医疗机构人事档案管理操作流程

医疗机构人事档案管理操作流程人事档案管理是医疗机构人力资源管理工作的基石，它如实记录了医务人员及其他工作人员的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等重要信息，是医院识人用人、职称评聘、薪酬管理、历史查考的重要依据。一套科学、规范、严谨的人事档案管理操作流程，对于提升医院管理效能、维护职工合法权益、保障医疗事业健康发展具有不可替代的作用。本文将从实际操作角度，详细阐述医疗机构人事档案管理的关键流程与要点。一、档案的建立：规范入口，夯实基础档案的建立是管理工作的起点，其规范性直接影响后续管理的质量。1.材料收集与审核：当新职工入职或原有职工发生身份、学历、职称等重要信息变更时，人事部门应及时、完整地收集相关材料。这些材料通常包括：履历表、自传、鉴定考核考察材料、学历学位证明、专业技术职务任职资格评审表、奖惩材料、党团材料、工资变动审批表、任免聘用材料等。收集人员需对材料的真实性、完整性、规范性进行严格审核，确保材料手续齐全、内容真实、字迹清楚，对于不符合要求的材料，应及时退回并要求补充或更正。特别注意，复印件需注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。2.材料的整理与排序：审核无误的材料，需进行系统整理。按照《干部档案整理工作细则》等相关规定，对材料进行分类（通常分为十大类）、排序、编写页码、填写卷内目录。排序应遵循材料形成的时间顺序与逻辑关系相结合的原则，保持材料间的有机联系。对于篇幅较大的材料，应进行折叠，使其规格与档案盒标准一致；对于破损、褪色的材料，应先进行修复或复制。3.档案的编号与入档：整理好的档案应按照医院制定的档案编号规则进行统一编号，确保每一份档案都有唯一的标识。编号应便于检索和管理。随后，将档案装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。新建立的档案应及时登记入册，纳入医院人事档案管理系统。二、档案的日常管理：精细维护，确保安全日常管理是档案工作的核心环节，旨在保障档案的安全、完整与有序。1.档案库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘（即“七防”）的条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案的接收与转递：接收外部转入档案时，需认真核对档案材料是否齐全、密封是否完好，核对无误后在回执上签字确认。转出档案时，应根据接收单位的要求，通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带。转递前需填写《干部档案转递通知单》，详细列明材料份数，并由接收方签字确认，确保档案转递轨迹清晰可查。3.档案的保管与清点：档案应按照编号顺序整齐排列，便于存取。定期对库存档案进行清点核对，一般每年至少进行一次全面清点，发现问题及时处理，确保账物相符。对于特别重要或易损的档案材料，可采取特殊保护措施。4.保密制度执行：人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。查阅档案必须履行严格的审批手续，严禁私自复制、拍摄、摘抄、传播档案信息。三、档案的利用：依规服务，严格审批档案利用是发挥档案价值的关键，必须在严格的制度约束下进行。1.查阅权限与范围：因工作需要查阅干部人事档案，必须由所在部门提出申请，经人事部门负责人批准后，方可查阅。查阅范围应严格限定在与工作相关的内容。公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，需持单位介绍信和办案人员有效证件，经医院分管人事工作的领导批准。2.查阅手续与要求：查阅档案时，查阅人需出示有效身份证件，并填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间。档案一般不得带出阅档室，确因特殊情况需借出的，须经人事部门主要负责人批准，严格限定借阅期限，并由借阅人签字负责，档案借出期间不得转借、复制。3.查阅纪律：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅摘抄的材料，须经档案管理人员核对无误并加盖公章后才能作为证明材料使用。严禁利用档案材料进行人身攻击、诬告陷害或从事其他违法违纪活动。四、档案的鉴定与销毁：科学处置，规范程序对于已故人员或达到规定保管期限的档案，应进行科学鉴定，对无保存价值的档案予以销毁。1.档案鉴定小组：医院应成立由人事、纪检、审计等部门人员组成的档案鉴定小组，负责对拟销毁档案进行鉴定。2.鉴定与审批：鉴定小组根据档案保管期限规定和实际情况，对档案的保存价值进行评估，提出销毁或继续保存的意见。对确无保存价值的档案，需填写《档案销毁清册》，详细列明档案编号、姓名、材料名称、形成时间等，报医院主管领导审批。3.销毁程序：档案销毁须在指定地点进行，由两人以上负责监销。监销人需认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，确认无误后在清册上签字。销毁过程应确保档案信息无法复原，严禁将销毁档案作为废纸出售或随意丢弃。《档案销毁清册》应永久保存。五、组织领导与人员配备：强化保障，提升素养1.加强组织领导：医院应将人事档案管理工作纳入重要议事日程，明确分管领导，定期研究解决档案管理工作中存在的问题，为人事档案管理工作提供必要的经费和条件保障。2.配备合格人员：档案管理人员应政治素质高、责任心强、熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。定期组织档案管理人员参加业务培训和学习，不断提升其专业素养和操作技能，使其适应新形势下档案管理工作的要求。同时，要关注档案管理人员的职业发展，调动其工作积极性。医疗机构人事档案管理是一项系统性、规范性、保密性极强的工作，贯穿于员工职业生涯的全过程。每一位档案管理人员都应本着对历史负责、对医院负责、对员工负责的态度，恪尽职守