档案外包协议书

档案外包协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国XX集团有限公司（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市朝阳区XX路XX号XX大厦XX层。

甲方法定代表人/负责人：张三，性别男，1955年出生，身份证号码联系方式

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX档案管理有限公司（以下简称“乙方”）。

乙方地址：上海市浦东新区XX路XX号XX商务楼XX层。

乙方法定代表人/负责人：李四，性别女，1968年出生，身份证号码联系方式

**协议简介**

鉴于甲方因业务发展需要，为提高档案管理效率、规范档案管理流程、降低档案管理成本，需将部分档案管理业务外包给专业机构处理；

鉴于乙方拥有专业的档案管理团队、先进的档案管理技术和设备，具备提供档案外包服务的资质和能力；

为明确双方在档案外包服务过程中的权利与义务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，特订立本协议。

本协议的签订基于双方对档案管理业务外包的充分了解和共识，旨在通过乙方的专业服务，帮助甲方实现档案管理的规范化、系统化和高效化。甲方将根据本协议约定，委托乙方提供档案收集、整理、分类、存储、利用、销毁等全流程服务；乙方将按照本协议约定及行业规范，确保档案管理的安全、完整和可追溯。双方将本着平等互利、诚实信用的原则，共同履行本协议项下的义务，并依法维护各自权益。本协议的履行将有助于甲方优化资源配置，提升核心竞争力，同时保障档案信息安全，符合双方长期合作发展的战略目标。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是为了规范和明确甲方委托乙方提供档案外包服务的具体内容与标准，以提升甲方档案管理的专业水平、安全性与效率。服务范围包括但不限于：甲方指定范围内档案的收集、整理、分类、编目、数字化扫描、电子化存储、保管、查询利用、安全销毁以及相关档案管理系统的维护与更新。乙方将依据国家及行业相关法律法规、档案管理标准，并结合甲方实际需求，提供全面、系统、安全的档案外包服务，确保甲方档案信息的完整性、准确性与可追溯性，满足甲方在日常运营及合规管理中对档案管理的高要求。

第二条定义

1.档案：指甲方在经营活动中直接形成的具有保存价值的各类文件、资料、记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、音视频资料、照片等。

2.档案外包服务：指乙方根据本协议约定，为甲方提供档案从收集、整理、分类、编目、存储（含物理存储和电子存储）、利用、安全保护到最终销毁的全流程管理服务。

3.数字化扫描：指将纸质档案转化为电子图像文件的过程，并生成相应的电子目录。

4.档案管理系统：指用于管理档案信息的计算机软件系统，包括甲乙双方约定的电子档案库及查询利用平台。

5.保密信息：指在合作过程中，一方向另一方披露的未公开的、与业务相关的技术信息、经营信息或档案信息等。

6.服务期限：指本协议约定的乙方提供档案外包服务的起止时间。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力与义务**

(1)权力：甲方有权要求乙方按照本协议约定及档案管理规范提供服务，并对乙方的服务过程和结果进行监督、检查和评估。甲方有权根据业务变化调整档案管理需求，并要求乙方相应配合，但调整内容需以书面形式通知乙方，并可能涉及协议内容的变更协商。甲方有权在支付完相应费用后，获取其委托管理的档案的原始载体或电子数据副本（如法律法规或本协议另有约定除外）。

(2)义务：

a.向乙方提供开展档案外包服务所必需的相关资料和必要的工作条件，包括但不限于档案存放空间（如需乙方现场服务）、必要的设备接入权限、以及清晰、详细的档案管理需求说明和目录清单。甲方应保证所提供资料的真实性、准确性。

b.指定专门联系人或部门负责与乙方对接，处理日常沟通、指令传达及确认等工作，确保信息传递的及时与准确。

c.对乙方接触到的甲方非公开信息（包括但不限于商业秘密、经营数据等）承担保密义务，并要求乙方及其工作人员遵守相应的保密规定。未经乙方书面同意，甲方不得泄露乙方为提供本协议服务而获取的保密信息。

d.按照本协议第五条约定，及时、足额向乙方支付档案外包服务费用。甲方如有特殊情况需提前终止本协议，应按约定支付至终止日的服务费用，并可能需要承担一定的违约责任（具体见本协议第十条）。

e.负责对其提供的档案内容及相关信息的真实性、合法性负责。如因甲方提供的档案存在问题（如伪造、篡改、非法获取等）导致乙方产生损失或承担责任，由甲方承担全部责任。

f.配合乙方进行档案的定期盘点、质量检查及审计等工作，提供必要的协助与确认。

**2.乙方的权力与义务**

(1)权力：

a.有权根据本协议约定及档案管理专业标准，独立、自主地开展档案外包服务。乙方有权要求甲方提供必要的工作条件和服务信息，如甲方未按要求配合，乙方有权暂停相关服务直至条件满足。

b.有权按照本协议第五条约定收取服务费用。如甲方未按时支付费用，乙方有权依据本协议约定及第十条违约责任条款，暂停服务或采取其他措施。

c.对在服务过程中知悉的甲方商业秘密及其他保密信息，享有不低于法律法规规定的保密义务权。

d.有权要求甲方对其提供的档案资料进行必要的说明或解释，以确保证档案服务的准确性和有效性。

(2)义务：

a.建立健全的档案管理制度和操作流程，配备专业的档案管理团队，确保服务人员具备相应的资质和经验。乙方的服务应符合国家《档案法》、行业标准及地方规定。

b.按照甲方的具体需求和服务范围，提供专业、高效、安全的档案外包服务。具体服务内容包括：

i.档案收集与整理：根据甲方清单或现场要求，及时、准确地接收、整理各类档案，区分保管期限，进行初步鉴定。

ii.档案分类与编目：按照甲乙方约定的分类方案和编目规则，对档案进行科学分类、著录信息、制作纸质及电子目录。

iii.档案数字化扫描：采用符合行业标准的技术和设备，对纸质档案进行高清晰度扫描，生成图像文件，并建立电子索引。

iv.档案存储管理：提供安全的物理存储环境（温湿度、防火、防虫、防盗等）或可靠的电子存储系统，确保档案实体及数据的物理安全与信息安全。定期对存储环境或系统进行检查维护。

v.档案利用服务：建立便捷的档案查询利用机制（包括线上或线下），根据甲方授权，提供档案的借阅、复印、咨询等服务，并做好利用记录。

vi.档案安全与保密：严格遵守保密协议，采取技术和管理措施保护档案信息安全，防止未经授权的访问、泄露或损毁。建立严格的档案出入库管理制度和操作记录。

vii.档案销毁服务：根据档案保管期限规定及甲方指令，对到期或无需保留的档案进行登记、审批，并采用安全、合规的方式进行物理销毁或数据彻底清除，同时向甲方提供销毁凭证。

viii.系统维护与更新：负责维护档案管理系统正常运行，根据需要配合甲方进行系统升级或功能扩展。

c.确保档案管理过程符合保密要求，未经甲方书面授权，不得向任何第三方泄露甲方的档案信息。乙方工作人员应对接触到的甲方信息承担保密责任。

d.定期向甲方提交服务报告，内容包括但不限于服务内容完成情况、档案数量统计、系统运行状况、安全检查结果等，接受甲方的监督和评估。

e.建立完善的档案盘点机制，定期（如每年）对甲方委托管理的档案进行清点，确保档案数量、分类与目录一致，并向甲方提交盘点报告。

f.遵守档案管理相关法律法规，如遇法律法规变更，应及时告知甲方并调整服务内容，确保持续合规。

g.妥善保管甲方档案，严防丢失、损坏、被盗或被篡改。如发生任何档案遗失、损毁等安全事故，乙方应立即采取补救措施，并承担相应责任（具体见本协议第十条）。

h.对甲方提出的合理化建议，应予以研究并采纳，以不断提升服务质量。

第四条价格与支付条件

1.服务费用：甲方同意根据本协议约定的服务范围和内容，向乙方支付档案外包服务费用。具体费用标准依据附件一《服务费用明细表》执行，该附件已列明各项服务的单价及计算方式。费用标准可能根据服务内容的调整、市场行情变化或双方协商进行修订，修订后的费用标准以书面形式确认后生效。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式将服务费用支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：XX档案管理有限公司

开户银行：中国XX银行XX支行

银行账号：622202********1234567

3.支付时间：

a.首期费用：本协议生效后X日内，甲方应支付首期服务费用，金额为人民币XX元（大写：XXXX元整），作为乙方提供服务的预付款。

b.期中支付：自服务开始之日起，每满X个月（或按年度/季度，根据附件约定），甲方应在X日内，根据乙方提供的符合约定格式和内容的费用结算单，支付该期对应的服务费用。具体支付周期及金额以附件一为准。

c.逾期支付：若甲方未按约定时间支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之X向乙方支付违约金。逾期超过X日，乙方有权暂停提供服务，直至甲方付清全部款项及违约金，且甲方应承担因此给乙方造成的损失。

d.费用调整：如因档案数量大幅增减、服务内容发生重大变更或出现不可抗力等因素，导致实际服务成本与原约定产生显著差异，双方应在影响发生后的X日内友好协商，对服务费用进行相应调整，并签署补充协议确认。

第五条履行期限

1.协议有效期：本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效，有效期为XX年，自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日止。

2.服务期限：乙方提供档案外包服务的起始时间为本协议生效之日，终止时间为本协议约定的有效期结束之日。如协议有效期内，双方均有意继续合作，可在协议到期前X个月内协商续签事宜。如需续签，应另行签订书面协议。

3.关键时间节点：

a.首期档案处理完成时间：乙方应在收到甲方首批委托档案后的X日内，完成其分类、编目及数字化扫描（如约定）工作，并向甲方提交初步成果以供确认。

b.全部档案处理完成时间：乙方应在协议生效后X日内，完成甲方所有初始委托档案的处理工作（指整理、分类、编目、入库/系统录入等）。

c.定期盘点时间：乙方应按照约定（如每年一次），在XXXX年XX月XX日前完成年度档案盘点工作，并向甲方提交盘点报告。

d.费用结算周期：费用的结算周期与支付周期保持一致，即每满X个月（或年度/季度）进行一次结算。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

a.未按时支付服务费用：如甲方违反本协议第四条约定的支付时间，逾期支付服务费用，则每逾期一日，应按当期应付未付服务费用的万分之X向乙方支付违约金。逾期支付金额累计达到当期应付服务费用总额的X%时，或逾期超过X日，乙方有权单方面解除本协议，并要求甲方支付至解除之日止的全部服务费用、违约金，以及因甲方违约行为给乙方造成的直接经济损失（包括但不限于追讨欠款的律师费、诉讼费等）。

b.提供虚假信息或资料：若甲方提供虚假、不完整或误导性的档案信息或资料，导致乙方服务出现错误、延误或产生额外成本，甲方应承担由此引起的一切责任，包括但不限于修正费用、额外的服务成本以及可能的法律责任。若该行为构成严重违约，乙方有权解除协议并要求赔偿损失。

c.无故中断或终止合作：若甲方无正当理由单方面要求提前终止本协议，乙方在完成当前正在处理的档案工作后，可向甲方收取至协议终止之日止的服务费用（按比例计算），并有权要求甲方支付相当于X个月服务费标准的违约金作为对乙方前期投入和预期收益的补偿。同时，甲方仍需支付协议期内已发生的服务费用。

2.乙方违约责任：

a.服务质量不符合约定：若乙方提供的服务（如档案丢失、损毁、严重分类错误、编目不准确、系统无法正常使用等）不符合本协议第二条约定的标准或双方约定的具体要求，乙方应在收到甲方书面通知后X日内予以纠正。若乙方未能及时纠正或纠正后仍不符合要求，甲方有权要求乙方采取补救措施，并可根据问题严重程度，要求乙方承担相应的违约责任。

i.轻微违约：对于一般性、非关键的失误，乙方应承担修正或重做的责任，并可能需要向甲方支付相当于该次失误所涉及服务费用X%的违约金。

ii.严重违约：若因乙方重大过失或故意行为导致档案严重丢失、损毁、关键信息泄露或系统长期瘫痪，给甲方造成重大损失的，乙方除无条件承担全部赔偿责任（包括直接损失和间接损失）外，还应支付相当于X个月服务费标准的违约金。甲方有权据此解除本协议，并追究乙方的法律责任。

b.未履行保密义务：若乙方或其工作人员违反本协议第二条约定的保密义务，泄露甲方的商业秘密或档案信息，给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。损失赔偿额应相当于泄露信息所造成的直接经济损失；若甲方能够证明损失的具体数额，也可依据甲方的实际损失进行索赔。同时，甲方有权解除协议，并可根据相关法律法规追究乙方的侵权责任。

c.擅自变更服务内容或收费：若乙方未经甲方书面同意，擅自变更本协议约定的服务内容或提高收费标准，甲方有权拒绝接受变更或调整，并要求乙方恢复原状。由此给甲方造成的损失，由乙方承担赔偿责任。若乙方坚持变更或调整，甲方有权解除协议。

d.未按时完成关键节点工作：若乙方无正当理由未能按照本协议第五条约定的关键时间节点（如首期档案处理完成、年度盘点等）完成工作，每逾期一日，应向甲方支付合同总金额（或当期服务金额）万分之X的违约金。逾期超过X日，甲方有权要求乙方承担相应的违约责任，并可根据情况解除协议。

e.协议解除后的责任：若因乙方违约导致本协议解除，乙方应负责妥善返还甲方委托管理的档案原始载体（如完好无损，否则需承担赔偿责任）或确保电子数据的可恢复性，并完成所有未完成工作的清算。同时，乙方应退还甲方已支付但尚未提供对应服务的费用。

3.赔偿责任的限制：除本协议明确约定的违约责任外，任何一方因违约给对方造成损失的，其赔偿总额不应超过违约方在订立合同时预见到的损失范围。双方均应采取合理措施防止损失扩大，若违约方未采取合理措施导致损失扩大，扩大的损失由违约方自行承担。对于非金钱性质的损失（如商誉损失等），除非双方另有明确约定，否则违约方不承担赔偿责任。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指双方在订立和履行本协议过程中不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，该情况包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、军事冲突、政府行为（如征收、征用、法律修订、政策调整等）、骚乱、罢工、流行病疫情及其防控措施、以及严重的网络攻击或系统瘫痪等无法预见或非双方所能控制的突发事件。

2.通知义务：任何一方如遇不可抗力事件，应立即通知对方，并在不可抗力事件发生后X日内，向对方提供有效的事故证明文件（如政府公告、新闻报道、权威机构证明等），说明不可抗力的影响程度及预计持续期限。

3.责任免除：因不可抗力导致本协议部分或全部无法履行时，受影响方不承担违约责任。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。如不可抗力影响持续超过X日，双方均有权单方面解除本协议，但应提前X日书面通知对方，并互不承担违约责任。解除协议的，双方应就未履行部分的费用结算、已履行部分的处理（如档案返还、数据备份等）进行协商，或依据本协议其他条款处理。

4.协商继续履行：若不可抗力影响消除后，履行本协议仍具备条件，双方应尽快恢复履行本协议义务，已发生的不可抗力不应影响协议的继续有效性。

5.不可归责于任何方的损失：因不可抗力造成的任何直接或间接损失（包括但不限于利润损失、预期收益损失等），由双方各自承担，互不赔偿。

第八条争议解决

1.协商解决：凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商的方式解决。协商应在争议发生后尽快进行，由双方授权代表就争议事项进行沟通，争取达成书面和解协议。

2.调解：若双方通过协商未能解决争议，可共同选择第三方的调解员进行调解。调解应遵循自愿、公平、保密的原则。达成调解协议的，应签订调解书；调解不成的，调解应出具调解协议书或证明，双方可据此申请仲裁或诉讼。调解过程及结果不影响任何一方依据本协议或其他法律法规寻求救济的权利。

3.仲裁：若协商和调解均未能解决争议，任何一方均有权将争议提交至XX仲裁委员会（或其他双方书面约定的仲裁机构），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点为甲方所在地（或双方书面约定的其他地点）。仲裁语言为中文。仲裁过程中产生的仲裁费、律师费等由败诉方承担，或按仲裁规则约定分担。

4.诉讼：除非双方明确约定通过仲裁解决争议，否则任何一方在任何时候均可以选择向有管辖权的人民法院提起诉讼。若选择诉讼，争议受理法院为甲方住所地有管辖权的人民法院（或双方书面约定的其他有管辖权的人民法院）。诉讼过程中产生的诉讼费、保全费、律师费等由败诉方承担。

5.争议解决原则：在争议解决过程中，双方均应遵守法律法规，尊重商业信誉，力求以最经济、高效的方式解决争议，保护双方的合法权益。任何一方在争议解决期间，非经对方书面同意，不得单方面向第三方泄露争议内容或采取可能损害对方利益的措施。

第九条其他条款

1.通知方式：双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、快递服务）发送至本协议首页载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前X日以书面形式通知对方。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过快递服务的，寄出后X日视为送达；通过传真发送的，发送成功后视为送达；通过专人递送的，送达时视为送达。以邮局挂号信方式发送的，寄出后X日视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改、补充或变更，均须经双方授权代表签署书面文件后方能生效。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。

3.法律适用与解释：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。任何根据本协议作出的解释均应依据中华人民共和国法律进行。

4.完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。本协议