团队成员沟通协调会议记录模板

团队成员沟通协调会议记录模板一、适用情境项目启动会：明确项目目标、分工计划及关键节点；周期性例会：同步阶段性工作进展、解决执行中的问题；跨部门协作会：协调不同团队资源、明确接口人及职责；问题复盘会：分析项目/任务中的偏差，总结改进措施；临时紧急会议：应对突发情况，快速决策并部署行动。二、操作流程（一）会前准备：明确会议目标与基础信息确定会议必要性：根据工作需求（如项目卡点、任务延期、资源冲突等），判断是否需召开沟通协调会，避免无效会议。明确核心议题：提前梳理需讨论的核心问题（如“需求变更对进度的影响”“跨部门资源分配方案”等），聚焦2-3个关键议题，避免内容发散。通知参会人员：提前1-2天通过团队协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、核心议题、会前需准备的资料（如进度报表、问题清单）。指定记录人：提前明确会议记录人（建议由非核心发言角色担任），保证其熟悉模板结构，准备会议记录工具（如文档、录音设备，需提前告知参会人员录音）。（二）会中记录：聚焦讨论关键信息确认基础信息：会议开始后，记录人首先填写会议基本信息（会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因），保证信息准确无误。按议程推进讨论：主持人按议题顺序引导发言，记录人需重点记录：各议题讨论要点：不同参会人员的观点、建议（标注发言人，如“*主管：建议调整优先级，先完成A模块”）；分歧与共识：明确存在争议的问题及最终达成的共识（如“共识：本周五前完成需求文档修订，由*组负责”）；决议事项：针对每个议题形成的最终决定，需清晰、具体（避免模糊表述，如“决议：增加2名开发人员支持B任务，负责人*经理，下周一到位”）。同步行动项：对需执行的任务，当场明确“行动内容、负责人、完成时间、交付标准”，避免责任不清（如“行动项：测试环境搭建，负责人*工程师，完成时间：3月15日17:00前，交付标准：环境可通过基础功能测试”）。实时确认记录准确性：讨论每个议题后，记录人可简要复述关键信息，与参会人员确认（如“刚才确认的行动项是*负责的进度更新，截止到周五，对吗？”），避免遗漏或误解。（三）会后整理：规范输出与跟进24小时内完成记录初稿：会议结束后，记录人根据会议笔记和录音（如有）整理会议记录，保证内容完整、语言简洁，重点突出“决议事项”和“行动项”。审核与分发：初稿完成后提交主持人审核，确认信息无误后，在24小时内发送至所有参会人员及相关干系人（如项目组、部门负责人），邮件主题注明“【会议记录】[会议名称]-[日期]”。行动项跟踪：记录人需建立“行动项跟踪表”，定期（如每日例会）提醒负责人进度，保证任务按时完成；对逾期未完成的任务，及时反馈给主持人协调解决。归档留存：会议记录（含原始笔记、审核版、最终版）按日期归档至团队共享文件夹（如“项目文档-会议记录”），方便后续查阅追溯。三、会议记录模板表格（一）会议基本信息表项目内容会议名称（例：项目Q2启动协调会）会议日期年月日会议时间开始时间：：结束时间：：会议地点（例：301会议室/线上会议）主持人（例：*经理）记录人（例：*助理）参会人员（例：主管、工程师、*专员等，用逗号分隔）缺席人员及原因（例：*主管：因客户拜访无法参会）（二）会议议程与讨论记录表议程项讨论要点（标注发言人观点）决议事项1.项目目标确认经理：Q2核心目标是完成产品上线，用户量突破10万；主管：需同步明确市场推广资源支持。决议：Q2项目目标定为“产品上线+10万用户”，市场推广方案由*主管负责，3月20日前提交。2.进度风险排查工程师：开发进度滞后3天，因需求变更；专员：测试资源不足，可能影响整体周期。决议：需求变更需走正式评审流程，*经理负责协调增加1名测试工程师，下周二到位。3.跨部门协作主管：需设计部提供UI稿，目前未收到；经理：设计部优先级需调整，由*专员对接催促。决议：UI稿交付时间延至3月18日，负责人*专员，每日同步进度。（三）行动项跟踪表行动内容负责人计划完成时间实际完成时间交付成果/备注状态（进行中/已完成/延期）需求变更流程规范制定*经理3月16日17:00前《需求变更管理V1.0》文档进行中测试工程师招聘对接*主管3月14日12:00前简历筛选结果已完成UI稿进度每日同步*专员每日18:00前同步记录表（发至项目群）进行中四、使用要点（一）记录原则：客观简洁，突出重点避免记录个人情绪或无关细节，聚焦“讨论了什么、决定了什么、谁来做、何时完成”；对复杂问题可采用“关键词+核心观点”记录（如“进度滞后原因：需求变更3次，开发返工”），而非逐字稿。（二）行动项管理：责任到人，可追溯每个行动项必须有唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；完成时间需明确到“日期+具体时间”（如“3月15日17:00前”），而非“本周内”；定期更新行动项状态，保证团队实时掌握任务进展。（三）会议纪律：高效务实，避免跑题主持人需严格控制时间，每个议题讨论不超过预设时长（如复杂议题不超过30分钟）；鼓励提前准备发言提纲，避免临时即兴发挥导致讨论冗长；对未达成共识的议题，明确下次会议时间或单独沟通，避免遗留问题。（四）保密与