合同管理及印章使用规范手册

合同管理及印章使用规范手册一、前言合同管理与印章使用是企业经营活动中保障合法合规、防范法律风险的核心环节。规范的合同管理能确保交易安全、明晰权利义务，严谨的印章使用可杜绝无权用印、违规用印等风险。本手册结合实务操作与合规要求，为企业合同全流程管理及印章使用提供清晰指引，助力企业规范运营、维护权益。二、合同管理规范（一）合同起草环节1.主体资格审查签约前需核实对方主体合法性与履约能力：企业类主体：要求提供最新营业执照（含经营范围、注册资本）、资质证书（如行业特殊资质）、法定代表人身份证明等；必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核查工商信息，确认无经营异常、严重违法失信记录。自然人主体：核实身份证信息，确认具备完全民事行为能力；如涉及特殊领域（如建筑、医疗），需核查从业资格。2.合同条款设计合同条款需遵循《民法典》等法律法规，核心要素应完整、明确：必备条款：当事人信息（名称/姓名、地址、联系方式）、标的（明确商品/服务名称、规格、型号）、数量、质量（可附质量标准文件）、价款（金额、计价方式、支付周期）、履行期限/地点/方式、违约责任（需具体、可量化，避免“协商解决”等模糊表述）、争议解决方式（优先约定公司住所地法院或仲裁机构）。表述要求：条款逻辑清晰，避免歧义；禁用“大概”“可能”等模糊用语；涉及金额、数量的，同时标注大写与小写（如“人民币壹拾万元整（￥100,000.00）”）。3.文本选用原则优先使用公司标准合同文本（如采购合同、劳动合同模板）；特殊业务需定制文本时，由业务部门起草初稿，提交法务部门审核条款合法性（如是否违反反垄断法、劳动法等），确保无无效条款。（二）合同审核环节1.审核职责分工业务部门：初审合同“商业合理性”，确认标的、价款、履行方式符合业务需求，核对对方履约能力证明材料。法务部门：审核“法律合规性”，重点核查：合法性：合同内容是否违反法律强制性规定（如阴阳合同、变相高利贷条款）、是否违背公序良俗；完整性：条款是否覆盖交易全流程（如履约验收、质保期、售后责任）；风险点：识别潜在风险（如对方履约能力不足、违约责任不对等、知识产权归属模糊），提出修改建议（如增加担保条款、明确违约金计算方式）。财务部门：审核“财务可行性”，重点核查价款支付方式（是否符合资金计划）、发票类型（专票/普票）、税务合规性（如印花税缴纳）。2.审核流程与反馈合同需经业务、法务、财务部门依次审核，审核意见以书面形式反馈至起草部门；起草部门根据意见修改后，重新提交审核，直至各部门无异议。（三）合同签署环节1.签署权限管理公司实行“分级授权签署制”：一般合同（金额≤[X]万元，X为公司规定限额）：由部门负责人或其授权人员签署；重大合同（金额＞[X]万元、涉外合同、担保合同等）：需经分管领导或总经理签署。签署人需持有《授权委托书》（明确授权范围、期限、事项），授权书由行政部门备案。2.签署流程与要求签署前核对：确认合同文本与最终审核版完全一致（无新增条款、无删减内容），页码连续（多页合同需标注页码）。签署形式：自然人签署：由本人亲笔签字（禁止代签，特殊情况需提供经公证的授权委托书）；企业签署：法定代表人或授权代表签字，并加盖公章或合同专用章（依合同类型，如采购合同用合同章，行政文件用公章）。骑缝章要求：多页合同需在骑缝处加盖印章（印章覆盖相邻两页边缘），确保合同页面无法单独抽换。签署日期：如实填写签约日期，禁止倒签、预签（倒签合同可能被认定为“以合法形式掩盖非法目的”，影响效力）。（四）合同履行环节1.履约跟踪与记录业务部门指定“履约责任人”，跟踪合同履行进度：建立《合同履约台账》，记录交货/付款时间、质量验收结果、对方履约瑕疵（如延迟交货、质量不达标）；履约关键节点（如验收、付款）需留存书面凭证（如验收单、付款凭证），由双方签字/盖章确认。2.变更与解除管理合同需变更（如价款调整、履行期限延长）或解除时，需：与对方协商一致，签订《合同变更协议》或《解除协议》；新协议需经原审核流程（业务、法务、财务）审批后签署，确保变更内容合法合规。3.纠纷处理机制发生合同纠纷时：业务部门立即收集证据（合同文本、履约凭证、沟通记录等），会同法务部门分析责任归属；优先通过协商、调解解决纠纷，避免扩大损失；协商无果时，依合同约定启动仲裁或诉讼程序，由法务部门主导维权。（五）合同归档管理1.归档要求合同签署后，原件由档案管理部门统一保管，业务部门留存复印件（标注“与原件一致”）。归档时需附：合同审核单（各部门审核意见）；对方主体资格证明（营业执照、授权委托书等）；履约过程中产生的补充协议、验收单、付款凭证等。2.保管期限重要合同（如长期合作协议、重大投资合同）：长期保管（至合同权利义务终止后10年）；一般合同：保管至履行完毕后3年（或依公司档案制度执行）。三、印章使用规范（一）印章种类与保管1.印章分类及用途公章：用于行政文件（如通知、函件）、对外签署非合同类文件（如承诺书、授权书）；合同专用章：仅用于签署各类合同；财务专用章：用于财务票据（如支票、收据）、银行结算；法定代表人章：用于法定代表人签字替代、财务手续（如银行印鉴）。2.保管责任与要求公章、合同专用章：由行政部门指定专人保管（如行政主管），存放于带密码的保险柜，钥匙与密码分离管理；财务专用章：由财务部门负责人或其授权人员保管，与法定代表人章分人保管（防范财务风险）；保管人职责：每日下班前检查印章是否锁存，严禁将印章带离办公场所（特殊情况除外）；严禁擅自委托他人代管，代管需经部门负责人审批并办理交接手续。（二）用印流程1.用印申请申请人填写《用印申请表》，注明：用印事由（如“签署XX采购合同”“出具XX证明”）；文件名称、份数；附需用印的文件原件（或复印件，审核用）。2.审批流程一般文件（如日常通知、普通合同）：部门负责人审核→印章保管部门负责人审批（如行政部审批公章用印）；重要文件（如重大合同、对外担保、公司章程修改）：部门负责人审核→分管领导/总经理审批。3.用印登记保管人核对《用印申请表》与文件内容一致、审批手续齐全后，在《用印登记簿》记录：用印时间、事由、文件名称、份数；申请人、审批人姓名；印章类型、盖章位置。（三）用印要求与禁止性规定1.盖章规范印章应清晰、完整盖在文件指定位置（如落款处、骑缝处），避免与文字重叠；日期类文件需“骑年盖月”（印章覆盖年份与月份，确保日期无法篡改）。2.禁止性规定严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章（特殊场景需经总经理审批，且需注明“仅限XX事项使用，有效期至XX日”）；严禁超权限用印（如用合同章签署行政文件）；严禁擅自携带印章外出（确需外带的，需经总经理审批，由两人以上陪同，使用后立即归还并登记）。（四）风险防控措施1.印章外带管理确需外带印章时：填写《印章外带申请表》，注明外带事由、地点、预计使用时间；经总经理审批后，由两人以上（含保管人）携带；外带期间用印需现场登记，返回后立即交回保管人，补充《用印登记簿》。2.遗失与伪造防范印章遗失：保管人立即报告公司，24小时内发布遗失声明（报纸、官网等），向公安机关备案，并申请补办；防伪措施：使用防伪印油（如带荧光标记）、印章加刻特殊花纹，定期核对用印登记与实际用印文件，发现异常立即核查。四、监督与责任追究（一）监督机制行政部门每季度抽查合同档案（完整性、合规性）、用印登记（与实际用印文件一致性），形成《合规检查报告》；对发现的问题（如倒签合同、违规用印），责令责任部门限期整改。（二）责任追究对违反本规范的行为，视情节轻重处理：轻微违规（如用印登记不完整）：批评教育，绩效考核扣分；严重违规（如擅自用印