建筑施工项目合同管理流程说明书

建筑施工项目合同管理流程说明书一、引言建筑施工项目合同管理是工程项目管理的核心组成部分，贯穿于项目策划、实施、竣工及保修的全过程。其核心目标在于规范合同行为，明确合同各方权利与义务，控制合同风险，保障工程顺利进行，最终实现项目的预期经济与社会效益。本流程说明书旨在为建筑施工企业提供一套系统、规范、具有实操性的合同管理指引，确保合同管理工作的有序高效开展。二、合同策划与准备阶段合同的策划与准备是合同管理的起点，其质量直接影响后续合同管理的成败。1.项目前期策划与合同需求分析：*工作内容：结合项目可行性研究报告、项目建议书及企业战略目标，明确项目的合同类型（如固定总价合同、可调价格合同、成本加酬金合同等）、承包模式（如施工总承包、专业分包、劳务分包等）、合同范围、关键节点工期、质量标准、主要技术要求及核心风险点。*输出成果：项目合同策划书、合同需求清单。*责任主体：项目管理部（或合约部）牵头，技术、质量、安全、财务等相关部门配合。2.合同相对方选择与资格审查：*工作内容：根据项目需求，通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择合格的合同相对方（如承包商、供应商、设计单位等）。对潜在合作方的资质、业绩、财务状况、履约能力、商业信誉等进行严格审查与评估。*输出成果：合格供方名录、资格审查报告。*责任主体：招标采购部（或合约部）牵头，相关业务部门参与评审。3.合同风险识别与评估：*工作内容：组织相关部门对合同签订及履行过程中可能存在的法律风险、经济风险、技术风险、管理风险等进行系统性识别、分析与评估，并制定初步的风险应对策略。*输出成果：合同风险评估报告、风险应对预案。*责任主体：合约部牵头，法务、技术、工程、财务等部门参与。4.合同范本选用与定制：*工作内容：优先选用国家或行业推荐的标准合同范本。对于特殊或复杂项目，可在标准范本基础上，结合项目具体情况和合同风险评估结果，进行必要的条款增删、修改和补充，形成个性化合同文本初稿。*输出成果：合同文本初稿。*责任主体：合约部负责，法务部门提供法律支持。三、合同谈判与起草阶段合同谈判与起草是将策划意图转化为具体合同条款的关键环节，需要高度的专业性与严谨性。1.谈判团队组建与方案制定：*工作内容：根据合同重要性及复杂程度，组建由合约、技术、工程、财务、法务等专业人员构成的谈判团队。明确谈判目标、策略、底线及各成员职责。*输出成果：谈判方案、谈判人员授权书。*责任主体：合约部牵头，相关部门配合。2.合同条款谈判：*工作内容：就合同文本初稿中的核心条款（如工程范围、合同价款、支付方式、工期、质量、违约责任、争议解决方式、风险分担等）与合同相对方进行坦诚、专业的沟通与磋商。对谈判过程进行详细记录。*输出成果：谈判记录、修改后的合同文本。*责任主体：谈判团队。3.合同文本最终起草：*工作内容：根据谈判达成的一致意见，对合同文本进行最终的修改、完善和规范，确保合同条款表述清晰、准确、无歧义，逻辑严谨，权利义务对等，符合法律法规及项目实际情况。*输出成果：合同评审稿。*责任主体：合约部，法务部门复核。四、合同评审、签署与备案阶段合同在正式签署前必须经过严格的内部评审，以确保合同的合法性、完整性和可执行性。1.合同内部评审：*工作内容：将合同评审稿分发至企业内部相关部门（如技术、工程、质量、安全、财务、法务、审计等）进行专业评审。各部门从自身专业角度对合同条款的合理性、可行性、风险点提出评审意见。*输出成果：合同评审意见汇总表、评审通过/修改后合同文本。*责任主体：合约部负责组织，各相关部门配合。2.合同最终定稿：*工作内容：合约部汇总各部门评审意见，与合同相对方就需要修改的内容进行再次沟通（如必要），并对合同文本进行最终调整，形成合同正式签署稿。*输出成果：合同正式签署稿。*责任主体：合约部。3.合同签署：*工作内容：按照企业授权管理规定，由法定代表人或其授权委托人在合同正式签署稿上签字并加盖企业公章（或合同专用章）。同时，确保合同相对方签字盖章的合法性与有效性。*输出成果：正式签署的合同文本。*责任主体：合约部，相关授权人员。4.合同备案与分发：*工作内容：对签署完毕的合同进行编号、登记，并按照国家及地方相关规定办理必要的合同备案手续。将合同正本归档保存，副本分发至合同履行相关部门（如项目部、财务部等）。*输出成果：合同备案证明（如需）、合同分发记录、合同台账更新。*责任主体：合约部（档案管理部门配合）。五、合同履行与控制阶段合同履行是合同管理的核心环节，需要对合同执行全过程进行动态跟踪与有效控制。1.合同交底：*工作内容：合约部（或项目部）组织向项目管理团队及相关执行人员进行合同交底，详细解读合同主要条款、技术标准、质量要求、工期节点、付款方式、违约责任、风险防范措施及争议解决程序等。*输出成果：合同交底记录。*责任主体：合约部、项目部。2.合同执行跟踪与检查：*工作内容：项目部是合同履行的主要责任单位，负责日常的合同执行跟踪，包括工程进度、质量、安全、成本控制等是否符合合同约定。定期（如月度、季度）对合同履行情况进行检查与分析，及时发现并处理履约偏差。*输出成果：合同履行跟踪记录表、履约偏差报告。*责任主体：项目部，合约部进行监督与指导。3.合同价款支付与结算管理：*工作内容：严格按照合同约定的付款节点、付款比例和审批流程办理工程预付款、进度款、竣工结算款的支付。财务部会同合约部、项目部对付款申请的真实性、合规性进行审核。*输出成果：工程款支付申请、审核单、支付凭证；竣工结算报告。*责任主体：项目部（提出申请），合约部（审核），财务部（支付）。4.合同变更管理：*工作内容：因工程实际情况变化（如设计变更、现场签证等）需要对原合同内容进行修改、补充或调整时，应严格按照合同约定的变更程序进行。对变更的必要性、合理性、费用及工期影响进行评估和确认，并及时签订书面变更协议。*输出成果：合同变更申请、变更审批单、变更协议。*责任主体：项目部（提出变更需求），合约部（审核与谈判），相关技术、工程部门配合。5.合同索赔与反索赔管理：*工作内容：在合同履行过程中，如发生一方违约或因非己方原因导致损失时，应按照合同约定的程序和时限，及时收集、整理相关证据，提出索赔或进行反索赔。注重索赔的时效性和证据的充分性。*输出成果：索赔意向通知书、索赔报告、反索赔报告、索赔/反索赔处理结果。*责任主体：项目部（发现与初步处理），合约部（专业处理与谈判），法务部门提供支持。六、合同收尾与后评价阶段合同的收尾工作是合同管理的最后环节，也是总结经验、提升管理水平的重要途径。1.合同竣工验收与结算：*工作内容：工程完工后，按照合同约定组织竣工验收。验收合格后，及时办理工程竣工结算，结清所有款项。*输出成果：竣工验收报告、最终竣工结算书。*责任主体：项目部、合约部、财务部。2.合同资料归档：*工作内容：将合同签订及履行过程中形成的所有文件资料（包括合同文本、补充协议、变更协议、签证单、会议纪要、函件、结算资料、索赔资料、验收报告等）进行系统整理、编目、装订，按照档案管理规定进行归档保存。*输出成果：完整的合同档案。*责任主体：项目部、合约部，档案管理部门。3.合同后评价：*工作内容：项目竣工结算完成后，组织相关部门对合同的签订、履行、管理过程进行全面回顾与评价。分析合同条款的合理性、风险控制的有效性、合同管理的效率与效果、经验教训等，形成合同管理后评价报告，为后续项目合同管理提供改进依据。*输出成果：合同管理后评价报告。*责任主体：合约部牵头，项目部及相关部门配合。七、合同管理的组织与职责为确保合同管理流程的有效运行，企业应明确合同管理的组织架构和各部门职责：1.企业层面：*合约管理部门（或类似职能部门）：作为合同管理的归口管理部门，负责制定和完善合同管理制度、合同范本；组织重要合同的策划、谈判、评审；合同备案与台账管理；指导和监督项目部的合同管理工作；处理重大合同纠纷与索赔；组织合同后评价。*法务部门：负责提供法律咨询支持，审查合同的合法性，参与重大合同谈判，协助处理合同纠纷与诉讼。*财务部门：负责合同价款的支付审核与结算，参与合同经济性评审，对合同资金风险提出意见。*技术、工程、质量、安全等业务部门：从各自专业角度参与合同策划、评审，提供技术支持，监督合同相关条款的履行。2.项目层面：*项目经理：对项目合同履行负总责。*项目合约工程师（或商务经理）：在项目部负责人领导下，具体负责项目日常合同管理工作，包括合同交底、履行跟踪、变更管理、索赔管理、结算办理、合同资料收集整理等。*项目其他管理人员：熟悉合同相关条款，在各自职责范围内执行合同，及时反馈合同履行中出现的问题。八、合同管理配套制度与工具1.合同管理制度体系：包括但不限于合同管理办法、招投标管理办法、分包合同管理办法、合同评审办法、合同档案管理办法等。2.标准合同范本库：根据常用合同类型（如施工总承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、采购合同等）制定和完善标准合同范本。3.合同管理信息系统：利用信息化手段实现合同起草、评审、签署、履行、归档等全流程线上管理，提高管理效率，便于数据统计与分析。4.合同台账：建立健全合同台账，动态记录合同基本信