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文档简介

业务审批流程标准化操作手册一、前言为规范公司各类业务审批流程,明确各环节职责与操作要求,提高审批效率,降低沟通成本,保证业务合规有序开展,特制定本操作手册。本手册适用于公司所有部门及员工的业务审批事项,涵盖从申请发起至结果归档的全流程管理,旨在为各岗位人员提供清晰、统一的操作指引。二、业务审批适用范围与常见场景(一)适用范围本手册适用于公司内部需通过审批流程管理的各类业务事项,包括但不限于:采购类:办公用品采购、固定资产采购、服务采购等;费用类:日常费用报销、差旅费申请、业务招待费申请等;合同类:合同签订申请、合同变更申请、合同终止申请等;人事类:员工入职申请、转正申请、调岗申请、离职申请等;项目类:项目立项申请、项目预算调整申请、项目验收申请等;其他类:需跨部门协调或需领导决策的特殊事项。(二)常见场景示例场景1:行政部需采购一批办公用打印机,需通过“采购类审批流程”提交申请,经行政部负责人审核、财务部预算复核、分管领导审批后,交由采购部门执行;场景2:销售部员工*某因客户拜访需要申请差旅费,需通过“费用类审批流程”提交差旅申请及预算明细,经销售部负责人审批、财务部审核后,费用支出方可生效;场景3:技术部与客户签订某软件开发项目合同,需通过“合同类审批流程”提交合同文本及评审意见,经法务部合规审核、项目部负责人确认、总经理审批后,方可正式签署。三、业务审批全流程操作步骤业务审批流程遵循“发起申请→逐级审核→领导审批→结果反馈→归档管理”的标准路径,具体操作步骤(一)第一步:发起审批申请操作人:申请事项的发起人(一般为部门员工或部门负责人)操作内容:准备申请材料:根据业务类型,完整填写《业务审批申请表》(见第四章模板示例),并附相关证明材料(如报价单、预算明细、合同草案、会议纪要等),保证材料真实、准确、完整。登录审批系统:通过公司OA系统或审批管理平台,使用个人账号登录,选择对应的审批流程类型(如“采购审批”“费用报销”等)。填写申请信息:基础信息:填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期、事项名称等;事项详情:详细描述申请事由、业务背景、具体需求(如采购物品名称、规格、数量;费用明细、用途等);附件:将准备好的证明材料至系统,保证附件清晰可读。提交审批:确认信息无误后,“提交”按钮,系统将根据预设流程自动流转至下一审批环节。注意事项:申请材料不完整或信息有误的,系统将提示“驳回修改”,需补充完善后重新提交;涉及跨部门业务的,需提前与相关部门沟通确认需求,避免审批后因意见分歧导致流程延误。(二)第二步:部门负责人审核操作人:申请发起部门负责人操作内容:接收审批任务:系统自动推送审批任务至部门负责人待办事项列表,需在规定时限内(一般为1个工作日)完成审核。审核内容:业务真实性:确认申请事项是否为本部门实际需求,是否符合部门工作计划;合规性:核对申请材料是否符合公司制度规定(如采购是否履行比价程序、费用是否符合预算标准等);完整性:检查申请信息及附件是否齐全、数据是否准确。审核处理:同意:“同意”按钮,系统自动流转至下一审批环节;驳回:“驳回”按钮,填写驳回理由(如“预算超标”“材料缺失”等),申请人的申请将退回至发起环节,需修改后重新提交。注意事项:部门负责人需对审核意见的准确性负责,严禁因个人疏忽导致违规业务通过审核;对于涉及多部门协作的申请,需同步与相关部门负责人沟通,达成一致意见后再提交审核。(三)第三步:跨部门会签(如需)操作人:相关业务部门负责人(如财务部、法务部、人力资源部等)操作内容:触发会签条件:当申请事项涉及其他部门职责时(如采购申请需财务部审核预算、合同申请需法务部审核合规性),系统自动推送会签任务至相关部门负责人。会签审核:财务部:重点审核预算合理性、费用标准是否符合公司规定、资金来源是否落实等;法务部:重点审核合同条款是否合法合规、权利义务是否对等、风险点是否可控等;人力资源部:重点审核人事事项是否符合公司薪酬体系、考勤制度、劳动法规等。反馈会签意见:同意:“同意”,流程继续流转;需补充说明:填写修改建议(如“合同需增加违约条款”),申请人需根据意见修改后再次提交会签;不同意:填写驳回理由,流程终止并退回至发起部门。注意事项:会签部门需在2个工作日内完成审核,逾期未操作的,系统将默认为“同意”;对于存在争议的事项,由发起部门牵头组织相关部门召开协调会,形成统一意见后再推进审批。(四)第四步:领导审批操作人:公司分管领导或总经理(根据事项金额、重要性确定审批权限)操作内容:接收审批任务:系统根据审批权限配置,自动推送任务至对应领导待办列表,需在3个工作日内完成审批。审批内容:事项重要性:评估申请事项对公司战略、经营目标的影响;决策合理性:结合部门审核意见及会签结果,判断审批结论是否符合公司利益;风险可控性:分析事项可能存在的风险(如资金风险、法律风险、运营风险等),并确认风险应对措施是否到位。审批处理:同意:“同意”,系统审批结果,反馈至申请人及相关部门;暂缓:填写暂缓理由(如“需补充市场调研数据”),流程暂停并通知申请人补充材料;驳回:填写驳回理由,流程终止,申请人需重新评估事项必要性或调整方案后再次发起申请。注意事项:领导审批需基于前序环节的审核意见,不得跳过审核环节直接审批;对于重大事项(如大额采购、重要合同签订),需提交总经理办公会集体审议,通过后方可执行。(五)第五步:结果反馈与执行操作人:申请人、执行部门操作内容:接收审批结果:审批完成后,系统自动通过OA消息、短信或邮件通知申请人审批结果(同意/驳回/暂缓)。结果处理:审批同意:申请人根据审批意见,联系相关部门执行业务(如采购部根据审批后的采购申请执行采购、财务部根据审批后的费用申请安排付款);审批驳回:申请人根据驳回理由修改申请材料,重新发起审批流程;审批暂缓:申请人根据暂缓要求补充材料,提交至原审批领导继续审批。执行反馈:业务执行完成后,需在系统中更新执行结果(如采购订单号、付款凭证号、合同签署日期等),并同步至审批发起部门及相关部门负责人。注意事项:申请人需在审批同意后5个工作日内启动业务执行,逾期未执行的,需向审批部门说明原因;业务执行过程中如遇问题,需及时向原审批领导汇报,必要时调整执行方案并重新报批。(六)第六步:归档管理操作人:行政部或档案管理部门操作内容:收集审批资料:业务执行完成后,申请人需将审批申请表、附件材料、执行结果证明等整理成册,提交至行政部。分类归档:行政部根据业务类型(如采购、费用、合同等)对审批资料进行分类、编号,存入电子档案系统及纸质档案柜。保管期限:根据公司档案管理制度确定保管期限(如采购类档案保存5年、合同类档案保存10年等),到期前按规定办理销毁手续。注意事项:审批资料需保证原件清晰、关键信息(如签字、盖章)完整,电子档案需定期备份,防止丢失;涉及公司商业秘密的审批资料,需按保密规定管理,严禁泄露。四、业务审批模板表格(一)《业务审批申请表》申请部门申请日期申请人联系方式事项类型□采购□费用□合同□人事□项目□其他:________紧急程度□普通□紧急□特急事项名称申请事由(详细说明业务背景、需求目的、必要性等,可附页)事项详情(如采购物品:名称、规格、数量、预估单价、总价;费用明细:项目、金额、用途;合同主要内容:对方单位、金额、履行期限等)附件清单□报价单□预算明细□合同草案□会议纪要□其他:________申请人签字日期(二)《审批意见表》(系统自动,各环节填写)审批环节审批人审批部门审批意见审批日期签字部门审核跨部门会签领导审批(三)《审批进度跟踪表》(申请人可实时查询)申请编号事项名称发起时间当前环节处理人预计完成时间备注五、业务审批常见问题与注意事项(一)时限管理各审批环节需在规定时限内完成,具体时限部门审核:1个工作日;跨部门会签:2个工作日;领导审批:3个工作日(紧急事项需在1个工作日内完成);紧急事项可通过系统“加急”通道发起,审批人需优先处理。逾期未审批的,系统将自动提醒审批人,若仍无处理,需向上一级领导报备原因。(二)材料规范申请材料需用公司统一模板填写,字迹清晰(电子材料需PDF格式),关键信息(如金额、日期、签字)不得涂改;附件材料需与申请事项直接相关,复印件需注明“与原件一致”并签字确认。(三)特殊情况处理审批人外出:审批人需提前在系统中设置“代理审批人”,或委托本部门负责人代为审批;意见分歧:各部门对审批事项存在争议时,由发起部门牵头,提交分管领导协调解决;系统故障:OA系统故障时,可采用纸质审批流程,审批完成后由行政部补录至系统。(四)责任追究申请人提供虚假材料或隐瞒重要信息的,将视情节轻重给予通报批评、绩效扣分等处罚;审批人未按规定流程审核或滥用审批权限的,将追究其管理责任;因审批延误导致公司损失的,需承担相应经济责任。(五)信息安

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