合同评审及签署管理标准化模板

合同评审及签署管理标准化模板引言为规范企业合同全生命周期管理，防范法律风险与经营风险，提升合同审批效率，明确各环节职责分工，特制定本标准化模板。本模板整合合同发起、评审、修订、审批、签署、归档等核心环节，适用于企业各类业务合同（如采购合同、服务合同、销售合同、合作协议等）的管理场景，助力实现合同管理的合规化、标准化与高效化。一、适用范围与核心价值（一）适用场景本模板适用于企业内部所有需对外签署的合同管理活动，具体包括但不限于：业务合作类：与客户、供应商、合作伙伴签订的销售合同、采购合同、框架协议等；服务外包类：与第三方服务机构（如咨询、设计、运维等）签订的服务合同；劳动合同类：与员工签订的劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；资产处置类：固定资产买卖、租赁、转让等合同；其他类型：如借款合同、担保合同、知识产权许可协议等。（二）核心价值风险防控：通过多维度评审（法律、财务、业务），提前识别合同条款漏洞、履约风险及合规问题；效率提升：标准化流程明确各环节职责与时限，减少审批推诿与重复沟通；合规保障：保证合同内容符合法律法规、行业规范及企业内部制度要求；责任追溯：全流程留痕（评审记录、审批意见、签署日志），便于后续争议处理与责任认定。二、标准化操作流程详解合同评审及签署管理遵循“发起-评审-修订-审批-签署-归档”的闭环流程，各环节操作规范（一）合同发起：需求提报与基础信息录入责任主体：业务部门（合同经办人）操作步骤：明确合同需求：经办人根据业务合作需求，确定合同相对方、合作标的、金额、核心条款（如付款方式、交付周期、违约责任等），并收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明等）。填写《合同基本信息表》：使用配套模板（详见第三章）录入合同基础信息，包括合同名称、编号、甲乙双方主体信息、合同类型、标的金额、签订地点、履行期限、主要条款概述、附件清单等。发起审批流程：通过企业OA系统或纸质流程，将《合同基本信息表》及对方主体资格证明材料提交至部门负责人初审。输出物：《合同基本信息表》（含附件材料）（二）多维度评审：风险识别与条款优化责任主体：业务部门（初审）、法务部门（法律评审）、财务部门（财务评审）、相关业务部门（技术/职能评审）操作步骤：部门初审（业务部门）：部门负责人审核合同的业务必要性、条款合理性（如价格是否符合市场标准、交付周期是否可满足）、数据准确性（如金额、数量、日期等），重点核对合作需求与合同内容的一致性。审核通过后，在《合同评审意见表》中填写“业务评审意见”，签字确认并流转至下一环节；若不通过，注明修改意见退回经办人修订。法律评审（法务部门）：法务专员重点审核合同的法律合规性，包括：主体资格：对方是否具备签约资质（如特殊行业需经营许可证、法定代表人授权是否有效）；条款合法性：是否存在违反法律法规的强制性条款（如“霸王条款”）、违约责任是否明确可执行、争议解决方式是否约定明确（如仲裁/诉讼管辖地）；权利义务对等性：双方权利义务是否清晰、是否存在单方免责条款等。法务评审意见需填写至《合同评审意见表》，对存在法律风险的条款，需标注具体修改建议（如“建议删除‘乙方无需承担逾期交付违约责任’条款”）。财务评审（财务部门）：财务经理审核合同涉及的财务条款，包括：付款方式：是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；税费承担：是否明确税费种类及承担方，是否符合税务规定；金额与成本：合同金额是否在预算范围内，成本测算是否合理；发票要求：是否约定发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付条件。财务评审意见填写至《合同评审意见表》，对财务风险点（如“预付款比例超过30%，建议降低至20%”）提出明确修改意见。专项评审（如需）：若合同涉及技术、知识产权、人力资源等专项内容，需由对应职能部门（如技术部、知识产权部、人力资源部）进行评审，保证条款符合专业领域规范（如技术参数的准确性、保密协议的覆盖范围等）。评审时限要求：各部门需在收到评审材料后2个工作日内完成评审（复杂合同可延长至3个工作日），逾期未反馈视为无异议。输出物：《合同评审意见表》（含各部门评审意见）（三）修订完善：意见整合与条款优化责任主体：业务部门（经办人）操作步骤：汇总评审意见：经办人收集各部门评审意见，梳理共性及个性问题，明确需修改的条款清单。修订合同文本：根据评审意见，与对方协商修改合同条款（如涉及重大变更，需同步更新《合同基本信息表》中的“主要条款概述”），保证修改后的条款满足法律、财务及业务要求。反馈修订结果：将修订后的合同文本及《合同评审意见表》（标注修订说明）反馈至各评审部门确认，保证所有评审意见已闭环处理。输出物：修订版合同文本、《合同评审意见表》（修订确认版）（四）审批签署：权限审批与正式签约责任主体：审批人（按权限划分）、法定代表人/授权代表操作步骤：分级审批：根据合同金额、类型及重要性，设定审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务专员审核+分管副总审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务专员+财务经理审核+总经理审批；金额＞50万元：业务部门负责人+法务专员+财务经理+分管副总审核+董事长审批。审批人需重点关注合同的整体风险与收益平衡，在《合同审批流转表》中签署审批意见（“同意”“附条件同意”“不同意”）。若“不同意”，需注明理由并退回经办人。用印申请与签署：审批通过后，经办人向行政部门提交《合同用印申请表》、最终版合同文本（需标注“已终审”字样及版本号）、《合同评审意见表》《合同审批流转表》等材料；行政部门审核材料完整性及审批权限无误后，加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）；双方签署：法定代表人或授权代表需在合同指定签字处签字（或盖章），保证签字与预留印鉴一致；若为电子合同，通过企业认证的电子签名平台完成签署。签署规范：合同一式多份（如正本1份、副本3份），双方各执正本，副本由企业法务、财务、业务部门分别存档。输出物：《合同审批流转表》、签署版合同文本（五）归档管理：资料整理与电子化存储责任主体：业务部门（经办人）、档案管理部门操作步骤：资料整理：经办人在合同签署后3个工作日内，收集完整合同资料，包括：最终版合同文本（正本/副本）；《合同基本信息表》《合同评审意见表》《合同审批流转表》；对方主体资格证明材料（营业执照复印件、授权委托书等）；合同附件（如技术协议、报价单、验收标准等）。归档登记：纸质档案：按合同编号分类存放，档案管理部门在《合同归档登记表》中记录归档日期、存放位置、经办人等信息；电子档案：将合同扫描件（含签字页）及配套表格至企业文档管理系统，设置查阅权限（仅相关部门可访问），保证电子档案与纸质档案一致。定期查阅：档案管理部门建立合同台账，定期（如每季度）统计合同履行情况，对即将到期的合同提前提醒业务部门跟进履约或续签。输出物：《合同归档登记表》、电子档案库三、配套工具表格模板（一）《合同基本信息表》合同名称合同编号甲方（签约主体）名称：_________________________统一社会信用代码：地址：_________________________法定代表人：乙方（签约主体）名称：_________________________统一社会信用代码：地址：_________________________法定代表人：合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他：_________________签订地点合同标的标的金额（大写）标的金额（小写）￥_________________履行期限自_年_月_日至_年_月_日付款方式□一次性□分期□其他：_________主要条款概述（包括但不限于交付/验收标准、违约责任、争议解决方式等）______________________________________________________________________附件清单1.___________________________2.___________________________3.___________________________经办部门经办人部门负责人审核意见签字：______________日期：____年_月_日（二）《合同评审意见表》合同编号评审阶段□发起□修订后评审部门/人员评审人：_____________职务：_______评审日期____年_月_日业务评审意见（部门负责人填写）____________________________________________________________________________________________________________________________________________法律评审意见（法务专员填写）____________________________________________________________________________________________________________________________________________财务评审意见（财务经理填写）____________________________________________________________________________________________________________________________________________专项评审意见（如需）（技术/人力等部门填写）______________________________________________________________________综合评审结论□通过，无需修改□修改后通过□不通过，退回重拟签字：______________日期：____年_月_日（三）《合同审批流转表》合同编号合同名称经办部门经办人审批节点审批人审批意见审批日期业务部门初审部门负责人：_____________________年_月_日法务评审法务专员：_____________________年_月_日财务评审财务经理：_____________________年_月_日分管副总审批（如需）分管副总：_____________________年_月_日总经理/董事长审批总经理/董事长：_____________________年_月_日最终审批结论□同意签署□附条件同意□不同意签署签字：______________日期：____年_月_日（四）《合同归档登记表》合同编号合同名称签订日期乙方主体金额（元）存放位置归档日期经办人备注（如履行状态）四、关键风险控制点与执行要点（一）条款合规性：杜绝“法律陷阱”合同标题需与内容一致，避免使用“意向书”“备忘录”等模糊名称（若为暂定协议，需注明“本协议为暂定版本，以最终签署文本为准”）；违约责任条款需具体、量化（如“逾期交付按日支付合同总额的0.05%违约金”，而非“承担相应违约责任”），避免“无限责任”表述；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构（如“提交市区人民法院诉讼”），避免约定管辖地不明确（如“甲方所在地法院”需明确至具体区县）。（二）评审时效：避免流程延误各评审部门需在规定时限内反馈意见，确需延期的，需提前1个工作日向流程发起人说明原因；合同紧急情况下，可启动“加急评审流程”，由业务部门负责人书面说明紧急事由，审批人同步审批，缩短各环节时限。（三）主体资格：签约方“身份核验”与企业法人签约时，需核对对方《营业执照》副本（复印件加盖公章）及法定代表人身份证明；与自然人签约时，需核对对方身份证原件及复印件，保证签约人与身份信息一致；若由授权代表签约，需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限），并核对授权代表身份证原件。（四）保密义务：敏感信息保护合同评审过程中，严禁无关人员接触合同文本及附件；涉及商业秘密（如技术参数、客户信息、定价策略等）的合同，需在合同中明保证密条款（如“双方对合作信息负有保密义务，保密期限至合同终止后3年”）；归档后的合同资料，档案管理部门需采取加密存储措施，限制非授权查阅。（五）印章管理：严禁“空白用印”合同专用章由行政部门专人保管，用印前需审核审批材料完整性（含《合同审批流转表》、最终版合同文本等），无审批或材料不全的，一律不予用印；严禁在空白合同、空白纸张或未审批的合同文本上加盖印章；合同签署后，印章保管人需在《合同用印登记表》中记录用印日期、合同编号、用印人等信息。（六）归档及时性