建筑项目材料采购管理条例

建筑项目材料采购管理条例第一章总则第一条目的与依据为规范建筑项目材料采购行为，降低采购成本，保证工程质量，提高项目经济效益，确保项目顺利实施，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本条例。第二条适用范围本条例适用于公司所有新建、改建、扩建建筑工程项目的材料采购管理活动。凡参与项目材料采购的部门、人员及相关合作单位，均须遵守本条例。第三条基本原则建筑项目材料采购应遵循以下原则：1.质量优先原则：确保采购材料符合国家、行业及项目设计文件规定的质量标准。2.经济合理原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本采购所需材料。3.合规诚信原则：严格遵守国家招投标法、合同法等法律法规，坚持公开、公平、公正的采购流程，与供应商建立诚信合作关系。4.及时供应原则：根据项目施工进度计划，确保材料按时供应，满足施工需求，避免因材料短缺影响工期。5.权责明确原则：明确各部门及相关人员在材料采购各环节中的职责与权限，确保采购工作有序进行。第二章采购策划与计划管理第四条采购策划项目开工前，由项目经理牵头，组织技术、预算、施工、物资等相关部门，根据项目合同、施工图纸、施工组织设计及项目总体进度计划，编制《项目材料采购策划书》。策划书应明确主要材料的采购范围、采购方式、供应商选择策略、资金计划、质量控制要点及风险应对措施等。第五条采购计划编制1.需求提报：施工部门根据施工进度计划和设计图纸，按月或按施工阶段向物资管理部门提报《材料需用计划》，明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、需用时间及特殊要求等。2.计划汇总与审核：物资管理部门对各施工部门提报的需用计划进行汇总、核实，并结合库存情况，编制《项目材料总采购计划》及《月度/批次材料采购计划》，报项目经理及相关部门审核。3.计划审批：《项目材料总采购计划》须经公司相关职能部门（如工程管理部、成本控制部）审批后执行。《月度/批次材料采购计划》由项目经理审批后执行。4.计划调整：因设计变更、施工进度调整等原因需调整采购计划的，应按原审批程序重新报批。第六条供应商管理1.供应商信息库建立：公司物资管理部门负责建立和维护合格供应商信息库，收集供应商的资质证明、生产能力、产品质量、商业信誉、供货业绩、售后服务等信息。2.供应商评价与选择：采购前应对供应商进行综合评价，优先从合格供应商信息库中选择。评价因素应包括但不限于产品质量、价格、交货期、付款条件、售后服务及企业信誉等。对于重要材料或大额采购，应组织对供应商进行实地考察。3.供应商动态管理：定期对供应商的履约情况进行评估，实行优胜劣汰，对不合格供应商及时从信息库中清除。第三章采购实施第七条采购方式确定根据采购材料的特性、金额、市场供应情况及相关法规要求，选择合适的采购方式，主要包括：1.招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充分的主要材料。应严格按照国家及公司招投标管理规定执行。2.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场价格透明的材料。应向不少于三家合格供应商发出询价单，比较后确定供应商。3.直接采购：适用于独家供应、应急采购或经批准的特殊情况。需提供充分理由并按审批权限报批。第八条合同签订与管理1.合同起草：采购合同应采用公司标准合同文本（如有），或根据项目具体情况与供应商协商起草。合同条款应明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、单价、总价、交货时间、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心内容。2.合同评审：采购合同签订前，须经法务、财务、相关技术部门及项目经理进行评审，确保合同条款的合法性、完整性和严谨性。3.合同签订：评审通过后的合同，由公司授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签订，并加盖双方公章。4.合同履行跟踪：物资管理部门负责对合同履行情况进行跟踪，确保供应商按合同约定提供产品和服务。第九条采购执行1.订单下达：采购合同签订后，物资管理部门应及时向供应商下达采购订单，明确具体的交货批次、数量和时间。2.催交与协调：物资管理部门应密切跟踪供应商的生产进度或备货情况，对重要材料或关键节点的材料进行重点催交，确保按期供货。对可能出现的延期风险，应及时与供应商沟通协调，并向项目经理报告。3.采购变更与索赔：如因项目需求变更或供应商原因导致采购内容、交货期等发生变化，应及时与供应商协商签订补充合同或协议。因供应商违约给项目造成损失的，应按合同约定及时提出索赔。第十条验收与入库1.到货通知与准备：供应商发货后应及时通知我方，物资管理部门接到通知后，应提前做好验收准备工作，明确验收人员、验收标准和验收方法。2.外观与数量验收：材料到货后，由物资管理部门组织施工部门、监理单位（如需）共同对材料的外观、规格型号、数量、包装等进行初步验收。3.质量检验：*对于有出厂合格证、质量保证书的材料，应核对其真实性和有效性。*对于需要进行抽样送检的材料（如钢材、水泥、防水材料等），由物资管理部门负责委托具有相应资质的第三方检测机构进行检验，检验合格后方可使用。*对于关键或特殊材料，可邀请技术部门共同参与质量验收。4.验收记录：验收合格后，应填写《材料验收单》，由参与验收各方签字确认。验收不合格的材料，应立即通知供应商，按合同约定进行退换货或索赔处理。5.入库管理：验收合格的材料应及时办理入库手续，建立库存台账，做到账、物、卡相符。材料应按品种、规格、批次分类存放，妥善保管，防止损坏、变质或混用。第十一条付款管理1.付款申请：物资管理部门根据采购合同约定、材料验收合格证明、发票等凭证，编制付款申请单，报财务部门审核。2.付款审核与审批：财务部门对付款申请的合规性、完整性进行审核，按公司资金支付审批流程报批后办理付款手续。3.付款方式执行：严格按照合同约定的付款方式和比例支付货款，控制预付款比例，预留适当的质量保证金。第四章采购监督与风险管理第十二条采购监督1.内部监督：公司审计、纪检监察部门及项目内部监督机构应对材料采购全过程进行监督检查，重点检查采购计划的执行情况、采购方式的合规性、合同条款的履行情况、资金支付的合理性等。2.接受外部监督：自觉接受业主、监理及政府相关主管部门的监督检查。第十三条风险识别与应对1.风险识别：定期组织对材料采购过程中的潜在风险进行识别，主要包括价格波动风险、质量风险、供应延迟风险、合同风险、资金风险、廉洁风险等。2.风险评估与应对：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对预案。例如，通过签订长期协议、套期保值等方式应对价格波动风险；通过严格的供应商选择和质量检验应对质量风险；通过多源采购、备选供应商等方式应对供应风险。第十四条廉洁管理1.采购人员应严格遵守廉洁从业各项规定，严禁利用职务之便收受供应商回扣、贿赂或谋取其他不正当利益。2.建立健全采购岗位责任制和责任追究制，对采购过程中的违规违纪行为，一经查实，将严肃处理。第五章信息管理与档案第十五条采购信息管理1.建立健全材料采购信息管理系统（如适用），对采购计划、供应商信息、合同信息、订单信息、验收信息、付款信息等进行系统化管理，确保信息的准确、及时和可追溯。2.定期对采购数据进行统计分析，为项目成本控制、供应商评价、采购策略优化提供数据支持。第十六条采购档案管理物资管理部门负责收集、整理、归档采购全过程形成的各类文件资料，主要包括：采购计划、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同及补充协议、询价单、报价单、订单、送货单、验收单、检验报告、付款凭证、供应商资质文件等。采购档案应齐全、规范，并按规定期限妥善保管。第六章附则第十七条名词解释本条例中涉及的相关名词术语，按国家、行业及公司相关规定解释。第十八条责任追究对于违反本条例规定，造成材料质量不合格、供应延误、采购成本超支、资金损失或不良影响的，将视情节