2023年公司内部合同管理指南

2023年公司内部合同管理指南前言在当前复杂多变的商业环境中，合同作为企业经营活动的基石，其规范管理对于保障公司合法权益、控制经营风险、提升运营效率具有至关重要的意义。为进一步加强公司合同管理工作，明确各部门在合同管理中的职责，规范合同从发起、起草、审核、签订到履行、归档的全流程操作，特制定本指南。希望各部门同仁认真学习并严格遵照执行，共同维护公司的良好运营秩序和可持续发展。一、总则1.目的与依据：本指南旨在规范公司合同管理行为，防范合同风险，提高合同履约率，依据国家相关法律法规及公司实际情况制定。2.适用范围：本指南适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议及其他具有法律约束力的文件。内部管理类文件参照执行。3.基本原则：*合法合规原则：合同内容及签订流程必须符合国家法律法规及行业规范。*风险控制原则：以事前防范为主，注重合同风险的识别、评估与应对。*效率与效益原则：在确保规范的前提下，优化流程，提高合同管理效率，保障公司商业目标实现。*全过程管理原则：对合同的发起、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等环节进行全过程跟踪与管理。二、合同的发起与准备合同的发起与准备是合同管理的起点，充分的准备工作是确保合同质量的前提。1.合同发起：业务需求部门（以下简称“发起部门”）是合同发起的主体。在项目或交易初步意向达成后，发起部门应根据业务需要，及时启动合同发起流程。2.交易对象审查：发起部门在发起合同前，必须对交易对象的主体资格、信用状况、履约能力等进行审慎审查。审查内容通常包括但不限于：对方营业执照、相关资质证书、授权代表身份证明、过往合作记录等。必要时，可要求对方提供资信证明或担保。3.合同需求与目标的明确：发起部门应清晰界定合同的核心需求、商业目标、主要权利义务、关键节点及交付标准等，为合同起草提供明确指引。4.可行性分析与风险评估：对于重大或复杂合同，发起部门应组织进行可行性分析，并对潜在的商业风险、法律风险进行初步评估，提出风险应对建议。5.合同文本的起草与选用：*优先选用公司发布的标准合同文本。标准合同文本由法务部门牵头制定和修订，各部门应严格遵守。*无标准文本的，由发起部门根据交易实际情况起草，或与对方协商确定合同文本。起草时应参考类似合同的成功经验，并确保条款的完整性、准确性和可操作性。*对方提供合同文本的，发起部门应仔细审核，对不合理或不利于我方的条款及时提出修改意见。三、合同的审核与审批合同的审核与审批是确保合同合法合规、防范风险的关键环节，各审核部门应各司其职，严格把关。1.审核要点：*法律审核（法务部门）：重点审核合同主体合法性、内容合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等。*业务审核（发起部门及相关业务部门）：重点审核合同内容与业务需求的一致性、商业条款的合理性、技术参数的准确性、交付标准的明确性等。*财务审核（财务部门）：重点审核合同价款的合理性、支付方式、税务处理、发票开具、资金安排等财务相关条款。*其他相关部门审核：根据合同性质及内容，可能涉及技术、质量、风控、人力资源等其他部门的审核，各相关部门应从专业角度提出审核意见。2.审批权限与流程：公司将根据合同的性质、金额、重要性等因素，设定不同的审批权限和审批流程。发起部门应按照规定的流程，将合同草案及相关背景材料提交给各审核审批部门。3.审核意见的处理：发起部门应认真对待各审核部门提出的意见，对合同草案进行修改完善。对于有争议的审核意见，发起部门应主动与审核部门沟通协调，必要时可提请公司领导裁定。修改后的合同应重新履行相应的审核审批程序。四、合同的签署与用印合同经最终审批通过后方可签署。签署与用印环节应严格遵守公司印章管理规定。1.签署主体：合同应由公司法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》，且签署权限不得超出授权范围。2.签署要求：签署人应在合同指定位置亲笔签名，并注明签署日期。公司名称应与公章一致。3.用印管理：合同用印须凭完整有效的审批手续，到公司印章管理部门办理。印章管理人员应对合同审批流程的完整性、签署的规范性进行复核，无误后方可加盖公司印章。4.合同份数：合同签署份数应根据实际需要确定，一般至少应签署两份，确保合同各方均持有一份原件。重要合同应适当增加签署份数，以备归档及其他需要。5.合同文本的领取与分发：用印完毕后，发起部门应及时领取合同文本，并根据需要分发给相关履行部门及对方当事人。五、合同的履行与跟踪合同的履行是实现合同目的的核心环节，必须加强过程管理，确保合同得到全面、适当的履行。1.履行责任主体：发起部门是合同履行的主要责任部门，负责跟踪合同的全面履行。相关配合部门应积极协助。2.履约跟踪与监控：*建立合同履行台账，对合同的签订、付款、发货、验收、结算等关键节点进行记录和监控。*定期检查合同履行情况，及时发现并处理履约过程中出现的问题。对于对方的履约行为，应进行必要的监督和确认。3.合同的变更、解除与违约处理：*合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，按原合同审批流程履行审核审批手续。*发现对方可能或已经发生违约行为的，履行责任部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时通知法务部门及相关领导，根据合同约定及法律规定追究对方违约责任。*如我方因故可能无法按期履行合同义务，履行责任部门应提前评估风险，并及时与对方沟通，争取达成谅解或解决方案，避免我方违约。4.履约资料的收集与保管：履行过程中产生的订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、沟通函件等所有与合同履行相关的文件资料，均应由履行责任部门负责收集、整理，并妥善保管。六、合同的归档与后评价合同履行完毕或终止后，应及时进行归档，并对合同管理工作进行总结与评价。1.合同的归档管理：*合同履行完毕或终止后，发起部门应将合同文本（包括正本、副本及所有附件）、审批文件、履行过程中的相关资料等整理成册，按照公司档案管理规定，及时移交档案管理部门归档。*归档资料应齐全、完整、有序，便于查阅。电子文档也应一并归档。2.合同履行后评价：对于重大或有代表性的合同，在履行完毕后，发起部门可组织相关部门进行合同履行后评价，总结经验教训，评估合同管理的有效性，为今后的合同管理工作提供改进依据。评价内容可包括合同谈判、起草、审核、履行、风险控制等方面。七、保障措施为确保本指南的有效实施，公司将建立健全相关保障机制。1.人员培训与能力提升：定期组织合同管理及相关法律知识培训，提高各部门人员的合同管理意识和专业素养。2.合同管理信息化建设：积极推进合同管理信息化系统的建设与应用，实现合同管理流程的线上化、规范化，提高管理效率和风险管控水平。3.监督与责任追究：公司将对各部门合同管理工作的执行情况进行监督检查。对于违反本