企业员工离职流程详解及表格模板

企业员工离职流程详解及表格模板一、离职流程的价值与意义离职管理是企业人力资源体系的关键环节，既保障员工职业过渡的合规性，也维护企业运营的连续性与风险防控能力。规范的离职流程可清晰划分双方权责，避免劳动纠纷；通过离职面谈等环节挖掘管理优化线索，为企业人才策略迭代提供参考。二、离职类型及触发场景（一）主动离职（员工发起）员工因职业规划、薪资福利、工作环境等因素主动提出离职，需遵循《劳动合同法》第三十七条规定：试用期员工提前3日、正式员工提前30日以书面形式通知用人单位（若双方约定服务期或竞业限制，需额外履行协议义务）。（二）被动离职（企业发起）1.过失性辞退：员工严重违反规章制度、严重失职给企业造成重大损害、被依法追究刑事责任等，企业可依据《劳动合同法》第三十九条即时解除合同，无需支付经济补偿。2.无过失性辞退：员工患病/非因工负伤医疗期满后无法胜任原职、经调岗仍无法胜任、劳动合同订立时的客观情况重大变化导致合同无法履行且协商变更无果，企业需提前30日书面通知或支付代通知金（N+1中的“1”），并支付经济补偿（按工作年限，每满1年支付1个月工资）。3.经济性裁员：企业因破产重整、生产经营严重困难等法定情形裁员，需提前30日向工会或全体职工说明情况，听取意见后向劳动行政部门报告，优先留用老员工、无固定期限合同员工，依法支付经济补偿。（三）合同终止（自然到期）劳动合同期满，企业或员工一方提出不续签：企业不续签（除员工拒绝续签或自身条件变化外），需支付经济补偿；员工不续签，若无企业降低待遇等情形，企业无需补偿。三、离职流程全周期操作指南（一）离职申请阶段1.申请提交：员工以书面形式（邮件+纸质版）提交离职申请，注明离职类型（如“个人职业发展规划调整”“合同到期不续签”等）、预计离职日期（需满足法定/约定通知期）。2.特殊情形处理：若员工处于试用期或涉及项目攻坚期，企业可与员工协商缩短/延长通知期（需双方书面确认，延长不得违反法律上限）。（二）审批与面谈阶段1.部门审批：直属上级与员工沟通离职原因（含离职面谈，记录员工对工作环境、管理机制的反馈），评估工作交接难度，签署意见后提交HR。2.HR介入：HR审核申请合规性（如通知期是否满足），同步启动离职面谈（重点确认：是否存在劳动纠纷隐患、是否知晓竞业限制/保密义务、是否需要协助办理档案/社保转移），形成《离职面谈记录表》。（三）工作交接阶段1.交接清单制定：员工与直属上级、接手人共同梳理需交接内容，包括：业务类：未完成项目进度、客户/供应商对接清单、核心工作文档（需脱敏处理机密信息）；资产类：办公设备（电脑、工牌、钥匙）、公司财物（备用金、合同原件）；权限类：系统账号、邮箱、VPN权限注销申请。2.交接验收：接手人、直属上级、HR三方确认交接完成，签署《工作交接清单》，明确“交接完成后员工不再承担原岗位责任”。（四）离职手续办理1.法律文书签署：离职证明：HR出具《离职证明》（需包含入职日期、离职日期、岗位、离职类型，不得写入负面评价），双方签字盖章；补偿协议：若涉及经济补偿，签署《离职补偿协议书》（明确金额、支付时间、个税处理）；竞业/保密协议：若员工岗位涉及商业秘密，签署《竞业限制协议》或确认原合同保密条款效力。2.财务与社保处理：工资结算：按实际出勤日结算工资，包含未休年假工资（若有）、绩效奖金（按公司制度），于离职后1个工资支付周期内发放；社保公积金：HR在离职次月办理停缴，员工可自行办理转移或以灵活就业身份续缴。3.档案与关系转移：档案：企业在员工离职后15日内将档案转至户籍地人才中心或新单位（需员工提供接收函）；党组织关系：同步转移至社区或新单位党组织。（五）离职后管理员工义务：遵守竞业限制（若有）、保密协议，不得泄露原企业商业秘密；企业义务：妥善保管员工离职资料（至少2年），配合员工办理学历认证、背景调查等第三方核查（需员工授权）。四、实用表格模板（可根据企业需求调整）（一）员工离职申请表项目内容说明--------------------------------------------------员工姓名本人签字确认部门/岗位所在部门及任职岗位入职日期劳动合同起始日期离职类型主动/被动/合同到期离职原因简要说明（如职业规划、家庭原因）申请离职日期提交申请的日期预计离职日期需满足法定/约定通知期直属上级意见是否同意，备注交接安排HR意见合规性审核结果，备注补偿/协议事项（二）工作交接清单交接项目具体内容接收人完成状态备注-------------------------------------------------------------------------------------未完成项目项目名称、进度、关键节点张三已完成需协调财务部客户资源客户名称、对接人、合作进度李四进行中下周完成交接办公设备电脑（型号XX）、工牌（编号XX）行政部已完成设备无损坏系统权限OA账号、邮箱账号注销申请IT部待完成离职前2日处理（三）离职证明（模板）离职证明兹证明[员工姓名]，性别[X]，身份证号[隐去后4位]，于[入职日期]至[离职日期]在我司担任[岗位名称]职务。现因[离职类型：如“个人原因申请离职”“劳动合同到期终止”]，双方劳动关系已于[离职日期]正式解除/终止。该员工在职期间无违规违纪行为，离职手续已全部办结。特此证明。[企业全称]（盖章）日期：[开具日期]五、风险规避与优化建议（一）法律风险防控若员工未提前通知离职，企业可要求其赔偿直接经济损失（需举证损失与离职的因果关系）；企业违法辞退员工，需支付赔偿金（经济补偿的2倍），且员工可主张恢复劳动关系。（二）流程优化方向电子化流程：通过OA系统线上提交申请、签署交接单，减少纸质流转误差；离职预警机制：HR提前3个月关注核心员工合同到期情况，同步启动续签/替代方案。（三）沟通技巧离职面谈中，避免使用“你能力不足”等否定性语言，聚焦“企业可优化的方向”与“员工职业发展建议”，将离职转化为管理改进的契机。六、常见问题答疑1.离职后工资何时发放？企业需在离职后1个工资支付周期内结清（如公司每月10日发薪，离职员工工资应在次月10日前发放）。2.社保断缴影响医保报销吗？离职当月社保由企业缴纳，次月停缴。若新单位次月续缴，医保待遇不受影响；若断缴超过3个月，部分城市需重新计算医保缴费年限。3.竞业限制期限最长多久？法律规定不超过2年