行政文件归档与保存管理模板

行政文件归档与保存管理模板一、适用工作场景本模板适用于各类企事业单位、机关及社会团体在日常行政管理中产生的各类文件的归档与保存管理，具体包括但不限于：公司内部红头文件、管理制度、工作流程等规范性文件；会议纪要、工作报告、请示批复等事务性文件；人事档案（劳动合同、入职登记表、考核记录等）、财务凭证（报销单、发票、合同等）专项文件；项目资料（立项报告、实施方案、验收报告等）专项文件；对外往来函件、合作协议、证照复印件等协作性文件；电子文件（邮件、扫描件、电子表格等）的归档与备份管理。二、标准化操作流程（一）文件收集：全面覆盖，责任到人明确收集范围：根据文件类型（如综合类、人事类、财务类、项目类），制定《文件分类目录》（详见第三部分“配套工具模板”），保证各类应归档文件不遗漏。落实收集责任：各部门指定专人（如*部门助理）作为本部门文件归档责任人，负责本部门日常文件的收集、初步整理；行政部统筹全局，每月25日前向各部门发出《文件归档提醒函》，督促按时提交。收集时间要求：月度文件：次月5日前完成收集；年度专项文件（如年度总结、审计报告）：次年1月10日前完成收集；即时性文件（如紧急通知、重要函件）：收到后3个工作日内提交行政部。（二）文件分类：逻辑清晰，层级分明一级分类（按部门/职能）：根据文件形成部门或核心职能分为“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“项目部”等（可根据企业实际调整）。二级分类（按文件类型）：在一级分类下，按文件性质进一步细分，例如：综合管理部：制度类、会议类、证照类、档案类；人力资源部：招聘类、合同类、考核类、福利类；财务部：凭证类、报表类、税务类、审计类。三级分类（按年度/项目）：在二级分类下，按年份或项目名称细化，例如“2024年制度类”“项目实施方案类”。（三）文件编码：唯一标识，便于检索采用“一级分类缩写-二级分类缩写-年度-流水号”的编码规则，保证每份文件有唯一编码。示例：综合管理部制度类2024年第3份文件：ZD-ZD-2024-003；人力资源部招聘类2023年第15份文件：RL-ZP-2023-015；项目部项目实施方案类2024年第1份文件：XM-XF-2024-001。注：分类缩写可由企业自定义（如“ZD”代表制度、“RL”代表人事），需形成《文件分类编码规则》并在内部公示。（四）文件整理：规范装订，信息完整检查文件完整性：核对文件是否有缺页、漏签、模糊不清等情况，重要文件（如合同、制度）需保证签字、盖章手续齐全。排序与装订：按文件形成时间或逻辑顺序排序（如会议纪要按会议时间、请示批复按请示日期）；使用无酸纸档案夹或订书机（左侧装订）固定，避免使用金属夹（易氧化损坏文件）；多页文件需加盖“骑缝章”（仅限合同、重要协议类文件）。填写文件标签：在档案夹右上角粘贴统一格式的《文件标签》，标注“文件编码+文件名称+年度+归档日期+责任人”，例如：“ZD-ZD-2024-003-公司考勤管理制度-2024-01-15-*行政”。（五）文件归档：有序存放，交接清晰编制归档清单：行政部根据整理后的文件，填写《文件归档登记表》（详见第三部分），记录文件编码、名称、形成部门、归档日期、存放位置等信息。移交与签收：各部门将整理好的文件连同《文件归档登记表》一并移交至行政部档案管理员；档案管理员核对文件与清单是否一致，确认无误后双方签字确认，各执一份备查。实体存放：按文件编码顺序存入专用档案柜，档案柜外贴“一级分类标签”（如“综合管理部”“财务部”）；每个档案柜内层放置《档案柜目录卡》，标注该柜存放的文件分类及编码范围；涉密文件需单独存放于带密码锁的保密柜，并由专人管理。（六）后续管理：动态维护，安全可控定期检查：档案管理员每季度对档案柜进行一次检查，查看文件是否受潮、虫蛀、破损，发觉问题及时处理（如更换档案夹、干燥除湿）。借阅管理：借阅档案需填写《档案借阅申请表》（详见第三部分），说明借阅原因、归还日期，经部门负责人审批后，档案管理员方可借出；涉密文件借阅需经分管领导审批，且借阅期间不得带离办公区域；借阅期限一般不超过7个工作日，到期需归还，如需续借需提前3天申请。电子文件备份：每月将新增电子文件刻录成光盘或存储至企业专用服务器，备份文件需加密并设置访问权限；电子档案需定期（每季度）检查可读性，防止存储介质损坏导致数据丢失。到期鉴定与销毁：对超过保存期限的文件（如财务凭证保存10年、一般文件保存5年，具体参照《档案法》及企业规定），由行政部组织鉴定小组（含档案管理员、法务专员、部门负责人）进行鉴定；确认无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》，经总经理审批后，由两人以上监销并在销毁记录上签字，严禁私自丢弃或出售。三、配套工具模板（一）文件分类目录表一级分类（部门/职能）二级分类（文件类型）三级分类（年度/项目）分类说明及示例综合管理部制度类2024年公司内部管理制度、流程规范，如《考勤管理制度》《办公用品管理办法》会议类2024年Q1季度经营分析会、月度例会纪要，含参会人员、决议事项证照类永久公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件（需加盖公章）人力资源部合同类2023-2024劳动合同、保密协议、竞业限制协议，按员工姓名排序考核类年度年度绩效考核表、奖惩记录，含员工姓名、考核结果财务部凭证类2024年1-3月原始凭证（发票、报销单）、记账凭证，按月份装订报表类季度资产负债表、利润表、现金流量表，需财务负责人签字项目部实施方案类项目项目立项报告、实施方案、进度计划，含项目编号、负责人验收类项目项目验收报告、客户反馈意见，需双方盖章确认（二）文件归档登记表归档日期文件编码文件名称形成部门/人份数页数存放位置（柜-层-格）责任人备注2024-01-15ZD-ZD-2024-003公司考勤管理制度综合管理部/*行政15综合管理部-1层-1格*行政含修订版记录2024-01-18RL-ZP-2023-015劳动合同人力资源部/*人事13人力资源部-2层-3格*人事合同期限：2023-20262024-01-20XM-XF-2024-001项目实施方案项目部/*225项目部-3层-2格*含附件预算表（三）档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期档案名称/编码借阅原因审批人备注*市场部2024-03-012024-03-05ZD-ZD-2023-008-市场推广方案参考过往活动策划*市场经理已确认借阅权限*赵六财务部2024-03-022024-03-04RL-ZP-2022-009-离职证明办理社保转移*财务总监涉密文件，现场查阅四、关键管理要点（一）文件完整性控制重要文件（如合同、制度）需在正式生效后3个工作日内提交归档，避免因拖延导致文件丢失；电子文件需同时保存原始格式（如Word、PDF）及可编辑格式，保证内容可追溯。（二）保密与安全涉密文件（如商业计划书、财务数据）需标注“秘密”字样，借阅需经部门负责人及分管领导双签批；档案柜需上锁，钥匙由档案管理员及行政部负责人分别保管，密码每季度更换一次。（三）人员与培训档案管理员需具备档案管理基础知识，每年参加至