机关单位档案管理规程

机关单位档案管理规程第一章总则为规范机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及相关规定，结合本单位实际，制定本规程。本规程所称档案，是指机关单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。机关单位档案工作是单位整体工作的重要组成部分，应纳入单位发展规划和年度工作计划，统筹安排，保障必要的人员、经费和设施设备。档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则，建立健全档案工作责任制，明确相关部门和人员的职责。第二章档案收集与归档第一节归档范围机关单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的各类文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）本单位制定的法规政策性、业务规范性文件材料；（二）机关召开会议、举办活动等形成的文件材料；（三）本单位对外行文、与其他单位往来的重要文件材料；（四）机关内部管理、业务工作中形成的各类记录、报表、总结、调研材料等；（五）干部人事、机构编制、财务审计、资产管理等专门文件材料；（六）反映本单位历史面貌、重要活动的声像、实物等材料；（七）其他按照规定应当归档的文件材料。第二节归档要求各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。文件材料形成后，承办人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，进行系统整理，定期向单位档案管理部门移交。归档的文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应齐全完整，手续完备；（二）文件正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件应一并归档；（三）文件材料字迹清楚、图样清晰、装订整齐，符合档案保管要求；（四）电子文件的归档，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。第三节归档时间各项工作活动中形成的文件材料，一般应在工作结束后或按规定时间及时归档。年度性文件材料应在次年上半年内完成归档；专项工作文件材料应在工作结束后三个月内完成归档；基建项目文件材料应在项目竣工验收后六个月内完成归档。第三章档案整理第一节分类档案整理应按照档案形成的规律和特点，遵循便于管理和利用的原则进行分类。可根据单位实际情况，采用年度、组织机构、问题等分类方法，或结合使用。分类方案应保持相对稳定。第二节排序与编号归档文件应在分类的基础上，按事由结合时间、重要程度等进行排列。同一事由的文件材料，一般按正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批复在前、请示在后的顺序排列。排列完毕后，应对归档文件进行编号，编制档号。档号应具有唯一性和可追溯性，便于档案的存取和检索。第三节编目与装订应按照规定格式编制归档文件目录，目录项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。目录应打印清晰，一式两份，一份随档案装订，一份作为检索工具。归档文件应按件装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物，对破损文件进行修复。第四章档案保管第一节库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的杂物。保持库房整洁卫生，定期进行安全检查和环境监测。第二节日常管理建立健全档案出入库登记制度，档案的接收、借阅、归还等均应履行登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取特殊的保管措施，定期进行复制或转换，确保其长期可读。第三节保密管理严格执行档案保密制度，加强对涉密档案的管理。涉密档案应单独存放，严格控制接触范围，借阅、复制涉密档案须经单位分管领导批准，并遵守相关保密规定。第五章档案利用第一节利用原则档案利用应遵循为机关工作服务、为社会利用服务的原则，在遵守国家有关法律法规和保密规定的前提下，积极提供利用。第二节利用手续单位内部人员查阅档案，须凭所在部门介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后查阅。外部单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准后查阅。查阅涉密档案，须严格履行审批手续，遵守保密纪律，不得带出阅档室。第三节利用要求查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案原件一般不得带出阅档室，确因工作需要借出的，须经单位主要领导批准，限期归还。档案利用结束后，档案管理部门应及时将档案收回入库，并做好利用效果反馈记录。第四节编研工作应积极开展档案编研工作，根据工作需要和社会需求，编辑档案资料汇编、专题史料、大事记、组织沿革等，开发档案信息资源，提升档案利用价值。第六章档案鉴定与销毁第一节鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成，负责对已到保管期限档案的鉴定工作。第二节鉴定程序档案鉴定工作小组按照国家有关档案保管期限规定和本单位档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行逐卷（件）鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后销毁。第三节销毁管理档案销毁应在指定地点进行，由两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案的数量和内容，确保无误后在《档案销毁清册》上签字。《档案销毁清册》应永久保存。第七章档案移交机关单位应按照国家有关规定，定期向同级国家档案馆移交具有永久和长期保存价值的档