标准化采购合同审核与执行流程

标准化采购合同审核与执行流程工具模板一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“采购方”）在开展采购业务时，对采购合同从需求发起到最终履约完成的全流程标准化管理。典型应用场景包括但不限于：生产型企业原材料、零部件采购；服务型企业IT服务、咨询服务、营销服务等外包采购；事业单位办公设备、耗材、服务类采购；项目型企业工程类、物资类集中采购；跨部门协作采购（如行政部统一采购办公用品、市场部采购推广服务等）。二、标准化采购合同全流程操作指南（一）需求发起与确认目标：明确采购需求，保证采购内容与业务目标一致。责任人：需求部门负责人、采购专员。操作步骤：需求提报：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》（模板1），注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间、技术参数等核心信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。需求审核：采购部收到需求后，重点审核需求合理性（如是否符合年度预算、规格参数是否清晰、数量是否与实际匹配）、预算合规性（预估金额是否在部门预算范围内），必要时与需求部门沟通补充细节。审核通过后，进入供应商选择环节；若不通过，退回需求部门修改。（二）供应商选择与资质审核目标：保证供应商具备履约能力，采购过程公平合规。责任人：采购专员、法务专员、需求部门代表。操作步骤：供应商寻源：根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式确定候选供应商（金额≥50万元或涉及采购的需优先采用公开招标）。资质初审：采购部收集供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、近三年类似项目业绩证明、信用报告等材料，填写《供应商资质审核表》（模板2），重点核查供应商主体资格是否有效、经营范围是否涵盖采购内容、是否存在失信记录等。现场考察（可选）：对金额较大或技术复杂的采购项目（如大型设备采购、工程服务），组织需求部门、法务部组成考察小组，对供应商生产/经营场地、技术能力、质量管控体系等进行实地考察，形成《供应商考察报告》。供应商确定：综合资质审核结果、考察情况（如需）、报价等因素，选择最优供应商，报采购部负责人及分管领导审批。（三）合同拟定与条款审核目标：保证合同条款完整、合规，权责清晰，规避法律风险。责任人：采购专员、法务专员、财务专员、需求部门负责人。操作步骤：合同起草：采购部根据采购需求及供应商报价，使用标准采购合同模板（模板3）起草合同，明确以下核心条款：合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；采购标的（名称、规格型号、数量、质量标准及验收方法）；履约安排（交付时间、地点、方式、运输及风险承担）；付款方式（预付款比例、进度款节点、尾款支付条件及账户信息）；双方权利义务（如供应商的售后服务、采购方的配合义务）；违约责任（逾期交货/付款、质量不达标等情况的赔偿标准）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）；合同生效条件及附件清单（如技术协议、报价单等）。部门审核：需求部门审核：重点核对采购标的、技术参数、交付时间是否与需求一致，确认质量验收标准可执行。财务部门审核：审核付款方式、金额与预算匹配度，保证资金支付流程合规；核查供应商账户信息是否准确（避免个人账户）。法务部门审核：重点审查合同条款合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等）、权责对等性、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效，避免“霸王条款”或法律漏洞。修订与定稿：采购部汇总各部门审核意见，与供应商沟通修订合同，直至所有审核部门确认无异议后，形成合同最终版。（四）合同签署与用印目标：保证合同签署流程规范，具备法律效力。责任人：采购专员、行政部、法定代表人/授权代表。操作步骤：签署审批：采购部将定稿合同提交至分管领导及总经理（或授权人）签署审批，确认合同金额、条款符合公司规定。用印申请：审批通过后，采购部填写《合同用印申请表》（模板4），附合同正本、审批单及附件，提交至行政部。用印管理：行政部核对合同内容与审批单一致性，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；若涉及多页合同，需加盖骑缝章。分发与存档：签署完成后，采购部留存合同正本至少2份（1份归档、1份交财务部），供应商留存1份，需求部门可根据需要留存复印件。（五）合同执行与履约跟踪目标：保证供应商按合同约定履行义务，及时发觉并解决履约问题。责任人：采购专员、需求部门负责人、仓库/使用部门。操作步骤：履约交货：供应商按合同约定时间、地点交付标的物，采购部与需求部门共同核对数量、外观、随货凭证（如合格证、检测报告）等，填写《到货验收记录单》（模板5）。质量验收：需求部门根据合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术协议参数）对标的物进行检验，必要时送第三方检测机构检测。验收合格后，双方在《验收单》上签字确认；若不合格，需在3个工作日内书面通知供应商，要求其限期整改或退货，并启动违约责任条款。进度跟踪：采购专员通过《合同执行跟踪表》（模板6）定期记录履约进度（如生产进度、交付节点、验收情况），对延迟交货、服务不达标等问题及时预警，协调供应商解决，必要时上报分管领导。（六）付款结算目标：规范资金支付流程，保证付款依据完整、合规。责任人：采购专员、财务专员、需求部门负责人。操作步骤：付款申请：供应商完成履约并验收合格后，采购部根据合同约定付款节点，收集《验收单》《发票》《供应商对账函》等资料，填写《付款申请审批表》（模板7），注明合同编号、付款金额、付款方式、收款账户等信息。审批流程：付款申请经需求部门负责人确认、采购部负责人审核、财务部复核后，提交至分管领导及总经理审批。资金支付：财务部审批通过后，按合同约定方式（银行转账、电汇等）向供应商支付款项，保留付款凭证（如银行回单），并在《合同执行跟踪表》中标记“已付款”。（七）合同变更与终止目标：规范合同变更或终止流程，降低履约风险。责任人：采购专员、法务专员、分管领导。操作步骤：变更申请：因市场变化、需求调整等客观原因需变更合同时由需求部门或供应商提出书面变更申请，说明变更内容（如数量、价格、交付时间等）及原因，附双方协商一致的补充材料。变更审批：采购部组织法务部、财务部审核变更内容的合规性及影响，报分管领导及总经理审批。审批通过后，签订《合同补充协议》（模板8），明确变更条款及后续履约责任，原合同相关条款自动失效。终止处理：若发生不可抗力、一方严重违约等需终止合同的情形，由采购部收集证据（如违约证明、不可抗力证明），报管理层审批后，向对方发出《合同终止通知书》，明确终止日期、善后处理方案（如已付款项退还、未履行部分终止等），并签订《合同终止协议》。（八）合同归档与复盘目标：实现合同全生命周期管理，总结经验优化流程。责任人：采购专员、档案管理员。操作步骤：资料归档：合同履行完毕（含付款、终止）后，采购部整理合同正本、附件、审批单、验收单、付款凭证、沟通记录等全套资料，按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步至公司合同管理系统。流程复盘：每季度或每年末，采购部组织需求部门、财务部、法务部召开合同复盘会，分析履约中的常见问题（如延迟交付、验收争议等），提出流程优化建议，更新采购合同模板及操作指引。三、配套工具模板清单及说明模板1：采购需求申请表字段名称填写说明需求部门提报需求的部门全称需求日期年/月/日采购项目名称简明扼要（如“2024年Q3办公电脑采购”）采购类型□物资类□服务类□工程类采购明细物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（分项列示）用途说明说明采购的具体业务场景及必要性期望交付时间年/月/日（若分批交付，需注明批次及时间节点）技术参数要求核心质量、功能指标（可附技术协议作为附件）需求部门负责人签字采购部审核意见□同意□需修改（注明修改意见）模板2：供应商资质审核表审核项目审核内容结果（√）营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖本次采购内容□通过□不通过相关资质证书如ISO9001认证、行业许可证、特种设备生产许可证等（需核对原件与复印件一致性）□通过□不通过业绩证明近三年类似项目合同（至少3份，附关键页复印件）□通过□不通过信用记录“信用中国”“中国采购网”等平台失信查询□通过□不通过财务状况近一年财务报表（资产负债率、流动比率等核心指标是否健康）□通过□不通过审核结论□推荐进入下一环节□不予推荐（说明原因）审核人*日期模板3：标准采购合同（节选核心条款）合同编号：CG-YYYY-X采购方：[公司全称]，统一社会信用代码：[代码]，地址：[地址]，法定代表人：*供应商：[公司全称]，统一社会信用代码：[代码]，地址：[地址]，法定代表人：*第一条采购标的名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）质量标准示例：笔记本电脑ThinkPadX1台10800080000符合GB/T9813国家标准第二条履约安排交付时间：2024年X月X日前完成交付；交付地点：采购方指定仓库（地址：[地址]）；运输方式及费用：供应商负责运输并承担费用，货物毁损灭失风险自交付时转移至采购方。第三条付款方式预付款：合同签订后7个工作日内，采购方支付合同总额的30%（24000元）；到货款：货物验收合格后7个工作日内，支付60%（48000元）；质保金：剩余10%（8000元）作为质保金，质保期（12个月）满无质量问题后一次性支付。第四条违约责任供应商逾期交货，每逾期1日按逾期部分金额的0.5%支付违约金，逾期超过15日，采购方有权解除合同；质量验收不合格，供应商需在7日内更换或退货，并承担由此给采购方造成的损失。第五条争议解决|因本合同引起的争议，双方应友好协商；协商不成的，提交采购方所在地人民法院诉讼解决。模板4：合同用印申请表合同名称合同编号CG-YYYY-X用印单位□公司公章□合同专用章□骑缝章（可多选）用印份数正本_份，副本_份用印事由简要说明合同签署背景及必要性附件清单□合同文本□审批单□资质文件□其他（请注明）采购部负责人签字行政部审核意见□同意用印□需补充材料用印日期年/月/日模板5：到货验收记录单合同编号CG-YYYY-X验收日期年/月/日供应商名称[供应商全称]运单号[运单编号]采购标的[物品名称]数量[实际到货数]到货外观检查□完好无损□包装破损□其他（请注明：____________）随货凭证□合格证□检测报告□清单（勾选并注明凭证编号）初步验收结论□合格，可进入质量验收□不合格，需整改/退货（说明：____________）验收人（需求部门）（采购部）模板6：合同执行跟踪表合同编号CG-YYYY-X采购标的[物品名称]供应商名称[供应商全称]合同金额[金额]元履约节点计划时间实际时间完成状态合同签订年/月/日年/月/日□已完成预付款支付年/月/日年/月/日□已完成货物交付年/月/日年/月/日□已完成质量验收年/月/日年/月/日□合格□不合格到货款支付年/月/日年/月/日□已完成质保金支付年/月/日年/月/日□待支付跟踪人*（采购专员）更新日期年/月/日模板7：付款申请审批表合同编号CG-YYYY-X供应商名称[供应商全称]付款阶段□预付款□到货款□质保金□其他（请注明）应付金额[金额]元付款账户信息开户行：[银行名称]账户名：[供应商全称]账号：[账号]（需与合同一致）付款依据□合同□验收单□发票（号码：____________）□其他需求部门确认□同意付款□需补充说明（签字：*）日期年/月/日采购部审核□同意付款□驳回原因（签字：*）日期年/月/日财务部复核□符合流程□不符合流程（签字：*）日期年/月/日分管领导审批签字：*日期年/月/日总经理审批签字：*日期年/月/日模板8：合同补充协议主合同编号CG-YYYY-X补充协议编号BC-YYYY-X签订方采购方：[公司全称]供应商：[公司全称]变更内容□数量调整（原：，现：）□价格调整（原：元，现：元）□交付时间调整（原：年/月/日，现：年/月/日）□其他：________变更原因简要说明（如：市场需求变化、原材料价格波动等）其他约定本补充协议未尽事宜，按主合同执行；本协议与主合同冲突的，以本协议为准。签署页采购方（盖章）：法定代表人/授权代表：*日期：年/月/日供应商（盖章）：法定代表人/授权代表：*日期：年/月/日四、流程执行关键风险提示（一）合同条款法律风险风险点：合同条款与法律法规冲突（如违约责任约定过高、争议解决方式无效）、关键条款缺失（如质量标准、付款节点模糊）。防控措施：所有合同须经法务部门审核，优先使用国家或行业推荐的标准合同文本，核心条款（如标的、金额、违约责任）不得遗漏或模糊表述。（二）供应商履约能力风险风险点：供应商资质造假、履约过程中资金链断裂或技术能力不足，导致延迟交货、质量不达标。防控措施：严格审核供应商资质（通过“信用中国”等官方平台核查），对金额较大项目开展现场考察，合同中明确供应商的履约保证金条款（一般为合同金额的5%-10%）。（三）执行过程文档管理风险风险点：验收记录不全、沟通记录缺失、付款凭证丢失，导致发生争议时无法举证。防控措施：执行过程中的《验