单一来源采购申请流程指南

单一来源采购申请流程指南在组织的采购活动中，单一来源采购作为一种特殊的采购方式，因其适用场景的特定性和采购过程的相对简化，在特定条件下能够提高采购效率、保障项目连续性。然而，这种采购方式也因其“单一”的特性，对程序的规范性和论证的充分性有着极高要求。本指南旨在详细阐述单一来源采购申请的完整流程，为相关从业人员提供专业、严谨且具实用价值的操作指引，确保每一笔单一来源采购都经得起合规性与合理性的双重检验。一、项目之初的审慎评估与需求确认任何采购行为的起点都是清晰、明确的需求。在考虑采用单一来源采购方式之前，采购需求部门首先需对项目进行全面且审慎的评估。这不仅包括对采购标的技术规格、数量、质量标准、交付周期、售后服务等核心要素的精准界定，更关键的是，要初步判断该项目是否确实存在只能从特定供应商处采购的潜在可能性。此阶段，需求部门应与技术部门、使用部门充分沟通，确保对需求的理解不存在偏差。同时，需对项目的紧急程度、预算安排、以及是否涉及知识产权、专有技术等特殊情况进行梳理。若初步判断倾向于单一来源采购，需求部门应开始有意识地收集相关依据和信息，为后续的论证工作奠定基础。二、单一来源采购的必要性论证：核心与关键单一来源采购的核心在于“唯一性”，因此，必要性论证是整个申请流程中最为关键的环节，其严谨程度直接决定了后续流程的顺畅与否乃至申请的最终成败。（一）论证发起与组织通常由采购需求部门牵头组织论证工作。根据采购项目的金额大小、复杂程度以及组织内部规定，论证可以采用内部专家论证、邀请外部专家参与论证，或两者相结合的方式进行。对于重大或复杂项目，邀请外部行业专家参与论证，能有效提升论证结论的客观性和权威性。（二）论证依据的收集与梳理需求部门需围绕以下可能导致单一来源采购的情形，收集充分、有效的证明材料：1.只能从唯一供应商处采购的：例如，该供应商拥有项目所必需的专利、专有技术，且无其他替代方案；或采购的货物或服务具有特殊功能，为某一品牌或型号所独有，且不存在其他可满足相同需求的替代品。2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的：此处的“紧急情况”需严格界定，通常指自然灾害、事故灾难、公共卫生事件等突发事件，或项目执行过程中出现的、不及时解决将严重影响项目进展甚至造成重大损失的紧急状态。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的：此情形强调“一致性”、“配套性”和“添置性”，且金额限制是重要考量。（三）撰写《单一来源采购论证报告》论证报告是必要性论证的书面体现，应包含以下核心内容：*项目概况：包括项目名称、预算金额、采购内容、项目背景及采购需求简述。*拟定的唯一供应商信息：名称、地址、联系方式等。*采用单一来源采购方式的理由及相关证明材料：详细阐述为何只能从该拟定供应商处采购，并附上如专利证书、技术规格确认函、紧急情况说明、原合同复印件等支持性文件。*市场调研情况（或无法进行充分市场调研的说明）：若曾进行过市场调研，需说明调研过程、接触过的其他潜在供应商情况及无法合作的原因；若因特殊原因无法进行充分市场调研，需详细说明理由。*专家论证意见（如组织了专家论证）：包括专家名单、专家各自的论证意见以及综合论证结论。专家论证意见应具体、明确，避免含糊不清的表述。*结论与建议：基于以上分析，明确得出是否建议采用单一来源采购方式的结论。（四）论证会议与意见签署若组织了专家论证会，应提前将项目相关资料、拟定供应商情况及初步论证意见送达专家。会议过程中，专家应对项目情况进行质询，需求部门需进行解答。论证结束后，专家应独立出具书面意见，并在论证报告上签字确认。所有专家的意见（包括一致意见或不同意见）均应如实记录并附于报告之后。三、内部审批流程：规范与层级完成必要性论证并形成《单一来源采购论证报告》后，申请流程进入内部审批阶段。这一阶段旨在通过组织内部的层级审核，确保采购申请的合规性与合理性。（一）申请材料的准备与提交需求部门需将以下完整材料提交至组织内部的采购管理部门（或指定审批部门）：*正式的单一来源采购申请表（通常为制式表格，需填写清楚项目基本信息、申请理由摘要、预算金额、供应商信息等）。*经审批通过的采购需求文件。*详细的《单一来源采购论证报告》及其所有附件（包括专家论证意见、相关证明材料等）。*其他可能需要的支持性文件（如预算批复文件、项目立项批复等）。（二）逐级审核与审批审批流程通常遵循组织内部既定的权限划分，一般包括：1.采购需求部门内部审批：由部门负责人对申请的合理性、必要性及材料的完整性进行初步审核。2.采购管理部门审核：采购管理部门重点审核申请材料的完整性、论证过程的合规性、论证理由的充分性以及是否符合组织关于单一来源采购的相关规定。必要时，采购管理部门可对论证报告中的疑点进行核实。3.财务部门审核：财务部门主要对项目预算的合规性、资金安排等进行审核。4.法务部门审核（如需要）：对于涉及复杂合同条款、知识产权或重大法律风险的项目，法务部门会对相关内容进行审核。5.分管领导及/或最高决策层审批：根据项目金额和重要性，按权限逐级上报至相应的分管领导或组织最高决策机构（如总经理办公会、采购委员会等）进行最终审批。在审批过程中，若任何一级审批部门对申请材料提出疑问或修改意见，需求部门需及时予以回应、解释或补充完善，直至所有审批环节通过。四、采购文件的准备与确认在获得内部最终审批同意后，采购部门（或需求部门在采购部门指导下）将根据审批结果和采购需求，与拟定的单一来源供应商进行沟通，准备采购文件，通常为单一来源采购谈判文件或询价单。采购文件应明确采购标的的技术参数、数量、质量要求、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任、售后服务等核心商务和技术条款。由于是单一来源，谈判的焦点更多在于价格的合理性、合同条款的细致严谨性以及供应商的履约能力承诺。五、公示程序（如适用）根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法规规定，除特殊情况外，采用单一来源采购方式的，采购人和采购代理机构应当在采购活动开始前，在指定的媒体上公示单一来源采购理由和唯一供应商名称。公示期一般不少于五个工作日。公示的目的是接受社会监督，若公示期内收到异议，需按规定进行处理和答复。对于非政府采购项目，组织可根据自身管理要求决定是否执行公示程序，但引入公示机制有助于提升采购透明度。六、合同的谈判、签订与履行（一）谈判采购方与拟定供应商就采购文件中的各项条款进行详细谈判。谈判的核心不仅在于价格，更在于确保供应商能够完全满足采购需求，并对合同条款达成一致。对于价格，应尽力争取合理优惠。谈判过程应有详细记录。（二）合同签订谈判达成一致后，按照组织内部合同管理规定，拟定采购合同。合同条款应与谈判结果一致，并符合国家法律法规及组织内部制度要求。合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。（三）合同履行与验收合同签订后，供应商按照合同约定履行供货或服务义务。采购方负责过程中的协调与监督，并在供应商履约完成后，依据合同约定的验收标准组织验收。验收合格后，方可办理后续的付款等手续。七、档案管理：追溯与备查单一来源采购项目的所有文件材料，包括但不限于采购需求、审批表、论证报告及附件、专家意见、公示材料（如有）、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等，均应按照组织档案管理规定进行整理、归档，确保采购全过程可追溯、可审计。撰写建议与注意事项1.充分论证是前提：务必将功夫下在前面，确保单一来源采购的理由真实、充分、有据可查，避免流于形式或为了“图方便”而滥用单一来源采购方式。2.材料完整是基础：申请材料力求完整、规范，所有复印件需注明“与原件核对一致”并加盖公章。3.流程合规是关键：严格遵守组织内部及国家相关法律法规规定的流程和时限要求，不得擅自简化或跳过必要环节。4.记录详实是保障：论证过程、审批过程、谈判过程等均应有详实记录，以备后续审计和监督检查。5.主动沟通：在整个流程中，需求部门应与采