健身俱乐部财务票据保管制度

健身俱乐部财务票据保管制度适用范围本制度适用于健身俱乐部全体员工及客户，旨在规范财务票据的收集、整理、保管、使用及销毁等环节，确保财务信息的真实性、完整性、安全性，符合国家相关法律法规及俱乐部内部管理要求，同时体现俱乐部扁平化管理、高效运营及人文关怀的企业文化。---第一章总则为加强健身俱乐部财务票据管理，防范财务风险，提升资金使用效率，保障俱乐部经济利益，特制定本制度。财务票据是俱乐部经营活动的直接证明，其规范管理不仅关系到财务核算的准确性，也直接影响俱乐部的合规经营与社会效益。本制度以“规范流程、全程监控、责任到人、安全保密”为原则，覆盖人、财、物等核心要素，并结合行业特点，细化操作流程。核心要求1.票据分类：按经济活动性质分为销售票据（会员卡、私教费）、采购票据（设备、物料）、费用票据（工资、租赁）、税务票据（发票、完税证明）等，分类存档。2.电子化同步：纸质票据需与财务系统电子记录核对，确保线上线下数据一致，避免错漏。3.专人负责：财务部指定专人管理票据，其他部门需配合提供完整票据链。4.定期盘点：每月对库存票据进行清点，确保存根与实际数量相符，异常情况及时上报。---第二章人事管理职责划分1.财务部：主管票据管理，包括票据的收集、分类、归档、盘点及销毁，并监督各部门执行情况。2.销售部/前台：负责会员交易票据的即时开具与传递，确保客户留存凭证完整。3.采购部：确保采购票据合规，并配合财务部核对发票与合同一致性。4.全员：需了解票据规范，不得伪造、损毁或遗失票据。培训与考核-每季度开展票据管理培训，内容涵盖票据类型、填写规范、保管要求等，考核不合格者需重新学习。-将票据管理纳入绩效考核，遗失或伪造票据的部门负责人承担连带责任，金额较大者按俱乐部规定处罚。---第三章事权流程1.票据开具与收集-会员消费后，前台需核对会员卡余额，并即时开具电子发票或纸质收据，客户确认签字后归档。私教服务需同步记录服务时长与金额，票据由教练签字确认。-采购流程中，供应商发票需附合同复印件，财务部核对无误后录入系统，原件归档至档案柜。2.票据保管-纸质票据存放在带锁的档案柜内，分类标记，防潮防火。电子票据需备份至加密服务器，设置双重密码权限。-票据保管期限：普通票据3年，税务票据5年，涉及诉讼的永久保存。3.票据核销-每月5日前，财务部核对上月票据，对未达账项查明原因，如会员退款需附退款申请单。-年度审计时，需提供完整票据链，审计通过后经手人签字确认。---第四章财务安全1.防范措施-票据保管区安装监控，禁止无关人员进入；系统权限仅限财务部核心人员，定期更换密码。-纸质票据销毁需经财务总监审批，由专人监督切割成碎片，避免信息泄露。2.风险应对-若票据遗失，立即启动追溯程序：调取监控录像、联系客户补签确认函、报警记录备案。-防止票据伪造：采用防伪标识（如特殊油墨、二维码），对异常票据启动内部调查。---第五章物资管理1.票据设备-配备防写票据打印机、档案柜、扫描仪，设备编号登记，定期维护。2.票据环境-保管区需干燥通风，温湿度控制在10%-30%，避免阳光直射。---第六章信息管理1.系统对接-票据数据实时导入ERP系统，支持多维度查询（如按会员、按项目统计收入），为经营决策提供数据支撑。2.信息保密-禁止非财务人员接触核心票据数据，离职员工需交还所有未用票据及钥匙。---第七章安全生产1.火灾防范-档案柜存放防火毯，定期检查消防器材有效性。2.盗窃防控-安装智能门禁系统，财务部下班前双人确认所有票据已归位。---第八章企业文化人文关怀体现-客户票据遗失时，主动协助补办，体现服务温度。员工因票据管理失误受处罚前，提供申诉渠道。社会责任履行-税务票据合规管理，支持国家税收政策，树立行业标杆。---第九章绩效考核指标设定-财务部考核指标：票据准确率（100%）、盘点偏差率（≤0.1%）、票据回收及时率（≥98%）。-部门考核指标：票据传递失误次数（0次）、客户投诉率（0次）。奖惩机制-连续3季度达标部门获流动红旗，年度考核优秀者奖金5000元。伪造票据者解雇并承担法律责任。---第十章附则1.本制度自