办公设备维护报修申请流程表

办公设备维护报修申请流程表一、适用情形本流程表适用于公司内部各类办公设备（如电脑、打印机、复印机、投影仪、空调、办公家具等）出现故障或需要维护保养时，员工发起报修申请的场景。具体包括但不限于：设备无法正常启动、功能异常（如打印卡纸、屏幕黑屏）、部件损坏（如键盘失灵、空调制冷效果差）、定期保养需求（如打印机硒鼓更换、空调滤网清洁）等。当办公设备出现上述情况影响正常办公时，员工可按本流程提交申请，保证问题得到及时处理，保障办公效率。二、操作流程详解步骤1：故障发觉与信息准备操作主体：设备使用人或发觉人操作内容：确认设备故障现象，观察是否为简单可自行解决的问题（如电源未插紧、纸张放置不当），尝试自行排查后仍无法解决则启动报修流程。准备报修所需基础信息，包括：设备具体名称（如“联想启天M500打印机”）、设备编号（如贴在设备机身标签上的编号）、所在位置（如“市场部3-5工位”）、故障详细描述（如“开机后屏幕无显示，电源指示灯不亮”）、是否影响当前工作（如“急需打印合同，无法使用”）。注意事项：故障描述需具体、客观，避免模糊表述（如“设备坏了”），以便维修人员快速判断问题类型。步骤2：填写并提交申请表操作主体：设备使用人操作内容：登录公司OA系统或前往行政部领取《办公设备维护报修申请表》（模板详见第三部分），按要求完整填写信息。若涉及紧急报修（如服务器宕机、会议室投影仪无法使用会议即将开始），需在申请表“紧急程度”栏勾选“紧急”，并电话通知行政部值班人员（行政部值班人员），说明情况。提交申请：线上提交OA流程至部门负责人审核；线下填写完成后交至行政部办公室（行政部办公室），由行政部专员录入系统。注意事项：紧急报修需在提交申请后10分钟内完成电话通知，保证行政部及时响应。步骤3：部门负责人审核操作主体：申请人所在部门负责人操作内容：接收OA报修申请或行政部转交的线下申请表，核对报修设备是否为部门公用设备，故障描述是否合理。对于部门内可协调解决的简单问题（如设备连接线松动），可联系部门内兼职设备管理员（部门设备管理员）先行处理，无需提交至行政部；确需专业维修的，“同意审核”并流转至行政部。若报修设备为个人专用办公设备（如个人台式电脑），需额外标注“个人设备”，由部门负责人确认后提交行政部。注意事项：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，避免延误处理时效。步骤4：行政部派单与登记操作主体：行政部专员（行政部专员）操作内容：接收审核通过的报修申请，根据设备类型（如IT设备、办公电器、家具类）匹配对应的维修资源：IT设备（电脑、打印机等）：联系公司IT外包服务商（IT服务商联系人）；办公电器（空调、饮水机等）：联系设备原厂售后或第三方专业维修机构；家具类（办公椅、文件柜等）：联系行政部固定合作维修师傅（维修师傅）。在《办公设备维护报修登记台账》中记录报修信息（包括申请时间、设备信息、故障描述、报修人、审核人、派单时间、维修方等），并《维修任务单》发送至维修方。对于紧急报修，立即电话联系维修方，要求30分钟内响应（市区内）或2小时内到达现场。注意事项：行政部需保证维修方资质合规（如具备相关设备维修资质），优先选择合作良好、响应及时的供应商。步骤5：维修处理与进度跟踪操作主体：维修人员、行政部专员操作内容：维修人员收到《维修任务单》后，按约定时间到达现场，与报修人确认故障现象，进行检测维修。维修过程中，若发觉需更换配件（如打印机硒鼓、电脑内存条），需提前告知行政部专员和报修人，说明配件型号、预估费用及更换必要性，经同意后进行采购或更换。行政部专员实时跟踪维修进度，对超时未完成的维修（非配件采购原因），及时与维修方沟通催办，并向报修人反馈情况。注意事项：维修人员需遵守公司办公区域管理规定，如佩戴口罩、穿鞋套，维修后清理现场，保持设备周边整洁。步骤6：验收与反馈归档操作主体：报修人、部门负责人、行政部专员操作内容：维修完成后，报修人现场测试设备功能是否恢复正常，确认无误后在《维修任务单》“验收人”处签字。若维修后仍存在问题，可当场向维修人员提出，维修人员需在24小时内二次处理。行政部专员收集《维修任务单》《配件更换清单》（如有）等材料，在1个工作日内更新《办公设备维护报修登记台账》，并将相关资料归档保存（保存期限不少于2年）。行政部每季度汇总报修数据（如设备故障率、维修及时率、高频故障类型），分析问题并提出改进建议（如加强设备日常保养培训）。注意事项：验收环节需报修人亲自确认，避免“代签”导致后续责任不清；归档材料需保证信息完整，可追溯。三、流程表模板办公设备维护报修申请表申请信息内容申请人姓名**所在部门市场部联系方式5678设备名称联想LJ2400打印机设备编号IT-2023001设备位置市场部3-5工位故障详细描述打印文件时频繁卡纸，出纸口有异响，已尝试清理搓纸轮仍无效是否影响当前工作是，急需打印客户合同，影响业务进度期望完成时间今日17:00前紧急程度□一般□紧急（请说明：会议前需使用）部门负责人审核□同意□不同意（请注明原因：______________________）审核人：**处理记录内容行政部派单时间______年______月______日______时维修方IT服务商维修人员**维修时间______年______月______日______时至______时故障原因搓纸轮老化，需更换处理结果□已修复□待更换配件（配件名称：____________________，预计到货时间：______）验收人签字________________验收时间______年______月______日维修人员签字________________反馈与归档内容报修人意见□满意□基本满意□不满意（请注明原因：______________________）行政部归档编号WD-2023-______四、使用须知填写规范：申请表中“故障详细描述”需包含故障发生时间、具体现象、已尝试的解决方法等信息，便于维修人员快速定位问题；设备编号、位置等信息需准确无误，避免因信息错误导致维修延误。及时性要求：设备故障后，员工应在24小时内提交报修申请；紧急情况需在故障发生后1小时内启动流程，并同步电话通知行政部，保证问题优先处理。配合义务：报修人需配合维修人员进行故障排查，提供设备使用历史（如是否近期有移动、进水等情况）；维修人员到场后，应尽量配合其工作，避免中途无故离开影响维修进度。状态查询：提交申请后，报修人可通过OA系统“报修进度查询”模块查看处理状态，或联系行政部专员（行政部专员