2026年纸业公司原料供应商筛选评估与合作制度

2026年纸业公司原料供应商筛选评估与合作制度第一章总则第一条目的为规范XX纸业公司（以下简称“公司”）原料供应商的筛选、评估与合作管理流程，确保采购的木浆、废纸、化工辅料等原料符合生产质量要求，降低供应链风险，控制采购成本，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》（若涉及）等相关法律法规，结合公司纸业生产经营实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有用于生产纸张、纸制品的原料供应商管理，包括木浆、废纸、淀粉、施胶剂、染料等各类原料的供应商筛选准入、定期评估、合作管控及退出等全流程管理工作，涵盖公司采购部及涉及原料使用、质量检验的生产部、质量部等相关部门。第三条管理原则公司原料供应商管理遵循“质量优先、公平公正、动态评估、长期合作”的原则，以保障原料质量稳定为核心，兼顾成本合理性与供应链安全性，建立科学的供应商管理体系。第二章组织机构与职责第四条组织机构设置公司成立原料供应商管理小组，由分管采购的副总经理担任组长，采购部负责人担任副组长，成员包括采购部、质量部、生产部、财务部、法务部等部门负责人。供应商管理小组下设办公室（设在采购部），负责供应商日常管理工作。第五条各部门职责供应商管理小组：审定供应商筛选评估标准及合作管理流程；审批供应商准入、退出及年度评估结果；协调解决供应商合作中的重大问题，如原料质量纠纷、供应中断等；审批供应商合作相关的重大经费支出。采购部（供应商管理办公室）：负责起草、修订供应商筛选评估标准及合作管理制度；组织开展供应商信息收集、初步筛选与准入审核；牵头组织供应商定期评估工作；负责与供应商签订采购合同，跟进合同履行情况；建立并维护供应商信息档案；协调解决日常采购过程中的供需问题，如交货期调整、数量变更等。质量部：负责制定原料质量检验标准，包括外观、成分、物理性能等指标；对准入供应商提供的原料样品进行检验，出具检验报告；在日常合作中，对到厂原料进行抽样检验，记录质量数据；参与供应商评估，提供原料质量相关的评估意见；针对原料质量问题，与供应商沟通整改要求，并跟踪整改效果。生产部：根据生产计划及原料使用需求，提供原料规格、数量、使用周期等需求信息；反馈生产过程中原料使用情况，如适用性、稳定性等问题；参与供应商评估，从生产使用角度提供原料性价比、供应及时性等相关意见；配合质量部开展原料质量验证工作。财务部：负责审核供应商报价的成本合理性，参与采购价格谈判；负责按采购合同约定支付供应商货款，记录付款情况；参与供应商评估，提供供应商付款履约、财务风险等相关信息；监督采购资金使用情况，控制采购成本。法务部：负责审核与供应商签订的采购合同，确保合同条款符合法律法规要求，规避法律风险；协助处理供应商合作中的法律纠纷，如合同违约、质量赔偿等问题；提供供应商资质审核中的法律合规性意见，如营业执照、生产许可等资质的合法性验证。第三章供应商筛选与准入第六条供应商信息收集采购部通过行业展会、行业协会推荐、市场调研、供应商自荐等多种渠道收集潜在供应商信息，建立潜在供应商信息库。信息库内容包括供应商名称、注册地址、联系方式、主营业务、生产规模、产品规格、资质证书等基础信息。对自荐或推荐的潜在供应商，采购部需要求其提供加盖公章的营业执照、生产许可证（若涉及特殊原料）、产品质量检测报告、环保验收报告（针对生产型供应商）等资质文件，初步核实供应商的合法经营资格与生产能力。第七条供应商初步筛选采购部依据预设的初步筛选标准，对潜在供应商进行首轮筛选。筛选标准包括：具备合法有效的经营资质，无不良经营记录（如失信被执行人信息、重大质量事故记录）；生产或供应能力满足公司原料需求，如木浆供应商需具备稳定的货源渠道，废纸供应商需能满足月度采购量要求；产品质量符合公司初步质量标准，提供的样品经质量部初检合格。经初步筛选合格的供应商，采购部将其纳入候选供应商名单，通知其准备准入评估相关资料；初步筛选不合格的供应商，采购部需记录不合格原因，将其信息归档至“备选供应商库”，待条件满足时可重新评估。第八条供应商准入评估采购部牵头组织质量部、生产部、财务部等部门组成评估小组，对候选供应商开展准入评估，评估内容包括以下方面：资质合规性：审核供应商营业执照、生产许可、环保资质、质量体系认证（如ISO9001）等文件的有效性，确认其经营活动符合国家法律法规及行业标准。质量保障能力：考察供应商的原料生产工艺、质量检验设备与流程，查看其过往产品质量检测报告，评估其质量管控体系是否完善；由质量部对供应商提供的样品进行全项检验，确保符合公司原料质量标准。供应能力：了解供应商的生产规模、库存容量、物流配送体系，评估其能否按公司采购计划及时供货，是否具备应对突发需求（如临时增加采购量）或供应风险（如原料短缺）的能力。成本与价格：财务部结合市场行情，审核供应商报价的合理性，评估其价格是否在行业合理区间，是否具备成本优势；同时考察供应商的付款条件、价格调整机制，确保采购成本可控。信誉与服务：通过行业口碑调查、过往合作客户反馈（若有），评估供应商的商业信誉，是否存在拖欠交货、质量推诿等不良记录；了解供应商的售后服务能力，如原料质量问题的响应速度、退换货流程等。评估小组根据上述评估内容，采用百分制打分（各维度权重由管理小组审定，如质量占40%、供应能力占25%、成本价格占20%、信誉服务占15%），得分达到80分及以上的供应商，经供应商管理小组审批后，纳入公司“合格供应商库”；得分低于80分的供应商，评估小组需出具改进建议，供应商整改后可申请二次评估，二次评估仍不合格的，取消准入资格。第四章供应商合作管理第九条采购合同签订对于纳入合格供应商库的供应商，采购部根据原料采购需求，与其签订书面采购合同。合同内容需明确原料名称、规格、数量、质量标准、交货期、交货地点、验收方式、价格、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款，经法务部审核无误后，由双方签字盖章生效。采购合同签订后，采购部需将合同副本分送质量部、财务部、生产部等相关部门，各部门依据合同约定开展原料验收、付款、使用等工作。第十条原料验收与质量管控供应商按合同约定交货时，采购部通知质量部对到厂原料进行验收。质量部依据合同约定的质量标准，采用抽样检验方式对原料进行检验，如木浆的白度、纤维长度，废纸的杂质含量等指标，检验结果需出具书面报告。检验合格的原料，由采购部办理入库手续，通知生产部领用；检验不合格的原料，质量部需立即通知采购部，采购部及时与供应商沟通，依据合同约定进行退换货、补货或索赔处理，同时记录质量问题详情，作为供应商后续评估依据。生产部在原料使用过程中，如发现原料存在质量问题（如影响纸张强度、色泽），需及时反馈至质量部与采购部，质量部重新检验确认后，采购部协调供应商处理，避免影响生产进度。第十一条供应进度管控采购部需与供应商保持定期沟通，每月核对原料采购计划与供应进度，确保供应商按合同约定的交货期供货。如公司生产计划调整需变更采购量或交货期，采购部需提前7个工作日书面通知供应商，协商确认调整方案；如供应商因不可抗力等原因可能延迟交货，需提前5个工作日书面告知采购部，双方共同制定应对措施，如启用备用供应商、调整生产计划等。采购部建立原料供应进度台账，记录每次采购的订单号、原料名称、数量、约定交货期、实际交货期等信息，对延迟交货情况进行统计分析，及时督促供应商改进。第十二条货款支付财务部依据采购合同约定的付款方式与付款周期，结合采购部提供的入库单、质量部提供的合格检验报告，审核无误后办理货款支付手续。如合同约定“货到验收合格后30天付款”，财务部需在验收合格满30天且资料齐全时完成付款，避免逾期付款；如存在质量问题未解决，需暂停付款，待问题处理完毕后再行支付。财务部建立供应商货款支付台账，记录供应商名称、付款日期、付款金额、对应的采购订单号等信息，定期与采购部、供应商核对账目，确保付款准确无误。第五章供应商定期评估第十三条评估周期与方式采购部牵头组织质量部、生产部、财务部等部门，对合格供应商开展定期评估，评估周期为每半年一次（上半年评估时间为7月，下半年评估时间为次年1月）；对于合作频次低、采购量小的供应商，可每年评估一次。评估采用“资料审核+现场考察（必要时）”的方式，采购部收集供应商半年内的供货数据（交货期、供货量）、质量部提供的原料检验合格情况、生产部反馈的原料使用评价、财务部提供的价格与付款情况等资料，形成评估基础数据；对存在质量波动、供应不稳定的供应商，评估小组可实地考察其生产车间、质量管控流程，核实改进情况。第十四条评估指标与等级划分供应商定期评估指标包括质量表现（占比40%）、供应及时性（占比25%）、价格合理性（占比15%）、售后服务（占比10%）、合作配合度（占比10%）：质量表现：以原料检验合格率为核心指标，计算公式为“合格批次/总交货批次×100%”，合格率越高得分越高。供应及时性：以按时交货率为核心指标，计算公式为“按时交货批次/总交货批次×100%”，同时考虑延迟交货的影响程度（如是否导致生产停工）。价格合理性：对比同期市场同类原料价格，评估供应商报价是否处于合理区间，是否存在不合理涨价情况。售后服务：评估供应商对质量问题的响应速度、处理效果，如是否在24小时内回复质量投诉，是否按约定及时退换货。合作配合度：评估供应商对采购计划调整、资料提供（如检测报告更新）等需求的配合程度。依据评估得分，将供应商划分为A、B、C、D四个等级：A级（90分及以上）：优质供应商，优先增加采购量、缩短付款周期，建立长期战略合作关系。B级（80-89分）：合格供应商，维持正常合作，针对评估中发现的minor问题，要求供应商在1个月内提交改进计划。C级（70-79分）：待改进供应商，暂停新增采购订单，要求供应商在2个月内完成整改，整改后重新评估，评估合格方可恢复合作。D级（70分以下）：不合格供应商，立即终止合作，从合格供应商库中移除，1年内不得重新申请准入。第十五条评估结果应用与反馈采购部将供应商定期评估结果整理形成《供应商评估报告》，经供应商管理小组审批后，于评估结束后10个工作日内书面反馈给供应商，告知评估等级、优势与需改进事项；对于C级、D级供应商，需明确整改要求与时间节点。采购部根据评估等级调整供应商合作策略，如优先向A级供应商下达采购订单，减少对C级供应商的采购量；同时将评估结果纳入供应商档案，作为后续筛选、合作的重要依据。第六章供应商退出管理第十六条主动退出供应商因自身经营调整（如停产、转型）需终止与公司合作的，需提前30天向采购部提交书面退出申请，说明退出原因与时间。采购部收到申请后，与供应商协商处理未履行完毕的采购合同、剩余原料库存、未结算货款等事宜，确保平稳过渡；同时通知生产部、质量部等部门，提前做好备用供应商衔接准备。第十七条被动退出出现以下情形之一的，采购部可提出供应商被动退出建议，经供应商管理小组审批后，终止合作并将其从合格供应商库移除：连续两次定期评估为D级，或一次评估为D级且无整改意愿的；供应的原料出现重大质量问题（如导致大批量产品不合格），且未按合同约定承担赔偿责任，或整改后仍无法满足质量要求的；存在严重违约行为，如无正当理由延迟交货超过15天、擅自提高原料价格且拒不协商的；被列入失信被执行人名单、吊销营业执照或因环保、安全问题被责令停产的；存在弄虚作假行为，如提供虚假资质文件、伪造质量检测报告的。供应商被动退出后，采购部需及时清理其相关档案，记录退出原因，明确后续是否允许重新申请准入（如因弄虚作假退出的，永久禁止准入）。第七章监督与考核第十八条监督检查供应商管理小组每季度组织一次供应商管理工作检查，检查内容包括供应商筛选评估流程的合规性、采购合同履行情况、原料质量管控效果、供应商评估结果应用情况等；采购部每月开展供应商日常管理自查，重点检查供应商信息档案完整性、供货进度与质量记录准确性，及时发现并整改管理漏洞。鼓励生产部、质量部等部门对供应商管理工作进行监督，如发现采购部在供应商筛选中存在不公平、不公正行为，或对原料质量问题处理不及时的，可向供应商管理小组投诉，管理小组需在10个工作日内调查处理并反馈结果。第十九条考核公司将原料供应商管理工作纳入相关部门及人员的年度绩效考核体系：对采购部的考核：以合格供应商稳定供货率（目标≥95%）、原料采购质量合格率（目标≥98%）、供应商评估按时完成率（目标100%）为核心指标，指标达标给予绩效加分，未达标扣减绩效分数；如因供应商筛选失误导致原料质量事故或供应中断，追究采购部相关负责人责任。对质量部的考核：以原料检验准确率（目标100%）、质量问题响应及时性（目标24小时内）为核心指标，检验失误导致不合格原料入库或未及时处理质量问题的，扣减绩效分数；准确识别原料质量风险、有效避免质量事故的，给予绩效奖励。对生产部的考核：以原料使