合同履行完毕或终止后，合同管理专员整理合同文本、审查记录、履行跟踪表等材料，按“合同编号+名称”规则归档，并在《合同归档清单》中注明档案编号、存放位置（如“档案室-2024-采购-001”）及保管期限（根据合同类型确定，一般3-10年）。四、标准化表格模板示例模板1：合同审查登记表合同编号合同名称合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他）对方主体名称统一社会信用代码提交部门提交人提交日期优先级（□紧急□普通）分配审查人*业务部*业务经理2024-02-20紧急初步审查意见□通过□不通过（需补充：________________________）审查人日期□通过需补充：对方主体营业执照复印件未提供*法务专员2024-02-21专项审查意见（核心问题及修改建议）1.付款条款未约定逾期违约金，建议按LPR的1.5倍计算；2.争议解决方式约定由“甲方所在地法院管辖”，建议明确为“甲方住所地有管辖权的人民法院”。审查人日期1.付款条款补充“逾期付款按日万分之五支付违约金”；2.修改为“甲方住所地有管辖权的人民法院”。*法务专员2024-02-25修改情况说明已按意见修改，详见合同修订版V2.0。修改人日期已按意见修改，详见合同修订版V2.0。*业务经理2024-02-26最终审核意见□同意□重新审查审核人日期□同意*法务总监2024-02-27签署情况签署日期：______签署人：______合同份数：______归档日期归档人2024-03-01*销售部经理（甲方）2份2024-03-02*合同专员模板2：合同基本信息表合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）对方主体信息甲方：有限公司乙方：YY科技有限公司统一社会信用代码：05统一社会信用代码：98765标的物/服务名称规格型号/服务内容数量单价（元）履行期限交货/服务开始时间：______交货/服务结束时间：______履行地点甲方所在地/乙方所在地/其他：______付款方式□一次性付款□分期付款（______期）□其他：______付款节点：______发票要求□增值税专用发票□增值税普通发票开票内容：______争议解决方式□诉讼（由______法院管辖）□仲裁（由______仲裁委员会仲裁）备注事项如：验收标准需符合《技术规范》模板3：合同条款专项审查表示例（法律合规性审查）审查条款原条款内容审查要点风险等级（□高□中□低）审查意见修改建议主体资格乙方：YY科技有限公司，统一社会信用代码：987651.企业是否存续；2.是否超经营范围中乙方存续，经营范围包含“技术开发”，符合要求无违约责任任何一方违约，应赔偿对方直接损失1.是否包含间接损失；2.违约金是否合理高未明确间接损失是否赔偿，违约金无计算标准建议修改为“违约方应赔偿对方直接损失及可预见的间接损失，违约金按合同总金额的10%计算，过低或过高可申请调整”争议解决争议由甲方所在地法院管辖1.管辖法院是否明确；2.是否违反级别管辖低明确，无风险无模板4：合同签署登记表合同编号合同名称签署日期甲方签署人（职位）乙方签署人（职位）合同份数分发情况归档编号存放位置保管期限移交人接收人移交日期模板5：合同审查进度跟踪表合同编号合同名称当前环节（□登记□初步审查□专项审查□修改反馈□最终审核□签署）责任人计划完成时间实际完成时间延期原因（若有）模板6：合同归档清单归档编号合同编号合同名称签署日期保管期限存放位置归档人归档日期备注模板7：合同履行跟踪表合同编号合同名称履约节点计划完成时间实际完成时间责任人履约情况说明（□正常□延迟□未完成）问题记录（如延迟原因、违约情况）处理措施五、使用过程中的关键注意事项（一）数据准确性保障合同信息（如主体名称、金额、日期）需与合同文本完全一致，避免“登记表与合同不符”导致后续管理混乱；审查意见需具体、可操作，避免“条款需优化”等模糊表述，明确修改方向（如“将‘尽快交付’修改为‘2024年4月30日前交付’”）。（二）动态更新与版本管理合同内容变更（如价款调整、履行期限延期）需重新填写《合同审查登记表》，记录变更原因及审批流程，保证版本可追溯；定期（每年）对表格模板进行复盘，结合法律法规变化（如《民法典》司法解释更新）及企业业务需求优化审查维度。（三）权限管理与责任划分明确合同审查各环节的责任主体：业务部门对合同内容的真实性负责，法务部门对合规性负责，财务部门对价款及付款条款负责；限制表格修改权限，归档后的《合同审查登记表》等资料需“只读”保存，避免数据被篡改。（四）保密与安全管理合同及审查表格涉及商业秘密，需存储在加密文件夹或内部管理系统，仅限授权人员查阅；电子版表格需定期备份（如每周一次），防止数据丢失；纸质版表格需存放在带锁档案柜中，保管期限届满后按规定销毁。（五）特殊情况处理对于重大或紧急合同，可启动“绿色通