医院物资采购与验收管理规范

医院物资采购与验收管理规范第一章总则1.1目的与依据为规范医院物资采购与验收行为，确保采购物资的质量与安全，提高资金使用效益，降低运营风险，保障医院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及医院内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于医院所有科室及部门的各类物资采购与验收活动，包括但不限于医疗设备、药品、耗材、试剂、办公用品、后勤保障物资等。特殊物资如放射性药品、剧毒药品等，除遵守本规范外，还应遵守国家及行业的专门规定。1.3基本原则医院物资采购与验收工作应遵循以下原则：*合规性原则：严格遵守国家法律法规及医院规章制度，确保采购过程公开、公平、公正。*质量优先原则：在满足功能需求的前提下，优先选择质量可靠、性能稳定的产品，确保医疗安全。*经济性原则：综合考虑价格、质量、服务等因素，力求以合理成本获取最佳效益。*需求导向原则：采购计划应基于临床及各部门实际需求，避免盲目采购和资源浪费。*全程管控原则：对采购计划、供应商选择、合同签订、物资验收、款项支付等环节进行全过程管理与监督。第二章组织与职责2.1管理部门医院应明确物资采购与验收的主管部门（以下简称“采购主管部门”），负责统筹、协调和监督全院的物资采购与验收工作。2.2相关部门职责*采购主管部门：负责制定和完善采购与验收管理制度；组织编制和审核采购计划；组织实施采购活动（包括招标、询价、谈判等）；负责供应商的资格审核与管理；组织或参与重要物资的验收工作；负责采购合同的管理；协调处理采购与验收过程中的争议。*使用部门：根据实际工作需要，准确、及时提报物资需求计划；参与相关物资的选型、论证；负责或参与本部门所购物资的具体验收工作；反馈物资使用情况和质量问题。*财务部门：负责采购资金的预算管理；审核采购合同的付款条款；根据验收合格凭证办理付款手续；对采购活动的财务合规性进行监督。*审计部门：负责对采购与验收全过程的合规性、经济性进行审计监督，定期或不定期开展专项审计。*纪检监察部门：对采购与验收工作中的廉政情况进行监督，查处违规违纪行为。*质量管理部门/药学部门（针对药品耗材）：参与医疗相关物资的质量标准制定；对采购物资的质量进行监督与抽检；指导和规范相关物资的验收工作，特别是涉及质量检验的环节。第三章采购管理3.1需求提报与计划编制*使用部门根据年度工作计划、库存情况及实际消耗，提出物资需求申请，注明品名、规格型号、数量、质量要求、预计单价、需求时间等信息，并按规定程序审批。*采购主管部门汇总各部门需求，结合医院预算及库存控制策略，编制年度、季度或月度采购计划，报医院相关领导审批后执行。紧急需求应履行加急审批程序。3.2供应商管理*资格审核：采购主管部门负责对供应商进行资格审核，审核内容包括营业执照、生产/经营许可证、相关产品注册证（如适用）、质量认证证书、授权委托书、质量保证协议等。对审核合格的供应商，纳入医院合格供应商名录进行管理。*动态管理：建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务、履约能力等进行综合评价。对不合格的供应商应及时从名录中清除。3.3采购方式医院应根据采购物资的金额、性质、市场竞争程度等因素，选择合适的采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件和操作流程应符合国家及医院相关规定。*对于达到规定金额以上的物资采购，原则上应采用公开招标方式。*对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资，可采用询价采购。*对于只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购的，可采用单一来源采购，但需履行严格的审批论证程序。3.4合同管理*采购活动确定中标（成交）供应商后，应及时与其签订书面采购合同。合同内容应包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。*合同签订前应经过法务审核（如医院有此规定）或采购主管部门、财务部门等相关部门联合审核，确保合同条款合法合规、权责清晰。*合同签订后，应严格履行。如需变更或解除合同，应签订书面协议并履行相应审批手续。3.5采购实施与履约跟踪*采购合同签订后，采购主管部门应及时将合同副本送达相关部门，并督促供应商按照合同约定组织生产或供货。*对重要或大额物资的生产、运输过程，可根据需要进行跟踪或监造。*供应商发货时，应及时通知采购主管部门及使用部门，以便做好验收准备。第四章验收管理4.1验收组织与准备*物资到货后，由采购主管部门通知使用部门、财务部门及其他相关部门（如质量管理部门）共同进行验收。对于大型医疗设备或特殊物资，还应邀请厂家技术人员参与。*验收人员应熟悉采购合同条款、物资的规格型号、技术参数、质量标准及验收要求。*准备必要的验收工具、场地和记录表格。4.2到货核对*外包装检查：检查物资外包装是否完好无损，有无破损、潮湿、渗漏、污染等情况。外包装上的标识（品名、规格、型号、批号、生产日期、有效期、生产厂家等）是否与合同及随货同行单一致。*随货资料审查：核对随货同行单、产品合格证、检验报告书（批检报告）、使用说明书、安装图纸、保修卡等资料是否齐全、真实、有效，且与实物信息一致。进口物资还需提供报关单、商检证明等文件。4.3外观与数量验收*外观检查：检查物资外观是否整洁，有无变形、锈蚀、划痕、破损、污渍等缺陷；部件、附件是否齐全。*数量清点：对照随货同行单及采购合同，仔细清点物资的数量、规格型号，确保与要求完全一致。对于有包装的小件物品，必要时可进行抽样拆包检查。4.4质量与性能验收*质量证明文件复核：重点核查产品检验报告书等质量证明文件的有效性，确保物资符合国家或行业质量标准。*内在质量检验：对于需要进行内在质量检验的物资（如部分药品、试剂、耗材），应按照规定的抽样方法和检验标准进行检验。可由医院内部实验室进行，也可委托有资质的第三方检验机构进行。检验结果不合格的，不得入库。*性能测试：对于设备类物资，除外观和数量检查外，还应进行通电测试、功能演示等，确保其各项性能指标符合合同约定和使用要求。大型设备安装调试完成后，需进行试运行，确认运行稳定后方可签署验收合格意见。4.5验收记录与结论*验收过程应详细记录，填写统一的《物资验收单》，内容包括：合同号、到货日期、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、单价、总价、生产日期/批号、有效期、验收项目、验收结果、参加验收人员签字等。*验收合格的物资，由验收人员共同签署验收合格意见，方可办理入库手续。*验收不合格的物资，应立即在验收单上注明不合格原因，并及时通知采购主管部门和供应商。由采购主管部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、索赔等，并做好记录。4.6异议处理*对验收中发现的数量短缺、规格不符、质量不合格等问题，使用部门或验收小组应在规定时间内（通常为到货后X个工作日内）向采购主管部门提出书面异议。*采购主管部门接到异议后，应立即与供应商联系核实，并根据合同约定及问题性质，采取相应的处理措施。处理结果应及时反馈给使用部门。第五章监督与改进5.1日常监督采购主管部门、审计部门、纪检监察部门应定期或不定期对医院物资采购与验收制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。5.2绩效评估建立采购与验收工作的绩效评估机制，对采购效率、采购成本控制、物资质量合格率、供应商履约情况、验收及时率等指标进行考核评估。5.3投诉与举报医院应设立并公布采购与验收工作的投诉与举报渠道，鼓励全院职工及社会各界进行监督。对收到的投诉与举报，应及时调查处理。5.4持续改进定期对采购与验收工作进行总结分析，针对存在的问题和薄弱环节，及时修订完善管理制度和操作流程，不断提升管理水平。第六章附则6.1解释权本规范由医院采购主管部门负责解释。6.2生效日期本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为