企业行政管理标准作业程序指南

企业行政管理标准作业程序指南一、办公环境管理：日常维护与规范要求（一）适用范围本规范适用于企业总部及各分支机构的办公区域（包括办公室、会议室、接待区、茶水间、走廊等公共区域）的环境维护与管理，旨在营造整洁、有序、安全的办公环境，提升员工工作舒适度与企业形象。（二）操作步骤1.日常清洁管理责任划分：各办公区域环境维护实行“属地管理”，员工负责个人工位及周边1米范围内的清洁；行政部统一协调第三方保洁公司负责公共区域（会议室、走廊、茶水间等）的日常清洁。清洁频次：个人工位：每日下班前10分钟整理桌面、清理垃圾，保证物品摆放整齐；公共区域：保洁公司每日上班前1小时完成地面清扫、垃圾清理、茶水间设备消毒；每周五下午进行深度清洁（玻璃擦拭、绿植养护、卫生间消毒等）。检查机制：行政专员*每周一上午9:00对公共区域清洁情况进行检查，填写《办公环境检查表》，对不合格项要求保洁公司2小时内整改。2.办公设施维护设施清单：行政部每季度更新《办公设施台账》，包含空调、照明、饮水机、打印机、绿植等设施的名称、数量、位置及维护记录。故障报修：员工发觉设施故障时，通过企业OA系统提交《设施报修单》，注明故障位置、现象及紧急程度；行政部接收后1小时内响应，紧急故障（如空调停机、水管漏水）2小时内安排维修，非紧急故障24小时内解决。定期检修：行政部每半年组织一次办公设施全面检修（如空调滤网清洗、电路安全检查），并留存检修记录。3.绿植与安全管理绿植养护：行政部根据办公区域面积配置绿植，选择易养护、净化空气的品种（如绿萝、吊兰），每周安排专业人员浇水、修剪，保证无枯枝、无病虫害。安全巡查：每日下班前，各部门指定人员（如部门助理*）检查本区域电源关闭、门窗锁闭情况，行政部不定期抽查，发觉安全隐患立即通报并整改。（三）模板表格表1：办公环境日常检查表检查区域检查项目检查标准检查结果（合格/不合格）整改情况检查人检查日期办公室桌面物品摆放无杂物、文件有序归档*小明2023-10-09会议室地面清洁度无纸屑、无污渍*张主管2023-10-09茶水间饮水机消毒每周更换滤芯，表面无水渍*李助理2023-10-09公共走廊照明设备灯泡完好，开关正常*王专员2023-10-09（四）注意事项清洁工具需分类使用（如地面拖把与桌面抹布分开），避免交叉污染；严禁在办公区域吸烟、堆放个人物品或易燃易爆物品；节假日前需组织全面环境大扫除，保证假期后办公环境整洁；发觉设施故障或安全隐患需第一时间上报，严禁私自拆卸或维修。二、办公用品管理：需求申领与库存全流程管控（一）适用范围本规范适用于企业各类办公用品（包括办公用纸、文具、耗材、劳保用品等）的采购、入库、领用、盘点及报废管理，旨在规范流程、控制成本、保障供应。（二）操作步骤1.需求提报与审批月度需求：每月25日前，各部门根据实际使用情况填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人*审核后提交至行政部；紧急需求：突发性办公用品需求（如会议急需物资），可通过OA系统提交《紧急用品申请单》，注明紧急原因，经行政总监*审批后优先处理。2.采购与入库供应商选择：行政部每季度对办公用品供应商进行评估（价格、质量、交货期等），建立《合格供应商名录》，优先选择定点供应商合作；采购执行：行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，经财务部审核预算后，由采购专员*下单采购；入库验收：物品到货后，行政部与采购专员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《办公用品入库单》，录入《库存台账》（含入库日期、数量、单价、领用记录等）。3.领用与发放领用流程：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》，注明物品名称、数量及用途，经部门负责人审批后至行政部领取；领用限制：实行“按需领用、杜绝浪费”原则，消耗类用品（如笔、本）每月每人限领1次，耐用品（如计算器、U盘）需以旧换新，并登记《耐用品领用登记表》。4.盘点与报废月度盘点：每月最后1个工作日，行政部与财务部共同对办公用品进行盘点，核对《库存台账》与实际库存，编制《月度盘点表》，差异率超过5%需分析原因并整改；报废处理：对于损坏、过期或无法使用的办公用品，由行政部填写《办公用品报废申请单》，经行政总监审批后，统一进行环保处理（如碎纸、回收），严禁私自丢弃或变卖。（三）模板表格表2：办公用品需求申请表部门：*销售部申请人：*赵三日期：2023-10-09序号物品名称规格/型号1A4复印纸80g2签字笔0.5mm黑色3文件夹A4款（蓝色）部门负责人审批：*李经理（签字）行政部审核：*张主管（签字）表3：办公用品库存台账（节选）序号物品名称规格入库日期入库数量单价（元）领用数量结存数量负责人1A4复印纸80g2023-10-01100251585*王专员2签字笔0.5mm黑2023-10-05501.51040*王专员（四）注意事项办公用品采购需严格执行预算，超预算需求需提交书面说明并经总经理*审批；库存物品需分类存放（如纸类、文具类分开），标注清晰名称及数量，避免受潮、损坏；严禁将办公用品用于私人用途或私自外借，违者按企业奖惩制度处理；定期评估办公用品使用效率，优化采购品类（如减少低频使用物品的库存）。三、会议组织管理：从筹备到闭环的全流程规范（一）适用范围本规范适用于企业各类会议（包括例会、专题会、评审会、外部会议等）的组织、召开及后续跟进，旨在提高会议效率、保证会议决议落实。（二）操作步骤1.会议筹备议题收集：会议组织部门（如行政部或业务部门）提前3个工作日收集会议议题，明确会议目标、议程、时长及参会人员；材料准备：各议题负责人需提前2个工作日提交会议材料（如PPT、数据报告），由组织部门审核后统一分发；场地与设备：行政部根据会议规模预订会议室（10人以下用小型会议室，10人以上用大会议室），提前调试投影仪、麦克风、音响等设备，准备会议物资（如名牌、茶水、签到表）。2.会议通知与签到通知发布：会议召开前1个工作日，通过OA系统发布《会议通知》，注明会议时间、地点、议程、参会人员及需携带的材料；签到管理：参会人员需提前10分钟到达会场，在《会议签到表》上签字签到，迟到或无法参会需提前向会议组织人*请假。3.会议召开与记录会议主持：主持人需严格按照议程控制会议时间，避免跑题或拖延；各议题汇报人需简明扼要，重点突出；会议记录：指定专人（如行政助理*）负责记录会议内容，包括决议事项、责任人、完成时限及需跟进的问题，形成《会议纪要》初稿，会后24小时内提交给会议主持人审核。4.会后跟进与归档纪要分发：审核通过后的《会议纪要》需在1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门，并抄送公司领导；决议跟踪：各责任人需严格按照《会议纪要》中的时限完成工作，行政部每周跟踪决议落实情况，填写《会议决议跟踪表》，未按时完成需向分管领导*说明原因；资料归档：会议材料（通知、签到表、纪要、汇报PPT等）需在会后3个工作日内整理归档，电子版存入企业共享文件夹，纸质版由行政部统一保管。（三）模板表格表4：会议筹备清单筹备环节具体事项负责人完成时限备注议题收集收集各部门会议议题*业务经理会前3个工作日明确目标与时长场地预订确认会议室及设备*行政助理会前1个工作日备用会议室预案材料准备审核会议材料*部门主管会前2个工作日保证数据准确通知发布发布会议通知*行政专员会前1个工作日OA系统发送表5：会议纪要模板会议名称：*2023年Q3销售目标评审会时间：2023-10-1014:00-16:00地点：*三楼大会议室参会人员：总经理、销售总监、*财务总监、各部门负责人缺席人员：*（无）记录人：*刘助理会议议程：1.Q2销售业绩回顾；2.Q3销售目标分解；3.资源支持需求讨论决议事项：责任人完成时限1.调整华东区Q3销售目标至500万元*销售经理2023-10-152.增加市场推广预算20万元*财务总监2023-10-123.每周五召开销售进度例会*销售总监2023-10-16起（四）注意事项会议需提前明确目标，避免“为开会而开会”，无实质性议题的会议可取消；会议材料需提前分发，保证参会人员有充足时间准备；会议期间需将手机调至静音或震动模式，禁止随意走动或交头接耳；会议决议需明确责任人与时限，避免“议而不决、决而不行”。四、固定资产管理：全生命周期维护与合规管控（一）适用范围本规范适用于企业固定资产（包括办公设备、家具、IT设备、车辆等）的申购、验收、领用、调拨、维护、盘点及报废管理，旨在保证资产安全、提高使用效率、规范资产处置流程。（二）操作步骤1.资产申购与审批需求发起：各部门因工作需要新增固定资产时，填写《固定资产申购表》，注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源，经部门负责人*审核后提交至行政部；审批流程：行政部对申购必要性进行审核，财务部审核预算，金额在5000元以下的由行政总监审批，5000元以上的由总经理审批。2.采购与验收采购执行：行政部根据审批通过的《固定资产申购表》，通过招标或询价方式采购，签订采购合同，明确质保期、售后服务等条款；资产验收：资产到货后，行政部、使用部门及财务部共同验收，核对资产名称、规格、数量、功能及配件，确认无误后填写《固定资产验收单》，录入《固定资产台账》（含资产编号、名称、型号、购买日期、使用部门、责任人等信息）。3.领用与调拨领用登记：使用部门领取资产时，需填写《固定资产领用登记表》，明确责任人及保管责任，行政部更新《固定资产台账》中的“使用部门”及“责任人”字段；内部调拨：资产在部门间调拨时，需由调出部门填写《固定资产调拨单》，经双方部门负责人及行政部审批后，更新台账信息，保证账实相符。4.维护与盘点日常维护：使用部门负责资产的日常清洁与简单维护（如电脑系统更新、打印机清洁），行政部每季度联系供应商进行专业维护（如空调保养、IT设备检测），并记录维护情况；定期盘点：每年12月，行政部联合财务部进行固定资产全面盘点，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、毁损资产分析原因，经审批后进行账务处理。5.报废与处置报废申请：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请单》，注明报废原因、数量、原值及残值，经行政部鉴定、财务部审核、总经理审批后处置；合规处置：报废资产需通过公开拍卖、回收等方式处置，残值收入上缴财务部，严禁私自处置或报废。（三）模板表格表6：固定资产台账（节选）资产编号资产名称规格型号购买日期原值（元）使用部门责任人存放位置状态（在用/闲置/报废）BG-001笔记本电脑ThinkPadX12022-05-108000*市场部*陈四市场部办公室在用BG-002打印机HPLaserJetPro2021-08-153500*行政部*行政部文印室在用表7：固定资产报废申请表资产名称：*办公桌资产编号：BG-015原值（元）：1200使用年限：5年报废原因：桌面板老化开裂，无法修复鉴定意见：经行政部现场鉴定，已达报废标准鉴定人：*张主管日期：2023-10-09审批意见：同意报废，残值收入200元上缴财务总经理签字：*赵总日期：2023-10-11（四）注意事项固定资产需粘贴“资产标签”（含编号、名称），标签不得随意撕毁或涂改；员工离职或调岗时，需办理资产交接手续，未办理交接者不予办理离职/调岗流程；严禁将企业固定资产用于私人用途或外借，违者按资产原值的1-2倍赔偿；定期更新《固定资产台账》，保证信息准确，每年至少更新一次。五、印章管理：规范用印与风险防控（一）适用范围本规范适用于企业公章、合同章、财务章、法人章、发票章等印章的保管、使用、登记及变更管理，旨在防范印章使用风险，保证企业合法权益。（二）操作步骤1.印章保管专人负责：各类印章实行“专人保管、专柜存放”，公章、合同章由行政部保管，财务章、发票章由财务部保管，法人章由法定代表人*或其授权人保管；保管要求：印章需存放于带锁的铁皮柜中，保管人钥匙不得转借或复制；非工作时间需将印章锁入保险柜，保险柜密码由保管人专人保管。2.用印申请与审批申请流程：用印前，申请人填写《印章使用申请审批表》，注明用印单位、文件名称、用印份数、用途及申请人信息，并附需盖章文件原件；审批权限：日常办公文件（如通知、函件）：部门负责人*审批；合同、协议类文件：法务部审核，分管领导审批，金额10万元以上的需总经理*审批；财务相关文件（如支票、发票）：财务负责人*审批。3.用印登记与归还登记内容：保管人核对审批通过的《印章使用申请审批表》与文件内容，确认无误后，在《印章使用登记表》中记录用印日期、用印单位、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，方可盖章；归还检查：用印后，保管人需检查文件是否加盖清晰、有无漏盖或多盖，确认无误后交还申请人，并在登记表上签字确认。4.印章变更与销毁印章变更：因名称变更、损坏或遗失需刻制新印章时，由行政部提交《印章刻制申请表》，经总经理审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制，新印章启用后，旧印章需交回行政部封存或销毁；印章销毁：停用或报废的印章，由行政部填写《印章销毁申请表》，经总经理审批后，由保管人、行政部负责人、财务部负责人共同监督销毁，并留存销毁记录。（三）模板表格表8：印章使用申请审批表用印单位：*销售部申请人：*周七日期：2023-10-09文件名称《*产品销售合同》用印份数用印用途与*客户签订销售合同是否附文件原件部门负责人审批：*李经理（签字）法务部审核：*吴法务（签字）分管领导审批：*孙总（签字）保管人用印：*张主管（签字）表9：印章使用登记表用印日期用印单位文件名称份数申请人审批人保管人备注2023-10-09*销售部产品销售合同3*周七*孙总*张主管已归档2023-10-10*行