合同管理标准化模板及条款审查手册

合同管理标准化模板及条款审查手册一、手册编制目的与应用范围本手册旨在为企业合同管理提供标准化操作指引，规范合同起草、审查、签订及归档全流程，有效防范法律风险，提升合同管理效率。适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的采购、销售、服务、合作等类型合同管理，可为企业法务、业务部门负责人、合同管理员及审批领导提供实操参考。二、合同标准化管理操作流程详解（一）合同起草阶段：从需求到初稿的规范需求对接与资料收集业务部门根据合作需求，明确合同核心要素：标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、价款、履行期限、双方权利义务等关键信息。收集合作方基础资料：企业营业执照（需核实最新年检记录）、法定代表人身份证明、授权委托书（若由代理人签约）、资质证书（如行业准入许可、质量体系认证等）。示例：某采购项目需收集供应商的《工业产品生产许可证》、近三年同类项目业绩证明。选择标准化模板从企业合同模板库中匹配对应类型模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》《框架合作协议模板》），若无完全匹配模板，可在基础模板上补充特殊条款。模板库应包含封面、合同编号规则、核心条款（主体信息、标的、权利义务、违约责任、争议解决等）、签署页等标准化模块。填写合同核心内容按模板要求逐项填写，保证以下内容准确无误：主体信息：全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话（需核对营业执照原件，避免简称错误）；标的描述：清晰、无歧义，如“采购型号服务器10台，配置参数为CPU：IntelXeonGold6248R，内存：32GBDDR4”等；价款与支付：明确金额（大小写一致）、币种、支付方式（转账/承兑汇票等）、支付节点（如“预付款30%发货前付，验收合格后付70%”）；履行期限与地点：具体到日期（如“2024年12月31日前交付”），明确交付/服务地点（如“采购方指定仓库”）。内部初审业务部门负责人对初稿进行初审，重点检查：内容是否符合业务需求、数据是否准确、附件资料是否齐全，形成《业务部门初审意见表》（见附件1）。（二）条款审查阶段：风险防控的核心环节主体资格审查：签约资格“三查”查证照：核实营业执照副本原件（复印件需加盖公章），确认经营范围与合同标的相符，避免超越经营范围签约；查授权：若签约人为非法定代表人，需提供《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，并核对代理人身份证；查履约能力：通过企业信用信息系统（如“国家企业信用信息公示系统”）查询对方是否为失信被执行人、是否有重大诉讼记录，必要时要求提供财务报表或履约保证金。权利义务条款审查：“对等性”与“可操作性”双验证对等性：检查双方权利义务是否平衡，如“采购方有权拒收不合格货物”对应“供应商需承担补货、退货及违约责任”；可操作性：避免模糊表述，如“尽快交付”应明确为“合同签订后15个工作日内交付”，“质量合格”需引用具体标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）。违约责任条款审查：“合理性”与“合法性”兼顾违约责任需明确具体，如“逾期交货，每逾期1日按合同总额的0.05%支付违约金，累计不超过合同总额的10%”；避免“霸王条款”，如供应商不得约定“采购方单方解除合同需支付20%违约金”，而自身违约责任仅约定“承担直接损失”。法律合规性审查：规避“无效条款”风险审查条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，如：格式条款不得免除自身主要责任、加重对方责任（如“供应商对产品质量概不负责”无效）；约定管辖法院需明确（如“由采购方所在地有管辖权的人民法院管辖”），避免表述为“由法院处理”。特殊条款补充审查：按需定制，不留漏洞保密条款：明保证密范围（如技术资料、客户信息）、保密期限（如“合同终止后3年内”）、违约责任；知识产权条款：明确成果归属（如“研发成果归采购方所有”），避免侵权风险；不可抗力条款：定义不可抗力事件（如地震、战争），约定通知义务、处理方式及免责范围。（三）合同审批阶段：分级授权，流程可控审批流程分级根据合同金额、类型设置审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→合同管理员；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务负责人→分管副总；金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务负责人→分管副总→总经理。审批意见反馈与整改审批人需在《合同审批单》（见附件2）中明确意见（如“同意”“修改后重新提交”“不同意”），对修改意见需标注具体条款及修改建议；起草部门根据审批意见调整合同，直至所有审批节点通过。（四）签订与归档阶段：闭环管理，有据可查合同签署：规范用印，避免瑕疵审批通过后，由合同管理员填写《用印申请表》，核对审批材料完整性（审批单、合同文本、对方资质文件等）；双方签字盖章：法定代表人或授权代表签字，加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖合同连接处）；禁止在空白合同、未审批合同上盖章，用印后保留《用印登记表》备查。合同分发与归档原件管理：合同签订后，至少一式两份，双方各执一份，采购方留存原件（或复印件加盖公章）及附件资料；电子归档：将合同扫描件（PDF格式）、审批单、资质文件等整理归档，命名规则为“合同编号-合同名称-签订日期”（如“CG-2024-001-采购合同-20241101”）；台账登记：建立《合同管理台账》（见附件3），记录合同编号、类型、对方主体、金额、签订日期、履行状态、归档编号等信息，动态更新。三、合同模板与审查清单参考（一）标准化合同模板框架（以《采购合同》为例）合同编号|CG-2024-X|签订地点|市区|

签订日期|2024年月日|采购方|有限公司（统一社会信用代码：X）|

供应商|科技有限公司（统一社会信用代码：X）|

采购标的|名称：型号服务器；规格型号：X；数量：10台；单位：台|

质量标准|符合国家GB/T9813.1-2016标准，供应商需提供出厂检验报告|

交付要求|时间：2024年12月31日前；地点：采购方指定仓库（市区路号）；运费承担：供应商|

价款与支付|总金额：人民币万元（大写：）；支付方式：银行转账；账户信息：X；支付节点：预付款30%（合同签订后3日内），验收合格后70%（交付后15日内）|

违约责任|供应商逾期交货，每逾期1日按合同总额0.05%支付违约金；采购方逾期付款，每逾期1日按应付金额0.05%支付违约金|

争议解决|因本合同引起的争议，双方协商解决，协商不成的，提交采购方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决|

其他约定|本合同一式两份，双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效|

签署页|采购方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：__________日期：______供应商（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：__________日期：______|（二）合同条款审查清单（简化版）审查项目审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）整改要求主体资格营业执照在有效期内，经营范围与标的相符，授权委托书合法有效标的描述清晰、无歧义，参数、规格等关键信息明确价款与支付金额大小写一致，支付节点、方式明确违约责任约定具体、合理，不对等条款需修改争议解决管辖法院/仲裁机构明确，表述规范法律合规性无违反法律强制性规定、无效格式条款审查人__________（签字）审查日期2024年月日四、合同管理中的关键风险提示与规避建议（一）主体资格审查风险：签约主体不适格，合同可能无效风险表现：与分公司签约未提供总公司授权，与已注销企业签约，超越经营范围签约。规避建议：签约前务必核实营业执照原件，通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业状态，涉及重大合作需要求对方提供担保函或履约保证金。（二）条款表述模糊风险：约定不清，履行争议多风险表现：“尽快”“合理期限内”等模糊表述，“质量合格”未引用标准，导致双方对交付时间、质量标准产生分歧。规避建议：使用具体数字、量化指标，如“7个工作日内交付”“符合GB/T19001-2016标准”，关键条款可增加附件（如技术参数清单、验收流程）。（三）违约责任不对等风险：单方约束，显失公平风险表现：仅约定采购方逾期付款的违约责任，未约定供应商逾期交货、质量不合格的责任，或违约金比例悬殊。规避建议：双方违约责任对等，违约金一般不超过实际损失的30%，过高可申请法院调减。（四）用印管理风险：流程失控，法律效力存疑风险表现：未经审批用印，在空白合同上盖章，用印后未留存审批材料。规避建议：严格执行“先审批、后用印”，用印前由合同管理员核对审批流程，保留《用印登记表》及审批材料复印件，定期检查用印记录。（五）合同归档风险：资料散失，追溯困难风险表现：合同原件丢失，电子版与纸质版不一致，未建立台账导致合同履行状态不