高校档案管理规范操作手册

高校档案管理规范操作手册前言高校档案是高等学校各项活动的真实记录，是学校历史发展的重要凭证，也是教学、科研、管理工作不可或缺的基础性信息资源。科学规范地管理高校档案，对于维护学校历史真实面貌、保障学校各项工作顺利开展、促进教育事业发展具有重要意义。本手册旨在为我校档案管理工作提供统一、规范的操作指引，明确各环节的工作要求与标准，提升档案管理整体水平，确保档案的完整、安全与有效利用。本手册适用于学校各单位、各部门的档案形成、收集、整理、保管、利用等各项工作。第一章总则1.1定义与范畴高校档案是指学校在招生录取、教学科研、行政管理、社会服务、基本建设、后勤保障等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。1.2管理原则档案管理工作遵循以下原则：*真实性原则：确保档案材料的原始性、准确性和客观性，严禁伪造、篡改。*完整性原则：保证档案材料的齐全完整，反映各项活动的全过程。*系统性原则：按照档案形成的自然规律和内在联系，进行科学分类、有序排列。*安全性原则：建立健全安全保密制度，采取有效措施，防止档案损毁、丢失和泄密。*可利用性原则：在确保安全的前提下，为学校教学、科研、管理及社会合理需求提供便捷的利用服务。1.3管理体制与职责学校档案工作实行统一领导、分级管理的体制。*学校设立档案管理部门（如档案馆或综合档案室），负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查，并集中保管学校各类档案。*各院（系）、部门应明确分管档案工作的领导，指定专人（档案员）负责本单位形成的档案材料的收集、整理、预归档和向学校档案管理部门移交工作。*档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。第二章档案的收集与归档2.1归档范围各单位、各部门在工作中形成的具有保存价值的各种载体文件材料，均属归档范围。主要包括：*教学类：招生计划、录取名册、学籍管理、课程设置、教学大纲、教材、教学研究、学生成绩、毕业生名册、学位授予等材料。*科研类：科研项目立项、研究过程、成果报告、鉴定验收、专利、获奖等材料。*行政管理类：学校发展规划、工作计划、总结、会议纪要、请示批复、规章制度、机构设置、人事任免、印信管理等材料。*学生类：学生入学登记表、学籍卡、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表、体检表等材料。*人事类：教职工履历、考核、奖惩、职称评聘、工资福利、任免、离退休等材料。*财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等材料（按会计档案管理规定执行）。*基本建设类：校园规划、工程立项、勘察设计、施工监理、竣工验收、工程图纸等材料。*仪器设备类：大型精密仪器设备的申购、开箱验收、安装调试、使用维修、技术改造、报废等材料。*外事类：国际交流合作、留学生管理、出国（境）审批等材料。*声像载体类：反映学校重要活动、人物、事件的照片、录音带、录像带、光盘等材料。*电子档案类：在计算机等电子设备上形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存价值的文件。2.2归档时间*教学类档案：一般在每学期或每学年结束后一个月内完成归档。*科研类档案：科研项目完成或鉴定验收后三个月内完成归档。*行政管理类档案：办理完毕后及时整理，次年第一季度内完成归档。*学生类档案：学生毕业或离校后一个月内完成归档。*人事类档案：按人事管理规定及时归档。*财务类档案：年度终了后，由财务部门整理立卷，保管一年后向档案管理部门移交。*基本建设类档案：工程项目竣工验收后三个月内完成归档。*其他类档案：根据实际情况，在相关活动结束后及时归档或按规定周期归档。2.3归档要求*归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，符合形成规律。*归档文件材料应保证其真实性、完整性、准确性和系统性。*手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水及易褪色的书写材料。*复印件作为归档材料时，须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。*声像材料应注明事由、时间、地点、人物、背景、作者等要素，并配以相应的文字说明。*电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。2.4归档程序*各单位档案员负责本单位应归档文件材料的收集、初步整理、审查。*对审查合格的档案材料，填写《档案移交清单》，经单位负责人审核签字后，向学校档案管理部门移交。*档案管理部门对接收的档案材料进行验收，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字，各执一份备查。第三章档案的整理3.1整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.2分类*高校档案一般采用年度、机构（部门）、问题相结合的方法进行分类。具体分类方案由学校档案管理部门统一制定并颁布执行。*年度：指文件材料形成的年度。跨年度的文件，一般归入办结年度。*机构（部门）：指文件材料形成的承办单位。*问题：指文件材料内容所反映的主题。3.3组卷（件）与排列*卷内文件的排列：同一事由的文件，按形成时间顺序或重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。*案卷（件）的排列：在同一类目下，按案卷（件）形成的时间顺序或重要程度排列。3.4编号与编目*档号编制：档号是档案的唯一标识，应反映档案的分类体系和排列顺序。档号结构一般为：全宗号-年度-机构（部门）代号-案卷（件）号。具体编制规则由档案管理部门统一规定。*卷内目录编制：卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。*备考表编制：备考表置于案卷（件）末，注明卷内文件材料的件数、页数，以及在形成、收集、整理、鉴定、保管过程中需要说明的问题。*案卷封面填写：案卷封面应逐项填写全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件（页）数、档号等。3.5装订*案卷装订前应去除金属物，对破损文件进行修补。*装订应结实、整齐、美观，便于翻阅。采用左侧装订或左上角装订。*不同幅面的文件材料应折叠整齐，统一成A4幅面。第四章档案的鉴定4.1鉴定原则档案鉴定工作应坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，从学校历史发展和现实工作的需要出发，全面分析档案的现实价值和历史价值，准确划定档案的保管期限。4.2保管期限划分高校档案的保管期限一般分为永久、定期两种。定期一般分为长期和短期。*永久保管：凡是反映学校主要历史面貌、具有长远利用价值的档案，列为永久保管。*长期保管：凡是反映学校一般工作活动、在较长时间内具有查考利用价值的档案，列为长期保管。*短期保管：凡是在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管。具体的保管期限表由档案管理部门根据国家有关规定，结合学校实际情况制定。4.3鉴定组织与程序*学校档案管理部门负责组织全校档案的鉴定工作。各单位应配合档案管理部门做好本单位形成档案的初步鉴定。*鉴定工作一般定期进行，可结合档案整理工作进行，也可对已到保管期限的档案进行复核鉴定。*鉴定工作应由档案管理部门、相关业务部门人员及有关领导组成鉴定小组共同进行。*鉴定结束后，应形成鉴定报告，对鉴定结果进行记录，并对需要销毁的档案编制销毁清册。4.4档案销毁*对已超过保管期限且经鉴定确认无保存价值的档案，应按规定程序销毁。*销毁档案须经学校分管档案工作的领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。*销毁清册应永久保存。第五章档案的保管5.1库房管理*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。*库房内应保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%），并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*建立库房管理制度，实行专人负责，非档案管理人员未经许可不得进入库房。*档案库房应配备必要的消防器材和防盗报警装置，并定期检查维护，确保有效。5.2档案装具*档案装具（档案柜、档案盒、卷皮等）应符合国家标准，做到坚固、耐用、防潮、防虫。*档案应按档号顺序排放，便于存取。5.3特殊载体档案保管*声像档案：应存放在专用的盒（册）内，避免挤压、摩擦、高温、潮湿和强光直射。照片档案应注明文字说明。*电子档案：应采用质量可靠的存储介质，定期进行复制备份，防止数据丢失。重要电子档案应实行双套制保管，一套封存，一套提供利用。存储介质应远离磁场，并定期检查其有效性。5.4档案库房的“九防”措施*防火：严禁烟火，配备消防器材，定期检查线路。*防盗：安装防盗门窗和报警装置。*防潮：使用除湿机或空调调节湿度，地面铺设防潮材料。*防虫：定期投放防虫药剂，保持库房清洁。*防鼠：堵塞鼠洞，设置捕鼠装置。*防高温：使用空调降温，避免阳光直射。*防光：库房窗户安装遮光窗帘或毛玻璃，档案柜避免靠近窗户。*防尘：库房应密闭，定期打扫卫生，档案柜保持关闭。*防有害气体：远离污染源，必要时安装空气净化设备。第六章档案的利用6.1利用原则档案利用工作应坚持为学校教学、科研、管理服务，为社会发展服务的宗旨，在遵守国家有关法律法规和学校规章制度的前提下，保障档案的合理利用。6.2利用范围与方式*利用范围：学校档案分为开放档案和未开放档案。开放档案可按规定向社会提供利用；未开放档案仅限于学校内部因工作需要查阅，或经批准的外部单位及个人查阅。*利用方式：包括查阅、复制、摘录、借阅等。6.3利用手续*学校内部人员因工作需要查阅档案，须持所在单位（部门）介绍信或本人有效证件，经档案管理部门同意后，方可查阅。查阅涉密档案或重要档案，须经档案管理部门负责人或学校分管领导批准。*校外单位或个人查阅开放档案，须持单位介绍信和本人有效证件；查阅未开放档案，须持县级以上单位介绍信，并经学校档案管理部门负责人批准。*查阅档案时，应在指定地点进行。如需复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。*档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改、抽换、增删档案内容。6.4利用要求*查阅档案时，应爱护档案，不得在档案材料上勾画、涂改、抽取、撤换、增删页张。*严禁擅自复制、拍摄、公布涉密档案内容。*查阅者应遵守档案管理部门的各项规定，服从档案管理人员的指导。*利用档案所获得的信息，不得用于危害国家利益、社会公共利益和他人合法权益的活动。6.5档案保密*严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。*档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案秘密。*对涉密档案的管理和利用，应按照国家有关保密规定执行。第七章档案的统计与移交7.1档案统计*档案统计是档案管理的一项基础工作，应做到准确、及时、系统。*统计内容主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况。*档案管理部门应建立健全统计台账，定期对档案统计数据进行分析，并按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。7.2档案移交*学校内部各单位形成的档案，按规定期限向学校档案管理部门移交。*学校因故撤销或合并，其档案应按规定向接收单位或上级档案管理部门移交。*档案移交时，应办理移交手续，填写移交清单，双方签字盖章，一式两份，交接双方各执一份。第八章档案的信息化建设8.1电子文件的归档与管理*积极推进电子文件的全程管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。*电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家《电子文件归档与管理规范》要求。*归档的电子文件应采用符合长期保存要求的格式，并连同其元数据一并归档。8.2档案管理系统建设与应用*学校应加大对档案信息化建设的投入，建立或引进符合学校实际的档案管理系统。*档案管理系统应具备档案著录、检索、管理、利用、统计、备份等功能，并能与学校其他信息系统实现数据共享。*积极推进档案数字化加工工作，对重要的纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立数字档案资源库。8.3档案信息安全保障*建立健全档案信息安全管理制度，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术措施，保障档案信息系统和数字档案资源的安全。*定期对档案管理系统进行维护和升级，对数字档案进行备份，并对备份介质进行妥善保管。第九章档案工作的监督与指导9.1监督检查学校档案管理部门负责对全校各单位、各部门的档案工作进行监督、检查和指导，定期对档案工