采购审计及合同执行监督审查表

采购审计及合同执行监督审查工具指南一、适用情境与发起时机本工具适用于企业采购活动全流程的合规性与执行效果监督，具体场景包括：常规采购后审计：单项采购合同金额达到一定标准（如10万元以上）或涉及关键物资/服务时，在合同履行完毕后开展；重大专项审计：针对年度采购预算执行、战略供应商合作、高风险采购项目（如独家采购、长期框架协议）进行的专项审查；履约异常触发：供应商出现延期交付、质量不达标、服务响应不及时等问题，或采购部门反馈合同执行存在争议时；管理需求驱动：企业内部制度优化、合规检查、管理层要求对特定采购周期或部门进行复盘时。二、审查流程与操作步骤（一）前期准备阶段明确审计目标与范围根据审计类型（常规/专项/异常），确定审查重点（如合同条款合规性、资金支付准确性、履约质量等）；界定审查范围，包括具体采购项目、涉及的部门（采购部、财务部、使用部门、法务部等）、时间周期（如某年1月-6月所有采购合同）。组建审计小组小组需包含独立审计人员（组长）、采购业务专家（采购经理）、财务审核人员（财务专员）、法务支持人员（法务顾问），必要时邀请使用部门代表（部门主管）参与；明确分工：组长统筹全局，采购专家负责流程合规性审查，财务人员核查资金支付，法务人员审核条款法律风险，使用部门反馈履约效果。收集审计依据整理相关制度文件：《企业采购管理办法》《合同管理制度》《财务支付审批流程》《供应商评价标准》等；调取外部法规：《中华人民共和国采购法》《民法典》合同编、《招标投标法》（若适用）。（二）资料收集与梳理采购基础资料采购申请单、采购计划、招投标文件（含中标通知书、投标文件）、竞争性谈判/询价记录、供应商资质文件（营业执照、相关许可证）；合同文本及附件（技术协议、验收标准、售后服务条款）、补充协议/变更记录。执行过程资料订单下达记录、物流签收单、到货验收单（需使用部门签字确认）；发票、付款申请单、银行转账凭证、资金支付审批流程记录；与供应商的沟通函件、邮件往来记录、问题处理反馈单。履约结果资料供应商履约评价表（使用部门填写）、质量检测报告（第三方或内部出具）、售后服务记录（维修响应时间、处理结果）；合同终止/解除协议（若有）、违约处理证明（如罚款扣款记录、赔偿协议）。（三）分维度审计审查1.合同条款合规性审查核心条款完整性：检查合同是否明确标的物名称、规格型号、数量、质量标准、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等必备条款，是否与招投标文件一致；法律风险条款：审查格式条款是否排除对方主要权利、加重己方责任（如“供应商对质量问题承担全部责任，采购方不承担任何间接损失”是否显失公平），知识产权、保密义务等约定是否清晰；审批流程合规性：检查合同签订是否经过采购申请、部门审核、法务审查、领导审批等流程，是否符合企业分级授权规定（如50万元以上合同需总经理审批）。2.执行流程规范性审查订单与合同一致性：对比采购订单与合同条款，确认订单数量、价格、交付时间等是否超出合同约定范围（如无书面变更单擅自增加采购量）；验收流程规范性：检查验收是否由使用部门、采购部、质检部（若有）共同参与，验收单是否注明验收结果（合格/不合格）、不合格品处理方式（退换货/折价），是否有验收人员签字及日期；资金支付准确性：核对付款申请与合同支付节点（如预付款、到货款、质保金比例是否匹配）、发票信息（名称、税号、金额是否与合同一致），审批手续是否完整（如大额支付是否附验收单、发票复印件）。3.履约效果与风险审查供应商履约能力：分析供应商是否按期交付（延期次数、时长）、质量达标率（退货率、投诉率）、售后服务响应速度（如24小时内响应是否落实）；成本控制效果：对比采购价格与市场均价（参考第三方平台数据、历史采购数据）、预算执行偏差率（如超预算10%以上是否说明原因）；潜在风险识别：梳理合同执行中的风险点，如供应商依赖风险（单一供应商占比过高）、法律纠纷风险（未约定争议解决管辖地）、廉洁风险（采购人员与供应商私下接触记录）。（四）问题记录与整改跟踪编制审计发觉问题清单对审查中发觉的问题，按“问题描述-违反条款-风险等级-责任部门/人”逐项记录，示例：问题描述：项目合同约定“到货后15日内支付80%货款”，但实际未提供验收单即支付，支付日期为到货后第10日；违反条款：《企业采购管理办法》第X章第X条“货款支付需附验收合格证明”；风险等级：中（可能导致资金损失或供应商纠纷）；责任部门：采购部、财务部。下发整改通知向责任部门（采购部、财务部等）出具《采购审计整改通知书》，明确问题内容、整改要求（如“3个工作日内补交验收单，后续支付严格执行验收流程”）、整改时限（一般不超过15个工作日）。整改结果复核责任部门提交整改报告（含整改措施、佐证材料，如补交的验收单、流程优化文件）；审计小组对整改结果进行复核，确认问题是否闭环解决，未达标则要求二次整改。（五）审计报告输出报告内容结构摘要：审计项目名称、范围、时间、小组成员、审计结论（合规/基本合规/不合规）；审计概况：审查合同数量、总金额、涉及供应商等基础数据；发觉的问题：按问题性质分类（如流程合规、资金管理、履约质量），附问题清单及典型案例；审计建议：针对问题提出具体改进措施（如“修订《合同管理办法》，增加‘支付节点需附验收单’条款”“建立供应商履约黑名单制度”）；附件：审计工作底稿、问题清单、整改通知书及整改报告复印件。报告审批与分发报经审计负责人（总监）、分管采购副总（总）审批后，分发至采购部、财务部、法务部及管理层；涉及重大违规问题（如虚假采购、利益输送），同时报送企业纪检监察部门。三、采购审计及合同执行监督审查表（模板）基本信息项目名称合同编号采购方式（□招标□询价□竞争性谈判▔□其他）采购部门供应商名称合同签订日期合同金额（元）履行期限审计日期审计小组组长审计小组成员参与部门（□采购□财务□法务□使用部门）审计内容与发觉（一）合同条款合规性审查审查要点标准要求审查结果（□符合□不符合□不适用）具体情况说明（不符合时填写）核心条款完整性标的、数量、价格、质量、违约责任等明确法律条款有效性无格式条款陷阱，争议解决方式清晰审批流程合规性符合企业分级授权规定（二）执行流程规范性审查审查要点标准要求审查结果（□符合□不符合□不适用）具体情况说明（不符合时填写）订单与合同一致性订单条款未超出合同约定范围验收流程规范性多部门参与，验收单签字完整资金支付准确性支付节点与合同一致，手续齐全（三）履约效果与风险审查审查要点标准要求审查结果（□符合□不符合□不适用）具体情况说明（不符合时填写）交付及时性按合同约定时间交付延期_天，原因：_____________质量达标率符合合同约定的质量标准不合格次数_，主要问题：_____售后服务响应按约定时间响应并处理超时响应次数_，处理结果：___成本控制效果价格不高于市场均价/预算偏差≤5%实际价格与预算偏差：____%审计发觉问题与整改要求序号问题描述违反条款/制度风险等级（□高□中□低）责任部门/人整改要求整改时限整改结果（□已完成□进行中□未完成）佐证材料1验收单仅有使用部门签字，无采购部确认《采购管理办法》第X章第X条中采购部/*经理补充采购部验收签字，完善流程202X-X-X2预付款比例30%，超出制度规定的20%上限《合同管理制度》第5条第3款高法务部/*顾问重新审核合同条款，降低预付款202X-X-X审计结论□合规：合同签订与执行符合企业制度及法规要求，无重大风险；□基本合规：存在一般性问题，已落实整改措施，不影响整体履约；□不合规：存在重大违规问题或未完成整改，需暂停相关采购业务并严肃追责。审计小组签字：__________________分管领导签字：__________________日期：____年_月_日日期：____年_月_日四、关键要点与风险提示（一）审计独立性保障审计小组成员不得参与采购项目的执行或决策，与供应商、采购部门无直接利益关联；审计过程需全程留痕（如工作底稿、会议纪要），避免主观臆断，所有问题需有书面证据支撑。（二）资料完整性要求保证收集的资料为原件或加盖部门公章的复印件，电子资料需核对原件（如邮件往来需打印并注明“与原件一致”）；对缺失资料的情况，要求责任部门书面说明原因，并记录在审计工作底稿中。（三）问题可追溯性问题描述需具体（避免“验收不规范”等模糊表述，明确“项目验收单缺少质检员签字”）；每个问题需对应具体的合同条款、制度条款或法规条款，便于责任部门整改和后续复查。（四）沟通协调机制审计过程中发觉重大问题（如虚假采购、资金挪用），需立即向管理层汇报，不得拖延；对责任部门有异议的问题，需组织召开沟通会（审计小组、责任部门、法务部共同参与），核实事实后达成一致。（五）保密与廉洁要