采购合同审查指南

采购合同审查指南一、指南适用场景与背景采购合同是企业与供应商之间明确权利义务、保障交易安全的核心法律文件，合同审查作为风险防控的关键环节，广泛应用于以下场景：日常采购业务：企业常规原材料、办公用品、服务采购等合同签订前的审查，保证条款合规、权责清晰。重大采购项目：涉及大额资金、关键设备或长期合作的采购合同（如生产线设备、年度服务框架协议等），需全面排查履约风险。跨境/特殊采购：涉及进口物资、跨境支付或特殊行业监管（如医药、军工）的采购合同，需结合国际规则及行业规范审查。合同变更与续签：对已生效合同的补充协议、修订条款或续签文本进行审查，保证变更内容合法且不损害企业利益。合规与审计需求：为满足企业内控要求、外部审计或监管检查，对采购合同的合规性进行专项复核。二、合同审查标准化操作流程采购合同审查需遵循“准备-形式审查-实质审查-风险排查-修改反馈-最终确认”的闭环流程，保证审查无遗漏、风险可防控。（一）审查准备阶段资料收集获取采购合同草案（包括主合同、附件、技术规格书、招投标文件等）；收集采购需求文件（如采购订单、立项批复、供应商投标文件等）；调取供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、业绩证明、法定代表人身份证明等）。明确审查重点根据采购类型（如货物/服务/工程）、金额大小、合作模式（如一次性采购/框架协议），确定审查优先级（如大额合同重点审查价款、履约风险，服务类合同重点审查验收标准、知识产权）。（二）形式审查：基础合规性核验形式审查主要核对合同文本的完整性、规范性及基础信息准确性，避免因形式缺陷导致法律效力问题。审查项目审查标准示例问题主体信息供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等与营业执照一致；采购方名称、地址准确无误。供应商名称用简称与营业执照全称不一致；采购方地址与公章不符。合同文本完整性合同、附件、补充协议齐全，无缺页、漏页；关键条款（如价款、履行期限）明确。合同未附技术规格书；履行期限仅写“尽快”未明确具体日期。签字盖章规范性合同由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章；授权委托书载明授权范围及期限。供应商签字人非法定代表人且未提供授权委托书；公章为“财务专用章”而非合同章。文本版本一致性合同草案与最终文本一致，无未经双方确认的手写修改（若有修改需双方盖章或签字确认）。合同关键条款被单方划改且未盖章确认。（三）实质审查：核心条款与权利义务实质审查是合同审查的核心，需逐条分析条款的合法性、公平性及可操作性，重点关注以下内容：1.标的条款明确性：采购标的（货物/服务/工程）的名称、规格、型号、数量、技术参数等需具体清晰，避免“同类产品”“优质服务”等模糊表述。示例：采购“办公电脑”需明确品牌、型号、配置（如CPU、内存、硬盘）、数量，而非仅写“一批电脑”。合规性：标的物需符合国家强制性标准（如3C认证、环保要求），若涉及进口物资，需明确海关通关要求及检验检疫标准。2.价款与支付条款价格构成：单价、总价是否包含税费、运费、保险费等，避免后期争议。示例：“总价含13%增值税，运费由供应商承担”需明确写入合同。支付方式：支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）比例及条件需合理，预付款一般不超过30%，质保金通常为5%-10%。账户信息：供应商收款账户需与合同主体一致，避免使用个人账户或第三方账户。3.履行期限、地点与方式履行期限：交货/服务开始时间、完成时间需具体，可约定“合同签订后X日内交货”“验收合格后X日内提供服务”。履行地点：明确交货地（如采购方指定仓库）、服务履行地（如采购方办公场所），涉及风险转移（如货物毁损灭失风险转移节点）。履行方式：运输方式（如汽运/快递）、包装标准（如防震包装）、验收流程（如到货后X日内验收，逾期视为合格）需明确。4.质量标准与验收质量标准：约定国家/行业标准（如GB/T19001）、技术规格书或双方确认的样品标准，避免“符合行业惯例”等模糊表述。验收流程：明确验收主体（如采购方质检部门）、验收期限（如到货后15个工作日内）、验收方法（如抽样比例、检测工具）及异议处理（如验收不合格的退货/换货期限）。5.违约责任对等原则：双方违约责任需对等，避免采购方承担过重责任（如供应商逾期交货每日按0.1%支付违约金，采购方逾期付款每日按0.05%支付违约金）。明确性：违约金计算基数（如逾期付款的基数是未付款总额还是部分款项）、上限（如不超过合同总额的20%）需明确，避免“承担全部损失”等模糊表述。解除权：明确重大违约（如逾期超过30日、质量不合格经整改仍不达标）时，守约方可单方解除合同的条件及流程。6.知识产权与保密知识产权：明确标的物涉及的知识产权归属（如供应商提供的技术方案归采购方所有），避免第三方侵权风险。保密条款：明保证密范围（如技术参数、价格信息）、保密期限（如合同履行后3年）、泄密责任（如赔偿实际损失）。7.不可抗力与争议解决不可抗力：定义不可抗力事件（如自然灾害、战争），约定通知义务（事件发生后X日内书面通知）、证明文件（如部门出具的证明）及免责范围（如部分履行或延期履行）。争议解决：优先约定协商解决，协商不成可选择诉讼或仲裁（明确管辖法院或仲裁机构，如“采购方所在地人民法院”）。（四）风险点专项排查在实质审查基础上，针对采购业务常见风险进行专项排查，形成风险清单：风险类型风险点应对措施主体资质风险供应商超范围经营、无相关资质（如食品生产许可证）、被列入经营异常名录。核查“国家企业信用信息公示系统”及行业主管部门资质文件，要求供应商提供最新年检报告。履约能力风险供应商产能不足、财务状况恶化（如负债过高）、过往履约存在重大违约。要求供应商提供近3年财务报表、同类项目业绩合同，必要时进行实地考察。合同条款漏洞未约定争议解决方式、违约责任不明确、不可抗力范围过窄。补充完整条款，参照《民法典》及行业示范文本修订。法律法规更新风险合同条款与新修订法律法规冲突（如数据安全法、个人信息保护法要求）。关注法律法规动态，保证条款符合最新监管要求。（五）修改反馈与最终确认出具审查意见：对审查中发觉的问题，逐条列明“问题描述+修改建议+法律依据”，形成《合同审查意见表》（见模板1）。沟通反馈：与采购部门、供应商就审查意见进行沟通，解释法律风险，推动达成一致。修订确认：供应商修改合同后，重新审查修订版本，保证所有问题闭环；最终由双方签字盖章生效，审查过程资料（如《合同审查意见表》、沟通记录）存档备查。三、审查工具与模板清单模板1：采购合同审查意见表合同名称合同编号供应商名称采购金额审查人*审查日期审查大类序号审查项目问题描述修改建议法律依据审查结果（通过/不通过/需修改）主体信息1供应商资质营业执照未年检要求供应商提供最新年检报告《公司法》第7条需修改标的条款2技术参数未明确CPU型号及内存容量补充具体参数（如Inteli5-12400，16GB内存）《民法典》第510条需修改价款支付3质保金比例未约定质保金比例增加“质保金为合同总额的10%”《民法典》第5条需修改违约责任4逾期交货违约金仅写“承担相应责任”明确“每逾期1日按合同总额的0.1%支付违约金”《民法典》第585条需修改其他5争议解决约定“由仲裁委员会仲裁”未明确机构修改为“由采购方所在地仲裁委员会仲裁”《仲裁法》第6条需修改审查结论：□通过□需修改（修改后重新审查）□不通过（建议终止合同）模板2：采购合同风险等级评估表风险点风险等级（高/中/低）可能后果应对措施责任人完成时限供应商无生产许可证高合同无效，货物无法交付，承担缔约过失责任终止合作，选择有资质供应商采购部*经理签约前3日未约定验收期限中货物积压，供应商拖延验收，增加管理成本补充“到货后15个工作日内验收”条款法务部*专员修改后2日内付款账户为个人账户高款项被骗，无法追回要求供应商提供对公账户并核对营业执照财务部*会计签约前1日四、审查要点与风险防控提示合规性优先：严格对照《民法典》《招标投标法》《产品质量法》等法律法规及企业内控制度，保证条款合法有效，避免“霸王条款”或无效约定。沟通技巧：审查过程中需平衡风险防控与业务效率，对非核心条款可适当让步，对重大风险点需坚持原则，必要时由管理层协调决策。证据留存：审查过程中的沟通记录、邮件往来、修订版本等需书面或电子存档，保证可追溯，应对潜在纠纷。动态更新：定期关注法律法规、行业政策及司法实践变