会议室租用协议书

会议室租用协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层

甲方法定代表人/负责人：张三

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX商务服务有限公司

乙方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX写字楼XX层

乙方法定代表人/负责人：李四

乙方联系方式/p>

**协议简介**

本会议室租用协议书由甲方与乙方于XXXX年XX月XX日在XX省XX市XX区签订。甲方因业务发展需要，拟长期租赁乙方提供的会议室用于公司内部会议、客户接待及其他商务活动。乙方作为专业的商务服务提供商，拥有符合现代企业需求的现代化会议室设施及配套服务。基于双方平等自愿、协商一致的原则，甲方同意租赁乙方的会议室，乙方同意按照本协议约定的条款向甲方提供会议室租赁服务。

本协议的签订基于以下前提条件：

（1）甲方确认其具备履行本协议所需的法律主体资格及经济能力，并已充分了解本协议的条款内容；

（2）乙方已按照相关法律法规及行业规范配置会议室设施，并具备提供本协议约定的服务能力；

（3）双方均确认本协议的签订不违反任何法律法规或相关监管要求。

根据双方达成的共识，本协议明确了会议室的租赁范围、租赁期限、费用标准、双方权利与义务、违约责任及争议解决机制等内容。本协议的履行将有助于甲方高效开展商务活动，同时保障乙方的合法权益，促进双方长期稳定的合作关系。

本协议的签订及后续履行将严格遵循《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，任何一方均不得擅自变更或解除本协议，如需变更或解除，需经双方书面协商一致。双方在签订本协议前已充分沟通，并对协议内容达成完全一致，本协议的签订及履行不涉及任何第三方利益冲突。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲方租赁乙方提供的会议室用于开展各类商务活动的权利与义务，以及乙方提供会议室租赁服务的权利与义务。本协议涉及的租赁范围包括乙方指定的会议室及其附属设施，具体会议室编号及规格以本协议附件一《会议室清单》为准。租赁期间，甲方有权按照本协议约定使用所租赁的会议室进行会议、谈判、培训、客户接待等活动，乙方则有义务保障会议室的正常使用状态并配合甲方完成相关租赁服务。本协议旨在通过规范化的条款设计，确保双方在会议室租赁过程中的合作顺畅，并共同维护双方的合法权益。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

（1）"会议室"：指乙方提供给甲方租赁使用的具备会议功能的场所，包括主会议区和辅助区域，具体以附件一《会议室清单》列明。

（2）"租赁期限"：指本协议约定的甲方租赁会议室的起止时间，自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止。

（3）"月度租金"：指甲方按照本协议约定每月应向乙方支付的标准租金金额。

（4）"设施设备"：指乙方提供的与会议室配套使用的设备，包括但不限于投影仪、音响系统、视频会议系统、桌椅、茶水设备等。

（5）"使用费"：指除月度租金之外，甲方因使用乙方提供的增值服务而应支付的费用，如会议布置费、额外人员服务费等。

（6）"违约责任"：指任何一方违反本协议约定时，应承担的法律责任及相应补偿措施。

（7）"不可抗力"：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权按照本协议约定，在租赁期限内使用乙方提供的会议室及其附属设施，用于公司内部会议、商务谈判、客户接待、员工培训等合法活动。甲方使用会议室的活动内容应符合法律法规及社会公德，不得从事任何违法或有害公共利益的活动。

（2）甲方应按照本协议第五条约定，按时足额向乙方支付会议室租赁费用及其他应付款项。甲方支付的费用应明确列明支付项目、金额及支付时间，并经乙方确认。

（3）甲方应合理使用租赁的会议室及其设施设备，严格遵守乙方的使用管理规定，不得擅自损坏、改装或挪作他用。如因甲方原因造成设施设备损坏，甲方应负责修复或赔偿。

（4）甲方应自行负责租赁期间会议室内的布置、装饰及物料准备，包括但不限于桌椅摆放、横幅背景、会议材料等。甲方如需乙方提供会议布置服务，应提前书面通知乙方并支付相应费用。

（5）甲方应自行负责租赁期间会议室内的清洁工作，确保使用完毕后会议室恢复原状。如需乙方提供清洁服务，应提前书面通知乙方并支付相应费用。

（6）甲方应配备足够的工作人员负责会议室的签到、引导及安全管理，确保会议秩序。甲方工作人员应遵守乙方的场地方案，配合乙方处理突发事件。

（7）甲方应妥善保管在租赁期间使用乙方提供的文件、资料及个人物品，如有遗失或损坏，甲方应自行承担责任。

（8）甲方如需提前终止本协议，应提前30日书面通知乙方，并支付已租赁期限的租金及相应违约金。

（9）甲方应配合乙方进行会议室的日常检查及维护工作，并根据乙方的合理建议进行改进。

（10）甲方应遵守乙方的预约管理制度，提前24小时通过书面或电子方式预约会议室，并按时使用。如需变更或取消预约，应及时通知乙方。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照本协议约定，向甲方收取会议室租赁费用及其他应付款项。乙方应提供合法有效的发票或收据作为收款凭证。

（2）乙方应保证所提供的会议室及其附属设施符合约定的使用标准，并按照本协议附件二《设施设备清单》列明的内容提供给甲方使用。如因乙方原因导致设施设备无法正常使用，乙方应负责维修或赔偿。

（3）乙方应提供会议室的清洁服务，确保会议室在甲方使用前保持干净整洁。乙方应按照约定的清洁标准执行清洁工作，并接受甲方的监督。

（4）乙方应配备专业的客户服务人员，负责接待甲方及访客，并提供必要的咨询服务。乙方客户服务人员应具备良好的职业素养和服务态度，确保甲方获得优质的租赁体验。

（5）乙方应提供会议室的预约管理服务，确保甲方的预约需求得到及时响应和处理。乙方应建立完善的预约管理系统，并保证系统的正常运行。

（6）乙方应配备必要的安保人员，负责租赁区域的秩序维护和安全管理工作。乙方应建立应急预案，并定期演练，确保在突发事件发生时能够及时有效地处理。

（7）乙方应提供会议室的维护保养服务，定期对会议室及其设施设备进行检查和保养，确保其处于良好的使用状态。如发现设施设备存在故障或隐患，乙方应立即进行维修或更换。

（8）乙方应配合甲方进行会议室的布置和装饰工作，根据甲方的需求提供相应的支持和协助。乙方应确保甲方的布置和装饰行为不违反本协议约定。

（9）乙方应提供会议室的使用培训服务，向甲方介绍会议室的功能和使用方法，并解答甲方提出的问题。乙方应确保甲方工作人员能够熟练使用会议室及其设施设备。

（10）乙方应建立客户反馈机制，定期收集甲方的意见和建议，并根据反馈内容进行改进和优化。乙方应积极与甲方沟通，解决甲方在使用过程中遇到的问题。

第四条价格与支付条件

1.租金：甲方同意按照本协议约定向乙方支付会议室租赁费用。月度租金标准为人民币XXXX元/月，具体租金标准以附件一《会议室清单》中标注为准。如甲方租赁的会议室数量超过一个，则总租金为各会议室月度租金之和。

2.押金：本协议签订当日，甲方应向乙方支付人民币XXXX元作为租赁押金。租赁押金用于担保甲方履行本协议各项义务，如有损坏赔偿或费用拖欠，乙方有权从押金中扣除相应金额。租赁期满且甲方结清所有应付款项后，乙方应在XXXX日内将剩余押金无息退还甲方。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付租金及押金。甲方指定的收款账户信息如下：

开户名称：XX商务服务有限公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XXXXXX

4.支付时间：租金按月支付，甲方应在每月XXXX日前向乙方支付当月租金。首次租金支付时间为本协议生效次月XXXX日前。如甲方选择按季度或年度支付租金，需提前与乙方协商并签订补充协议。

5.税费：本协议约定的租金中已包含所有税费，甲方无需另行支付其他税费。如遇国家税收政策调整导致税费发生变化，双方应协商调整租金标准。

6.增值服务费：甲方如需使用乙方提供的增值服务，如会议布置、茶歇服务、额外人员配备等，应按照乙方公示的标准另行支付费用。增值服务费应在服务提供前XXXX日内支付。

7.逾期支付：甲方未按约定时间支付租金或增值服务费的，每逾期一日，应按逾期金额的XX%向乙方支付违约金。逾期超过XX日的，乙方有权暂停提供会议室租赁服务，并要求甲方一次性支付所有欠款及违约金。逾期超过XX日且甲方仍未支付的，乙方有权解除本协议，并要求甲方赔偿因此造成的损失。

第五条履行期限

1.本协议有效期为XXXX年，自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止。租赁期限届满前XX日，如甲乙双方均未提出书面异议，本协议可自动续期XXXX年，续期次数不限。

2.预约使用时间：甲方每次使用会议室的预约时间不得超过XX小时，单次使用最低预约时间为XX小时。如需延长使用时间，应提前与乙方协商并支付相应费用。

3.预约取消：甲方如需取消预约，应至少提前XX小时通知乙方。提前XX小时以内取消的，甲方仍需支付当次预约的XX%作为违约金。提前XX小时以内取消的，不收取违约金。

4.协议终止：甲方提前终止本协议的，应向乙方支付相当于XX个月租金的违约金。乙方提前终止本协议的，应向甲方退还剩余租金并支付相当于XX个月租金的违约金。

5.关键时间节点：本协议签订日为XXXX年XX月XX日，首次租金支付日为XXXX年XX月XX日，每年度清洁检查日为XXXX年XX月XX日，协议续期协商日为每年度租赁期限届满前XX日。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）未按时支付租金：如甲方未按第四条约定的支付时间支付租金，每逾期一日，应按逾期金额的XX%向乙方支付违约金。逾期超过XX日的，乙方有权暂停提供会议室租赁服务，并要求甲方一次性支付所有欠款及违约金。逾期超过XX日且甲方仍未支付的，乙方有权解除本协议，并要求甲方赔偿因此造成的损失，包括但不限于乙方为追讨欠款产生的律师费、诉讼费等。

（2）擅自改变用途：如甲方将会议室用于协议约定之外的用途，乙方有权立即停止服务并解除本协议，甲方应支付相当于XX个月租金的违约金，并赔偿乙方因此遭受的损失。

（3）损坏设施设备：如甲方使用过程中造成会议室设施设备损坏，应负责修复或赔偿。赔偿金额应包括维修费用、折旧费用及乙方因维修产生的合理费用。如损坏情节严重，乙方有权解除本协议并要求甲方支付相当于XX个月租金的违约金。

（4）逾期退场：如甲方使用完毕后未按时退场，每逾期一日，应按当次预约费用的XX%向乙方支付违约金。逾期超过XX日的，乙方有权加收XX%的违约金，并有权强行清场，由此产生的费用由甲方承担。

（5）违反预约规定：如甲方未按约定提前预约或擅自取消预约，应按第四条约定的标准支付违约金。

（6）提前终止协议：如甲方提前终止本协议，应向乙方支付相当于XX个月租金的违约金。如甲方在协议有效期内提出解除请求，则违约金比例为XX个月租金。

2.乙方违约责任：

（1）未提供合格服务：如乙方未能按照本协议约定提供符合标准的会议室租赁服务，导致甲方无法正常使用，甲方有权要求乙方立即整改。如整改后仍无法满足要求，甲方有权要求减少租金或解除本协议，并要求乙方赔偿因此造成的损失。

（2）擅自暂停服务：如乙方无正当理由擅自暂停提供会议室租赁服务，每擅自暂停一日，应按当日租金的XX%向甲方支付违约金。累计暂停超过XX日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付相当于XX个月租金的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。

（3）设施设备故障：如因乙方提供的设施设备故障导致甲方无法正常使用会议室，乙方应负责在XX小时内修复。如无法按时修复，每延迟一日，应按当日租金的XX%向甲方支付违约金。累计延迟超过XX日的，甲方有权要求减少租金或解除本协议，并要求乙方赔偿因此造成的损失。

（4）违反保密义务：如乙方泄露甲方在租赁期间知悉的商业秘密，应承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的经济损失。

（5）提前终止协议：如乙方提前终止本协议，应向甲方支付相当于XX个月租金的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。

3.违约金上限：本协议约定的违约金总额不得超过本协议总租金的XX%。如违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方有权另行要求赔偿。

4.损失赔偿：任何一方违约给对方造成损失的，违约方应赔偿由此产生的直接经济损失和间接经济损失，包括但不限于律师费、诉讼费、费等。

5.法律责任：本协议任何一方违反法律法规或本协议约定的，应承担相应的法律责任。如违约行为构成犯罪的，应移交司法机关处理。

6.不可抗力免责：因不可抗力导致本协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并采取措施减少损失。不可抗力消除后，应继续履行本协议。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律法规变更、政策调整、征收征用等）、疫情及其防控措施、罢工、骚乱以及其他类似事件。

2.通知义务：任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议义务的，应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，并提供相关证明材料。通知应详细说明不可抗力事件的影响、预计持续时间以及预计对协议履行的影响。

3.责任免除：因不可抗力导致本协议任何一方无法履行或无法完全履行协议义务的，受影响方不承担违约责任，但应采取合理措施减少不可抗力造成的损失。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。

4.协议解除：如不可抗力影响持续超过XX日，双方均有权书面通知对方解除本协议。解除协议后，双方应相互返还已收到的款项和财产，并互不承担违约责任。

5.不可抗力证明：本协议一方提供的不可抗力证明材料应包括但不限于政府公告、新闻报道、官方证明文件、公证文书等。如双方对不可抗力事件的影响存在争议，应提交第三方机构进行鉴定。

6.不可抗力持续：不可抗力事件消除后，受影响方应立即恢复履行本协议义务，并通知对方。如不可抗力事件导致本协议部分条款无法履行，双方应协商修改或删除相关条款。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议所称争议包括但不限于双方在履行本协议过程中发生的合同解释、权利义务、违约责任等方面的争议。

2.争议解决顺序：双方应本着友好协商的原则解决争议。如协商不成，应向以下第XX种方式解决：

（1）提交XX仲裁委员会，按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

（2）依法向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。

3.争议解决期间：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受争议影响的条款。任何一方不得单方面停止履行本协议义务，但应立即通知对方并采取措施防止争议扩大。

4.争议解决费用：因争议解决而产生的仲裁费、诉讼费、律师费、差旅费等，除另有约定外，由败诉方承担。如双方均有责任，则应按责任比例分担。

5.争议管辖：双方在签订本协议时，已充分了解并同意上述争议解决方式和管辖机构。任何一方不得以未事先书面约定为由拒绝管辖。

6.争议解决语言：争议解决过程中使用的中英文文本具有同等法律效力。如双方对文本解释存在争议，以中文文本为准。

7.专属管辖：双方同意，就本协议项下的任何争议，均有权向上述仲裁委员会申请仲裁或向上述人民法院提起诉讼，双方均不得违反此约定另行选择其他管辖机构。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首页载明的地址、传真号码或电子邮件地址。如一方需要变更联系方式，应提前XX日书面通知对方。以电子邮件方式发送的通知，发出时视为送达；以传真方式发送的通知，发送成功时视为送达；以信函方式发送的通知，寄出后XX日视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面协商一致，并签订书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。任何一方不得单方面修改或补充本协议。

3.协议转让：未经对方事先书面同意，任何一方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给第三方。转让行为不影响本协议的效力，受让人应遵守本协议的约定。

4.保密条款：双方应对在本协议履行过程中知悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料等保密信息承担保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用。保密义务在本协议终止后持续有效。

5.不可分割性：本协议构成双方关