采购申请审批标准化操作指南

采购申请审批标准化操作指南一、适用范围与场景本指南适用于公司各部门、各项目组及分支机构的所有采购申请审批流程，涵盖但不限于以下场景：日常办公类采购：包括办公用品、耗材、低值易耗品等；资产设备类采购：包括固定资产（如电脑、打印机）、专业设备（如仪器、工具）等；服务类采购：包括咨询、设计、维修、外包服务等；项目专项采购：包括研发项目、市场活动等所需的专属物料或服务。无论采购金额大小，均需通过标准化流程完成审批，保证采购合规性、合理性与成本可控性。二、标准化操作流程详解采购申请审批流程分为“申请发起→部门审核→财务复核→领导审批→结果反馈→执行归档”六个环节，各环节责任人与操作要求（一）申请发起：采购需求提报责任人：采购申请人（部门经办人/项目负责人）操作步骤：确认采购需求：明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额及期望交付时间，保证需求合理且符合部门年度工作计划。填写申请单：登录公司OA系统或采购管理平台，进入“采购申请”模块，填写《采购申请单》（详见第三部分模板），附件（如报价单、技术参数、需求说明等）。提交审批：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。关键要求：预算金额需与《年度预算表》一致，超预算需提前提交《预算调整申请》；附件需清晰完整（如设备采购需附技术规格书，服务采购需附服务范围说明）。（二）部门审核：需求与预算把关责任人：部门负责人*操作步骤：审核需求必要性：确认采购需求是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租用等）。审核预算合规性：核对预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求需确认《预算调整申请》是否已获批。审核附件完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全、符合需求。审批处理：审核通过：提交至财务部门复核；审核不通过：退回申请人并注明原因（如“需求不明确”“预算不足”），申请人修改后重新提交。关键要求：部门负责人需在1个工作日内完成审核，紧急采购（如需24小时内交付）需加急标注并优先处理；大额采购（如单笔超5万元）需部门负责人签署《采购需求确认书》。（三）财务复核：预算与资金可行性核查责任人：财务经理*操作步骤：预算余额核查：核对采购申请金额是否在部门剩余预算额度内，跨部门采购需确认分摊预算是否合理。成本合理性审核：对比历史采购价格、市场均价或至少3家供应商报价，判断预算是否合理（如价格偏离超20%需说明原因）。资金计划匹配：确认采购是否匹配公司当前资金支付计划，避免资金链紧张。审批处理：复核通过：提交至对应层级领导审批；复核不通过：退回部门并注明原因（如“预算不足”“价格虚高”），部门调整后重新提交。关键要求：财务部门需在1-2个工作日内完成复核，复杂采购（如涉及专用设备）可延长至3个工作日；未通过复核的申请，需明确整改意见并跟踪落实。（四）领导审批：权限内最终确认责任人：根据采购金额与类型确定审批层级（详见下表）采购金额审批层级5000元以下部门负责人*5000-20000元分管副总*20000-100000元总经理*100000元以上董事长*操作步骤：审批内容：重点审核采购的战略匹配性、成本效益及风险控制（如供应商资质、合同条款）。审批处理：审批通过：系统自动《采购审批意见单》，流转至采购部门执行；审批不通过：退回财务部门并说明原因（如“不符合公司战略”“风险过高”），需重新发起申请或调整方案。关键要求：领导需在1个工作日内完成审批，紧急采购可启动“绿色审批通道”（由申请人直接电话沟通，事后补签审批单）；涉及重大采购（如单笔超50万元），需组织相关部门召开采购评审会，形成会议纪要作为审批依据。（五）结果反馈：审批结果告知责任人：采购部门（对接人*）操作步骤：接收审批结果：获取《采购审批意见单》，确认审批是否通过及备注要求（如“指定供应商”“限价采购”）。通知申请人：通过OA系统、邮件或电话将审批结果反馈给申请人，注明“同意采购”“需补充材料”或“不予采购”。跟进补充材料：若需补充材料（如供应商资质证明、合同草案），需在通知中明确提交时限（一般为2个工作日）。关键要求：审批通过后，申请人需在3个工作日内与采购部门对接采购执行事宜；审批不通过的，需向申请人说明具体原因及改进方向。（六）执行与归档：采购闭环管理责任人：采购部门（执行人）、申请人（配合人）、档案管理员操作步骤：采购执行：采购部门根据审批意见选择供应商（如未指定，需进行比价、议价或招标）；签订采购合同（金额超2万元需法务部门审核），明确交付时间、质量标准、付款方式等；跟踪物流/服务进度，保证按时交付。验收与确认：申请人收到物品/服务后，会同使用部门进行验收（如数量核对、质量测试）；填写《采购验收单》，验收人签字确认后提交财务部门。付款与归档：财务部门根据《采购审批意见单》《采购合同》《验收单》办理付款；档案管理员将申请单、审批单、合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于5年。关键要求：采购执行需在审批通过后5个工作日内启动，紧急采购需在24小时内启动；验收不合格的物品/服务，需在2个工作日内反馈给采购部门，供应商需在3个工作日内更换或退款。三、采购申请单模板（含填写说明）（一）采购申请单模板采购申请单申请编号：CG-YYYY-X（如2024-001）申请部门联系电话*采购类型□物品类□服务类□工程类□其他________预算金额采购用途（需详细说明，如“为项目采购办公电脑10台，用于项目开发”）采购明细品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注（如技术参数、交付时间）1.2.3.附件清单□报价单（至少3家）□技术参数书□需求说明书□其他________审批意见部门负责人：（签字）日期：财务复核：（签字）日期：分管副总/总经理：（签字）日期：董事长（如需）：（签字）日期：执行结果采购部门经办人：验收人：验收日期：（二）填写说明申请编号：由采购部门统一编制，格式为“CG-年份-三位流水号”；采购明细：每行填写一种物品/服务，规格型号需明确（如“电脑：联想ThinkPadT14，i5处理器，16G内存，512G固态硬盘”）；附件清单：物品类采购需附至少3家供应商报价单，服务类采购需附服务范围说明，工程类采购需附设计方案；审批意见：各环节审批人需手写签字或电子签章，日期需填写实际审批日期；执行结果：由采购部门填写供应商名称、合同编号，验收人需为使用部门负责人或指定人员。四、操作要点与常见问题规避（一）核心操作要点预算优先原则：无预算或超预算且未获批《预算调整申请》的采购，一律不予审批；附件完整性：未按要求附件的申请，审批环节将被退回，延误采购进度；审批时限：各环节需在规定时限内完成，超时未处理将自动升级至上一级领导；责任到人：申请人需对采购需求的真实性负责，审批人需对审批意见的准确性负责，采购部门需对执行效率负责。（二）常见问题规避问题：采购需求描述模糊，导致采购物品/服务与实际不符。规避：申请人需详细填写“采购用途”和“规格参数”，必要时附图纸或样品。问题：未提前确认预算，导致审批被退回。规避：发起申请前，通过财务系统查询部门剩余预算，超预算需提前办理预算调整。问题：紧急采购未走加急流程，影响交付时间。规避：紧急采购需在申请单中标注“紧急”，并电话联系各环节审批人优先处理。问题：验收环节流于形式，导致不合格物品入库。规避：