建筑承包商供应商管理流程标准

建筑承包商供应商管理流程标准一、总则1.1目的与依据为规范建筑承包商（以下简称“公司”）供应商管理行为，优化资源配置，降低采购成本，保障工程质量与进度，防范供应链风险，提高整体运营效率，特制定本标准。本标准依据国家相关法律法规、行业规范及公司质量管理体系、采购管理制度等文件编制。1.2适用范围本标准适用于公司所有工程项目所需的各类物资、设备、服务的供应商（包括但不限于材料供应商、设备租赁商、专业分包商、劳务分包商、咨询服务商等）的开发、选择、评估、合作、绩效评价及关系维护等管理活动。1.3基本原则1.公平、公正、公开原则：供应商管理过程中，应确保程序透明，机会均等，评价客观。2.质量优先、成本合理原则：在保证物资、设备、服务质量符合要求的前提下，追求合理成本与最佳性价比。3.合作共赢、持续发展原则：与优秀供应商建立长期稳定的战略合作关系，实现共同成长。4.风险可控原则：对供应商管理各环节进行风险评估与控制，确保供应链安全稳定。二、供应商管理组织与职责2.1管理组织架构公司供应商管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。成立由公司分管领导牵头，采购管理部门为归口管理部门，工程管理、技术质量、财务、法务等相关部门及项目部配合的供应商管理工作组。2.2各部门职责1.采购管理部门：负责本标准的制定、修订与解释；供应商的统一归口管理；组织供应商的开发、准入、评估、绩效评价；建立和维护供应商信息库；协调处理供应商管理中的重大问题。2.工程管理部门：参与供应商的履约评价，提供工程施工过程中对供应商的反馈意见；负责对分包商的现场管理与协调。3.技术质量部门：参与供应商的资格预审与评估，负责对供应商提供产品的技术标准确认、质量检验与监督；参与质量事故的调查与处理。4.财务部门：负责供应商的财务状况审查；参与合同评审中的付款条款审核；负责供应商的结算付款；提供供应商的财务信用信息。5.法务部门/合同管理部门：负责供应商合同的法律合规性审查；参与合同谈判；处理供应商合作中的法律纠纷。6.项目部：负责项目所需供应商的需求提报；参与本项目供应商的现场考察、评估与选择；负责供应商在本项目履约过程中的日常管理、协调与信息反馈；收集并上报供应商履约数据。三、供应商开发与信息收集3.1供应商开发渠道通过行业协会、展会、专业媒体、网络平台、同行推荐、市场调研、现有供应商介绍等多种渠道搜集潜在供应商信息。3.2信息收集内容收集潜在供应商的基本信息，包括但不限于企业概况、资质证书、生产/服务能力、产品/服务范围、主要业绩、质量保证体系、财务状况、信誉记录、联系方式等。3.3信息初步筛选对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求（如无相应资质、生产能力不足等）的供应商，形成潜在供应商名单。四、供应商准入与资格预审4.1准入基本条件供应商需满足以下基本条件：1.具备独立法人资格，能够独立承担民事责任；2.具备有效的营业执照、相关行业资质证书、生产许可证（如需）等；3.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；4.具有履行合同所必需的专业技术能力、生产设备、人员配备和组织管理能力；5.具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；6.近三年内，在经营活动中没有重大违法记录或严重的合同违约行为；7.符合国家及行业对安全生产、环境保护等方面的要求。4.2资格预审程序1.提交申请：采购管理部门向潜在供应商发出资格预审通知，要求其提交资格预审申请及相关证明材料。2.材料审查：采购管理部门会同相关部门对供应商提交的材料进行审查，核实其真实性、有效性和完整性。3.现场考察（必要时）：对重要或特殊物资/服务的供应商，可组织相关部门进行现场考察，核实其生产条件、质量控制、管理水平等。4.预审结果：根据审查和考察情况，确定通过资格预审的供应商名单，纳入公司潜在供应商库。未通过者，应告知原因。五、供应商评估与选择5.1评估原则与方法1.原则：客观性、科学性、系统性、可操作性。2.方法：采用定性与定量相结合的方法，可包括文件评审、现场考察、业绩调查、样品测试（如需）、约谈等。5.2评估内容根据供应商类型（物资、设备、服务、分包等）和供应内容的重要程度，设定差异化的评估指标体系，主要包括：1.资质与合规性：营业执照、资质证书、许可证明等是否有效齐全。2.技术与质量能力：技术水平、研发能力、质量保证体系、检测手段、过往产品/服务质量记录。3.生产/供应能力：生产规模、设备状况、人员配置、交货期保障能力、应急供应能力。4.价格与成本：报价的合理性、成本控制能力、价格竞争力。5.财务状况：资产状况、盈利能力、偿债能力、资金周转情况，评估其持续经营能力。6.商业信誉与履约记录：合同履约率、客户评价、有无不良诉讼记录、银行信用等级等。7.服务水平：售前、售中、售后服务能力，技术支持、培训、维修响应速度等。8.社会责任与可持续发展：安全生产、环境保护、劳动用工、社会责任履行情况。9.合作意愿与沟通能力：合作的积极性、配合度、沟通效率。5.3供应商选择1.招标采购：对于符合招标条件的大额或重要采购项目，应按照公司招标管理规定执行公开招标、邀请招标等方式，择优选取供应商。2.询比价采购：对于不适宜招标的采购，可向不少于三家合格供应商发出询价，比较其报价、质量、服务等，择优确定。3.单一来源采购：符合法定或公司规定的单一来源采购条件的，按相关程序办理。4.综合评审：成立评审小组，根据评估指标体系对候选供应商进行打分和综合评价，提出推荐意见，按审批权限报公司领导审批后确定最终合作供应商。5.4供应商分级分类根据供应商的综合实力、合作历史、供应重要性等因素，可对供应商进行分级（如战略供应商、核心供应商、合格供应商、备选供应商）和分类管理，实施差异化的合作策略和资源投入。六、合同谈判与签订6.1合同谈判确定合作意向后，由采购管理部门或项目部牵头，会同技术、财务、法务等部门与供应商进行合同谈判。谈判内容应包括产品/服务范围、技术标准、质量要求、数量、价格、交货期/工期、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。6.2合同签订谈判达成一致后，按照公司合同管理规定起草、评审、签订书面合同。合同条款应清晰、明确、严谨，具有可操作性。七、供应商履约管理与过程控制7.1合同交底合同签订后，采购管理部门或项目部应向相关执行部门及人员进行合同交底，明确合同主要条款、技术要求、验收标准、双方责任等。7.2生产/供应过程监控1.计划与订单管理：根据工程进度需求，向供应商下达准确的采购订单或任务书。2.进度跟踪：定期与供应商沟通，了解生产/供应进度，确保按期交付。3.质量控制：*严格执行进场检验制度，对供应商提供的产品/服务进行检验或验证，合格后方可接收。*对关键物资或工序，可派驻监造人员或进行过程巡检。*对分包工程，严格按照施工方案和规范进行过程质量监督与检查。4.协调沟通：保持与供应商的畅通沟通，及时解决履约过程中出现的问题。5.变更管理：如需变更合同内容，应按规定程序办理变更手续，并签订补充协议。7.3问题处理与索赔对供应商在履约过程中出现的质量、进度、服务等问题，应及时发出书面通知，要求其限期整改。如造成损失，按合同约定追究其违约责任，必要时启动索赔程序。八、供应商绩效评价与反馈8.1评价周期根据供应商合作的频次和重要性，设定月度、季度、半年度或年度绩效评价周期。项目结束后，应对参与该项目的供应商进行专项绩效评价。8.2评价指标体系参照本标准5.2条评估内容，并结合履约过程中的实际数据，建立动态的绩效评价指标体系。指标应可量化、可追溯。8.3评价实施由采购管理部门牵头，组织项目部、工程管理、技术质量、财务等相关部门，依据设定的指标和收集的履约数据，对供应商进行客观评分。8.4评价结果等级与应用1.等级划分：根据得分情况，将供应商绩效评价结果划分为优秀、良好、合格、不合格等若干等级。2.结果应用：*优秀供应商：在后续采购中给予优先选择权、增加合作份额、简化审批流程、提供更优惠的付款条件等激励。*良好/合格供应商：保持正常合作，鼓励其持续改进。*不合格供应商：发出整改通知，限期改进；对整改不力或连续不合格的供应商，暂停合作资格、减少合作份额，直至清退出供应商库。3.结果反馈：将绩效评价结果及时反馈给供应商，听取其意见，共同分析问题原因，促进供应商改进提升。九、供应商关系管理与优化9.1沟通与协作建立与供应商的常态化沟通机制，定期召开供应商会议或进行走访，增进了解，解决合作中的问题，分享信息，共同提升。9.2合作与共赢对核心供应商和战略供应商，可探讨更深层次的合作模式，如联合研发、供应链协同、信息共享、风险共担等，实现互利共赢。9.3供应商激励与淘汰1.激励：除绩效评价结果应用中的激励措施外，还可设置年度优秀供应商奖项等。2.淘汰：对于存在严重质量问题、恶意违约、商业欺诈、重大安全责任事故、严重违法违规行为等情况的供应商，应立即清退出供应商库，并将其列入黑名单，禁止再次合作。9.4供应商信息库维护采购管理部门负责维护公司供应商信息库，及时更新供应商的基本信息、资质、履约记录、绩效评价结果等，确保信息的准确性和时效性。9.5持续改进定期对供应商管理流程的有效性进行评估，收集各部门意见和建议，对本标准及相关管理制度进行修订和完善，持续优化供应商管理体系。十、风险管控10.1风险识别识别供应商管理各环节可能存在的风险，如资质造假、质量风险、履约风险、价格波动风险、交付延迟风险、财务风险、廉洁风险、不可抗力风险等。10.2风险评估与应对对识别的风险进行分析和评估，制定相应的风险应对预案和控制措施。例如，通过多源采购、备选供应商、履约担保、保险、加强合同约束等方式分散和降低风险。10.3廉洁管理在供应商开发、选择、评估、履约等各环节，严格遵守廉洁从业规定，杜绝商业贿赂等不正当行为。对供应商行贿或索贿行为，一经查实，严肃处理。十一、信息管理与保密11.1信息系统支持鼓励利用信息化手段（如供应商管理系统SCM）对供应商信息、评估、绩效、合同、往来记录等进行统一管理，提高管理效率。11.2信息保密公司应对在供应商管理过程中获取的供应商商业秘密（