商业写字楼租赁合同管理办法

商业写字楼租赁合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司商业写字楼租赁行为，明确租赁各环节的管理职责与操作流程，保障公司合法权益，降低租赁风险，提高资源使用效益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）因经营、办公需要而进行的商业写字楼（以下简称“写字楼”）租赁活动，包括租赁合同的洽谈、签订、履行、变更、终止、纠纷处理及档案管理等全过程。第三条基本原则写字楼租赁管理应遵循以下原则：（一）合法合规原则：租赁活动及合同内容必须符合国家法律法规及政策规定。（二）需求导向原则：租赁需求应基于公司实际业务发展需要，力求经济合理。（三）审慎评估原则：对出租方资质、物业状况、市场环境及合同条款进行充分调研与评估。（四）风险控制原则：有效识别和防范租赁过程中的各类风险，确保公司资产安全。（五）效益优先原则：在满足需求的前提下，追求租赁成本的最优化和使用效益的最大化。第四条职责分工公司写字楼租赁管理实行统一领导、分级负责的管理体制：（一）[指定管理部门，如：行政部/资产管理部]：作为写字楼租赁的归口管理部门，负责租赁政策制定、统筹协调、供应商管理、合同审核（或会签）、租赁过程监督及档案管理。（二）需求部门：根据业务发展提出租赁需求，参与房源考察、商务洽谈，负责租赁物业的日常使用与维护反馈。（三）法务部门：负责对租赁合同及相关法律文件的合法性、合规性进行审核，提供法律意见，协助处理租赁纠纷。（四）财务部门：负责租赁预算审核、租金支付、相关费用核算及税务处理。（五）其他相关部门：根据职责分工配合参与租赁管理工作。第二章租赁前期准备与洽谈第五条需求提出与审核需求部门应根据实际需要，填写《写字楼租赁需求申请表》，明确租赁面积、区域要求、预算范围、租赁期限、配套设施及其他特殊需求，经本部门负责人审批后，报归口管理部门。归口管理部门会同财务等相关部门对需求的合理性、必要性进行审核。第六条市场调研与房源筛选归口管理部门（或会同需求部门）负责组织市场调研，收集写字楼房源信息，主要包括：（一）区域位置、交通便利性；（二）物业品质、楼宇等级、配套设施（如电梯、空调、网络、停车场等）；（三）周边商业环境、人文环境；（四）出租方背景、信誉状况；（五）租金水平、租赁条件、物业管理费及其他费用；（六）可租赁面积、楼层、朝向等。在调研基础上，初步筛选出符合需求的若干备选房源。第七条实地考察与评估归口管理部门组织需求部门、相关技术人员（如需要）对备选房源进行实地考察，重点评估房屋结构、装修状况、水电消防设施、通风采光、噪音、有无潜在工程问题等，并形成《房源考察评估报告》。第八条商务洽谈在确定意向房源后，归口管理部门（或会同需求部门）与出租方进行商务洽谈。洽谈内容应包括但不限于：（一）租金标准、支付方式、支付周期；（二）租赁期限、免租期（如有）；（三）物业管理费、水电费、空调费、网络通讯费等其他费用的承担方式及标准；（四）房屋交付标准、装修要求及免租期内装修的约定；（五）租赁保证金（押金）的金额及退还条件；（六）违约责任、合同解除条件；（七）续租、转租、退租的条件及处理方式；（八）其他重要商务条款。洽谈过程中应做好记录，必要时形成会议纪要。第三章合同的起草与审核第九条合同文本的选择与起草租赁合同一般由出租方提供格式文本，我方应仔细审查。对于重要或复杂的租赁项目，可由我方（或委托法务部门）起草合同文本，或在出租方文本基础上进行重大修改。合同文本应尽可能采用规范、严谨的表述，明确双方权利义务。第十条合同基本条款写字楼租赁合同应包含以下基本条款：（一）出租方与承租方的基本信息（名称、住所、法定代表人/授权代表等）；（二）租赁物业的基本情况（具体位置、建筑面积、房屋用途等）；（三）租赁期限（含起始日期、终止日期）；（四）租金及支付方式、支付时间；（五）租赁保证金（押金）；（六）其他费用（物业管理费、水电费等）的承担方式；（七）房屋的交付与返还；（八）房屋的修缮与使用；（九）转租、转让和交换的约定；（十）合同的变更、解除与终止条件；（十一）违约责任；（十二）不可抗力；（十三）争议解决方式；（十四）合同生效条件及其他约定事项。第十一条合同审核租赁合同文本拟定后，应履行内部审核程序。归口管理部门将合同草案及相关附件（如出租方营业执照、产权证明、房源考察评估报告等）提交法务部门进行法律审核，必要时征求财务部门及需求部门意见。审核意见应明确、具体，审核部门需在《合同审核单》上签署意见。法务部门审核重点包括：出租方主体资格合法性、产权清晰性、合同条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性等。第四章合同的签订与履行第十二条合同签订租赁合同经各方审核确认无误后，由归口管理部门按照公司合同审批权限报请相关领导审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表签署，并加盖公司公章。出租方签署并加盖公章后，合同正式成立。签订合同时，应核对出租方法定代表人或授权代表的身份证明及授权委托书，确保签约主体与合同首部列明的主体一致。第十三条租赁保证金与租金支付财务部门应根据合同约定及审批手续，按时足额支付租赁保证金和租金。支付前需核实收款账户信息与合同约定是否一致。第十四条房屋交接合同生效后，归口管理部门组织需求部门、出租方共同进行房屋交接。交接时应严格按照合同约定的交付标准进行验收，重点检查房屋状况、设施设备完好情况、水电表底数等，并签署《房屋交接确认书》，作为合同附件。如有异议，应及时提出并书面记录，由双方协商解决。第十五条租赁登记备案根据相关法律法规规定，必要时，由出租方负责或双方共同配合办理租赁合同登记备案手续。归口管理部门应督促出租方及时办理，并取得备案证明。第十六条合同履行中的日常管理（一）需求部门负责租赁物业的日常使用管理，合理使用房屋及设施设备，保持房屋整洁完好。（二）归口管理部门负责与出租方的日常沟通与协调，及时处理租赁期内出现的问题。（三）对于房屋修缮、设施设备故障等问题，需求部门应及时向归口管理部门反馈，由归口管理部门通知出租方按合同约定进行维修。（四）财务部门应定期核对租金支付情况，确保与合同约定一致。第十七条合同资料管理归口管理部门负责租赁合同及相关文件（如审批单、交接记录、付款凭证、沟通函件等）的收集、整理、归档，建立租赁台账，确保档案的完整与安全。第五章合同的变更、解除与终止第十八条合同变更租赁期内，如确需变更合同条款（如变更租赁面积、调整租金、延长租期等），应由需求部门提出申请，经归口管理部门审核后，与出租方协商一致，并签订书面《补充协议》。补充协议的审核、签订程序参照本办法第三章、第四章的相关规定执行。第十九条合同解除出现以下情况之一，可按合同约定或法律规定解除合同：（一）双方协商一致同意解除；（二）因不可抗力致使合同目的不能实现；（三）一方严重违约，经催告后在合理期限内仍未纠正；（四）合同中约定的其他解除情形。解除合同应履行必要的内部审批程序，并签订书面解除协议，明确善后事宜处理。第二十条合同终止租赁期满，合同自然终止。需求部门如需续租，应在租赁期满前至少[具体时间，如三个月]向归口管理部门提出续租申请，由归口管理部门按新租赁流程办理。如不再续租，需求部门应提前做好搬迁准备，归口管理部门组织与出租方办理房屋返还交接手续，结清各项费用，收回租赁保证金（如有），并签署《房屋返还确认书》。第六章租赁风险防范与争议解决第二十一条风险识别与防范公司在写字楼租赁管理中应注重风险防范，主要包括：（一）出租方资质风险：确保出租方为合法权利人或有权出租人，核查其产权证明或授权文件。（二）房屋权利瑕疵风险：警惕房屋存在抵押、查封、共有权争议等权利限制。（三）合同条款风险：避免签订权利义务不对等、违约责任不明确、争议解决方式不合理的合同。（四）履约风险：密切关注出租方履约情况，如房屋维修是否及时、物业服务是否到位等；同时确保我方按时支付租金等费用。（五）市场风险：关注区域租赁市场变化，为续租或重新租赁决策提供参考。第二十二条争议解决租赁期内发生争议，由归口管理部门牵头，会同法务部门、需求部门等与出租方进行友好协商解决。协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。在争议解决过程中，应注意保存相关证据。第七章监督与责任第二十三条监督检查归口管理部门负责对本办法的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各租赁项目的管理情况进行抽查，确保各项规定落到实处。第二十四条责任追究对于在写字楼租赁管理过程中，因违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第八章附则第二十五条解释