公司法务合同管理制度

公司法务合同管理制度一、概述

公司法务合同管理制度是企业法律风险防控的核心环节，旨在规范合同全生命周期管理，确保合同行为的合法合规性、商业合理性及风险可控性。通过建立系统化的管理流程，企业能够有效降低合同纠纷风险，提升运营效率，保障合法权益。

二、管理制度核心内容

（一）合同管理体系构建

1.组织架构设立

(1)成立法务合同管理部门，明确部门职责，负责合同审核、风险控制及合规监督。

(2)配备专职合同管理人员，要求具备法律背景及行业知识，定期接受专业培训。

(3)建立跨部门协作机制，涉及业务、财务、技术等部门需在合同签订前完成联合评审。

2.制度文件完善

(1)制定《公司合同管理办法》，明确合同分类、审批权限、签订流程等通用规则。

(2)编制《合同模板库》，涵盖常见业务场景（如采购、合作、服务、保密等），统一格式及关键条款。

(3)编制《合同风险清单》，针对行业特点标注常见法律风险点及防控措施。

（二）合同生命周期管理

1.合同起草阶段

(1)依据业务需求确定合同类型，优先使用标准化模板，避免重复性条款设计。

(2)明确合同主体资格合法性，核查对方营业执照、授权委托书等文件有效性。

(3)审核商业条款合理性，包括价格、付款方式、违约责任等，确保与公司利益一致。

2.合同审核阶段

(1)法务部门重点审核法律条款，如管辖权、争议解决方式、知识产权归属等。

(2)业务部门补充审核商务条款，如交付标准、验收流程等，确保可执行性。

(3)建立多级审批流程：一般合同经部门负责人审批，重大合同需提交法务委员会审议。

3.合同签订阶段

(1)采用电子签章或公证方式提高签约效率，确保合同签署的真实有效性。

(2)保留签署过程记录，包括电子签章日志、纸质合同原件归档等。

(3)对外签订合同需进行备案，定期更新《合同台账》，记录关键信息（如签订日期、有效期、金额等）。

4.合同履行阶段

(1)设定合同关键节点监控机制，如付款节点、交付节点，及时跟进履约情况。

(2)建立履约风险预警体系，对延期交付、质量问题等异常情况提前干预。

(3)收集履约证据，包括往来邮件、会议纪要、验收报告等，作为争议解决的依据。

5.合同归档阶段

(1)按合同类型、签订时间分类归档，纸质合同与电子数据同步存储，确保可追溯性。

(2)设定归档期限：一般合同保存期限为合同终止后5年，重大合同（如融资、并购）需长期保存。

(3)建立电子合同管理系统，支持全文检索、版本对比、到期提醒等功能。

（三）合同风险管理

1.风险识别与评估

(1)定期开展合同风险排查，对行业政策变化、交易对手信用变化保持敏感。

(2)采用风险矩阵法对合同条款进行评分，高风险条款需重点审核或调整。

(3)每季度汇总《合同风险报告》，向管理层汇报潜在问题及改进建议。

2.风险应对措施

(1)对于高风险交易，可引入第三方担保或投保商业保险。

(2)设计标准化免责条款，明确不可抗力、第三方责任等免责情形。

(3)对已发生纠纷的合同，启动争议解决预案，优先协商调解，必要时通过仲裁或诉讼维权。

三、制度实施保障

（一）人员培训与考核

1.定期组织合同管理培训，内容包括法律法规更新、典型案例分析、模板使用技巧等。

2.将合同管理纳入绩效考核，对业务部门设置“合同合规率”指标，如出现重大合同纠纷，需追责相关责任人。

（二）技术工具支持

1.引入合同管理系统（如合同云、e签宝等），实现流程自动化、文档协同化。

2.利用AI技术进行合同智能审核，自动识别条款漏洞或重复内容，提高审核效率。

3.建立知识库，沉淀优秀合同案例及风险解决方案，支持跨部门共享学习。

（三）持续优化机制

1.每半年评估制度执行效果，根据业务发展调整管理流程或模板内容。

2.收集业务部门反馈，对制度缺陷及时修订，如增加兜底条款或简化审批环节。

3.开展行业对标研究，参考头部企业合同管理实践，优化自身管理体系。

一、概述

公司法务合同管理制度是企业法律风险防控的核心环节，旨在规范合同全生命周期管理，确保合同行为的合法合规性、商业合理性及风险可控性。通过建立系统化的管理流程，企业能够有效降低合同纠纷风险，提升运营效率，保障合法权益。

本制度适用于公司所有涉及对外签署、内部流转的各类合同及协议，包括但不限于采购、销售、服务、合作、保密、租赁等场景。制度强调标准化、流程化、信息化管理，通过明确权责、统一规范、强化监督，构建全方位的合同风险防控体系。

二、管理制度核心内容

（一）合同管理体系构建

1.组织架构设立

(1)成立法务合同管理部门，明确部门职责，负责合同审核、风险控制及合规监督。

-**具体职责**：包括但不限于合同模板管理、审核流程监督、风险预警、争议处理支持、跨部门培训等。

(2)配备专职合同管理人员，要求具备法律背景及行业知识，定期接受专业培训。

-**人员要求**：需通过法律职业资格考试或相关从业认证，熟悉《民法典》合同编及行业典型条款（如采购合同需了解招投标规范，服务合同需掌握交付标准）。

-**培训内容**：定期组织《合同法》实务培训、行业案例研讨、谈判技巧提升等课程，确保团队专业能力与时俱进。

(3)建立跨部门协作机制，涉及业务、财务、技术等部门需在合同签订前完成联合评审。

-**协作流程**：

1.业务部门提交合同需求及初步条款；

2.财务部门审核付款方式、成本控制合理性；

3.技术部门评估技术可行性、知识产权合规性；

4.法务部门进行法律终审；

5.联合输出《合同评审意见书》，经审批后签订。

2.制度文件完善

(1)制定《公司合同管理办法》，明确合同分类、审批权限、签订流程等通用规则。

-**核心内容**：

-合同分类标准（如按金额分为小额合同<10万元、一般合同10-100万元、重大合同>100万元）；

-审批权限矩阵表（标注各部门审批层级及金额阈值）；

-签订流程图（包括起草→审核→审批→签订→归档等节点）；

-违规处理机制（如未经审批签订合同的责任追究标准）。

(2)编制《合同模板库》，涵盖常见业务场景（如采购、合作、服务、保密等），统一格式及关键条款。

-**模板清单**：

-采购合同模板（含交货期、验收标准、违约责任）；

-服务合同模板（含服务范围、交付标准、知识产权归属）；

-保密协议模板（含保密范围、保密期限、违约责任）；

-软件许可协议模板（含许可范围、使用限制、更新义务）。

-**模板维护规则**：每年组织法务、业务双盲抽检，对过时条款及时更新，新增业务场景需2人以上评审通过后入库。

(3)编制《合同风险清单》，针对行业特点标注常见法律风险点及防控措施。

-**风险清单示例（采购合同）**：

-风险点1：交付标准模糊→防控：增加“符合国家标准GBXXXX标准”条款；

-风险点2：付款节点缺失→防控：设置分期付款（如30%预付+70%验收后支付）；

-风险点3：知识产权侵权→防控：约定“卖方保证交付产品不侵犯第三方知识产权”。

（二）合同生命周期管理

1.合同起草阶段

(1)依据业务需求确定合同类型，优先使用标准化模板，避免重复性条款设计。

-**操作指南**：

1.业务部门填写《合同需求申请表》，注明合同目的、金额、关键条款要求；

2.法务部门根据需求匹配模板，如需定制需说明理由并经部门负责人审批。

(2)明确合同主体资格合法性，核查对方营业执照、授权委托书等文件有效性。

-**核查清单**：

-营业执照（验证有效期、经营范围）；

-法定代表人身份证明；

-如需授权代表：授权委托书+法定代表人签字盖章；

-对公账户信息（用于核实主体真实性）。

(3)审核商业条款合理性，包括价格、付款方式、违约责任等，确保与公司利益一致。

-**审核要点**：

-价格条款：是否存在阴阳合同（表面价格与实际价格不符）；

-付款方式：预付款比例是否过高（建议不超过30%）；

-违约责任：违约金计算方式是否公平（参考LPR*1年利率）；

-争议解决：优先选择公司所在地仲裁/诉讼（便于管辖）。

2.合同审核阶段

(1)法务部门重点审核法律条款，如管辖权、争议解决方式、知识产权归属等。

-**审核清单（通用）**：

-合同主体是否适格；

-关键条款是否缺失（如保密、知识产权）；

-格式是否规范（如日期、数字、签字盖章完整性）；

-是否存在无效条款（如违反强制性规定）。

(2)业务部门补充审核商务条款，如交付标准、验收流程等，确保可执行性。

-**审核清单（采购合同）**：

-交付时间是否合理（考虑物流周期）；

-验收标准是否量化（如“外观无划痕、功能测试通过率≥95%”）；

-是否约定第三方检验权（如需）。

(3)建立多级审批流程：一般合同经部门负责人审批，重大合同需提交法务委员会审议。

-**审批流程示例（重大合同）**：

1.业务部门提交→法务初审→财务评估→技术确认→部门负责人签字；

2.法务委员会召开评审会（至少3名委员参与），形成《审议意见书》；

3.管理层最终决策。

3.合同签订阶段

(1)采用电子签章或公证方式提高签约效率，确保合同签署的真实有效性。

-**操作细则**：

-电子签章：使用符合CA认证的第三方平台（如AdobeSign、法大大）；

-公证：涉及不动产、大额借贷等建议公证处办理。

(2)保留签署过程记录，包括电子签章日志、纸质合同原件归档等。

-**归档要求**：

-电子合同：存档至OA系统合同模块，包含签署时间、参与人信息；

-纸质合同：扫描存入电子档案，关键合同需双人核对原件。

(3)对外签订合同需进行备案，定期更新《合同台账》，记录关键信息（如签订日期、有效期、金额等）。

-**台账模板**：

|合同编号|签订日期|合作方|合同类型|金额（万元）|有效期|管辖法院/仲裁机构|备注|

|----------|----------|--------|----------|--------------|--------|-------------------|------|

|CT2023-001|2023-10-20|ABC公司|采购|85|2024-10-19|XX区仲裁委|首期交付|

|||||||||

4.合同履行阶段

(1)设定合同关键节点监控机制，如付款节点、交付节点，及时跟进履约情况。

-**监控工具**：

-建立Excel/系统表格，标注每个合同的关键节点及负责人；

-设置预警提醒：到期未付款/未交付需在3个工作日内发函催告。

(2)建立履约风险预警体系，对延期交付、质量问题等异常情况提前干预。

-**干预流程**：

1.发现异常→业务部门确认事实→法务评估法律风险→发送《律师函》要求整改；

2.如对方拒不履行，启动替代方案（如更换供应商、索赔）。

(3)收集履约证据，包括往来邮件、会议纪要、验收报告等，作为争议解决的依据。

-**证据清单**：

-书面证据：邮件、传真、纸质函件；

-音像证据：录音（需符合合法性要求）；

-实物证据：样品、验收单、检测报告。

5.合同归档阶段

(1)按合同类型、签订时间分类归档，纸质合同与电子数据同步存储，确保可追溯性。

-**归档标准**：

-电子档案：上传至企业文档管理系统（如SharePoint、钉钉文档）；

-纸质档案：按年份/合同号排序，重要合同（如融资）需双锁保管。

(2)设定归档期限：一般合同保存期限为合同终止后5年，重大合同（如融资、并购）需长期保存。

-**期限说明**：

-税务规定：销售合同需保存10年；

-法律诉讼时效：侵权类合同建议保存20年。

(3)建立电子合同管理系统，支持全文检索、版本对比、到期提醒等功能。

-**系统功能要求**：

-关键词检索：支持按合同方名称、金额、日期等字段搜索；

-版本控制：自动记录修改历史，冲突时标注修改人及时间；

-到期提醒：自动推送合同续签/终止提醒（提前30天）。

（三）合同风险管理

1.风险识别与评估

(1)定期开展合同风险排查，对行业政策变化、交易对手信用变化保持敏感。

-**排查周期**：每季度对金额超50万元的合同进行抽样复核；

-**关注对象**：

-行业监管动态（如环保、数据安全新规）；

-合作方经营异常（通过天眼查等平台监测）。

(2)采用风险矩阵法对合同条款进行评分，高风险条款需重点审核或调整。

-**评分标准**：

|风险等级|评分|说明|

|----------|------|------|

|高|7-9|可能导致重大损失（如巨额赔偿、业务中断）|

|中|4-6|存在较大概率损失（如轻微索赔、效率降低）|

|低|1-3|损失概率低，可接受风险|

-**示例**：采购合同中“不可抗力免责”条款若未约定具体情形→评分6分（中风险）。

(3)每季度汇总《合同风险报告》，向管理层汇报潜在问题及改进建议。

-**报告内容**：

-本期新增重大风险合同清单；

-高频出现的问题条款（如保密期限过短）；

-建议修订的制度或模板。

2.风险应对措施

(1)对于高风险交易，可引入第三方担保或投保商业保险。

-**适用场景**：

-金额超千万元的工程合同；

-涉及知识产权许可的跨境合作。

(2)设计标准化免责条款，明确不可抗力、第三方责任等免责情形。

-**条款模板**：

>“因地震、洪水、政府行为等不可抗力导致合同无法履行，双方互不承担责任，但应及时通知对方并提供证明。”

(3)对已发生纠纷的合同，启动争议解决预案，优先协商调解，必要时通过仲裁或诉讼维权。

-**处理流程**：

1.10日内发律师函；

2.30日内尝试协商，保留调解记录；

3.协商失败→评估诉讼/仲裁成本→选择管辖机构。

三、制度实施保障

（一）人员培训与考核

1.定期组织合同管理培训，内容包括法律法规更新、典型案例分析、模板使用技巧等。

-**培训计划**：

-新员工：入职合同管理基础培训（每月1次）；

-在岗员工：季度轮训《民法典》新修订条款（含数字版合同规则）。

2.将合同管理纳入绩效考核，对业务部门设置“合同合规率”指标，如出现重大合同纠纷，需追责相关责任人。

-**考核细则**：

-合同合规率=（合格合同数/总合同数）*100%；

-纪律处分：合规率＜80%的部门负责人需书面检讨，连续两次不合格需调岗。

（二）技术工具支持

1.引入合同管理系统（如合同云、e签宝等），实现流程自动化、文档协同化。

-**系统对比**：

-合同云：适合需多级审批的大型企业；

-e签宝：适合中小型企业的快速签约场景。

2.利用AI技术进行合同智能审核，自动识别条款漏洞或重复内容，提高审核效率。

-**功能要求**：

-自动比对模板差异；

-标红高频法律风险条款（如无效免责）。

3.建立知识库，沉淀优秀合同案例及风险解决方案，支持跨部门共享学习。

-**知识库结构**：

|类别|内容示例|

|--------------|------------------------------|

|案例库|采购合同因交付标准模糊引发纠纷的处理|

|风险库|合作合同中股权退出条款设计缺陷|

|最佳实践|保密协议的标准化条款模板|

（三）持续优化机制

1.每半年评估制度执行效果，根据业务发展调整管理流程或模板内容。

-**评估方式**：

-抽查合同审核记录，统计“退回修改”次数；

-业务部门满意度调查（匿名评分1-5分）。

2.收集业务部门反馈，对制度缺陷及时修订，如增加兜底条款或简化审批环节。

-**修订流程**：

1.每月汇总《制度执行问题反馈表》；

2.法务部门牵头讨论修订方案；

3.全体员工投票通过后发布新版制度。

3.开展行业对标研究，参考头部企业合同管理实践，优化自身管理体系。

-**对标方法**：

-访问行业白皮书（如PwC《合同管理最佳实践》）；

-参加合同管理行业会议（如合同法学会年会）。

一、概述

公司法务合同管理制度是企业法律风险防控的核心环节，旨在规范合同全生命周期管理，确保合同行为的合法合规性、商业合理性及风险可控性。通过建立系统化的管理流程，企业能够有效降低合同纠纷风险，提升运营效率，保障合法权益。

二、管理制度核心内容

（一）合同管理体系构建

1.组织架构设立

(1)成立法务合同管理部门，明确部门职责，负责合同审核、风险控制及合规监督。

(2)配备专职合同管理人员，要求具备法律背景及行业知识，定期接受专业培训。

(3)建立跨部门协作机制，涉及业务、财务、技术等部门需在合同签订前完成联合评审。

2.制度文件完善

(1)制定《公司合同管理办法》，明确合同分类、审批权限、签订流程等通用规则。

(2)编制《合同模板库》，涵盖常见业务场景（如采购、合作、服务、保密等），统一格式及关键条款。

(3)编制《合同风险清单》，针对行业特点标注常见法律风险点及防控措施。

（二）合同生命周期管理

1.合同起草阶段

(1)依据业务需求确定合同类型，优先使用标准化模板，避免重复性条款设计。

(2)明确合同主体资格合法性，核查对方营业执照、授权委托书等文件有效性。

(3)审核商业条款合理性，包括价格、付款方式、违约责任等，确保与公司利益一致。

2.合同审核阶段

(1)法务部门重点审核法律条款，如管辖权、争议解决方式、知识产权归属等。

(2)业务部门补充审核商务条款，如交付标准、验收流程等，确保可执行性。

(3)建立多级审批流程：一般合同经部门负责人审批，重大合同需提交法务委员会审议。

3.合同签订阶段

(1)采用电子签章或公证方式提高签约效率，确保合同签署的真实有效性。

(2)保留签署过程记录，包括电子签章日志、纸质合同原件归档等。

(3)对外签订合同需进行备案，定期更新《合同台账》，记录关键信息（如签订日期、有效期、金额等）。

4.合同履行阶段

(1)设定合同关键节点监控机制，如付款节点、交付节点，及时跟进履约情况。

(2)建立履约风险预警体系，对延期交付、质量问题等异常情况提前干预。

(3)收集履约证据，包括往来邮件、会议纪要、验收报告等，作为争议解决的依据。

5.合同归档阶段

(1)按合同类型、签订时间分类归档，纸质合同与电子数据同步存储，确保可追溯性。

(2)设定归档期限：一般合同保存期限为合同终止后5年，重大合同（如融资、并购）需长期保存。

(3)建立电子合同管理系统，支持全文检索、版本对比、到期提醒等功能。

（三）合同风险管理

1.风险识别与评估

(1)定期开展合同风险排查，对行业政策变化、交易对手信用变化保持敏感。

(2)采用风险矩阵法对合同条款进行评分，高风险条款需重点审核或调整。

(3)每季度汇总《合同风险报告》，向管理层汇报潜在问题及改进建议。

2.风险应对措施

(1)对于高风险交易，可引入第三方担保或投保商业保险。

(2)设计标准化免责条款，明确不可抗力、第三方责任等免责情形。

(3)对已发生纠纷的合同，启动争议解决预案，优先协商调解，必要时通过仲裁或诉讼维权。

三、制度实施保障

（一）人员培训与考核

1.定期组织合同管理培训，内容包括法律法规更新、典型案例分析、模板使用技巧等。

2.将合同管理纳入绩效考核，对业务部门设置“合同合规率”指标，如出现重大合同纠纷，需追责相关责任人。

（二）技术工具支持

1.引入合同管理系统（如合同云、e签宝等），实现流程自动化、文档协同化。

2.利用AI技术进行合同智能审核，自动识别条款漏洞或重复内容，提高审核效率。

3.建立知识库，沉淀优秀合同案例及风险解决方案，支持跨部门共享学习。

（三）持续优化机制

1.每半年评估制度执行效果，根据业务发展调整管理流程或模板内容。

2.收集业务部门反馈，对制度缺陷及时修订，如增加兜底条款或简化审批环节。

3.开展行业对标研究，参考头部企业合同管理实践，优化自身管理体系。

一、概述

公司法务合同管理制度是企业法律风险防控的核心环节，旨在规范合同全生命周期管理，确保合同行为的合法合规性、商业合理性及风险可控性。通过建立系统化的管理流程，企业能够有效降低合同纠纷风险，提升运营效率，保障合法权益。

本制度适用于公司所有涉及对外签署、内部流转的各类合同及协议，包括但不限于采购、销售、服务、合作、保密、租赁等场景。制度强调标准化、流程化、信息化管理，通过明确权责、统一规范、强化监督，构建全方位的合同风险防控体系。

二、管理制度核心内容

（一）合同管理体系构建

1.组织架构设立

(1)成立法务合同管理部门，明确部门职责，负责合同审核、风险控制及合规监督。

-**具体职责**：包括但不限于合同模板管理、审核流程监督、风险预警、争议处理支持、跨部门培训等。

(2)配备专职合同管理人员，要求具备法律背景及行业知识，定期接受专业培训。

-**人员要求**：需通过法律职业资格考试或相关从业认证，熟悉《民法典》合同编及行业典型条款（如采购合同需了解招投标规范，服务合同需掌握交付标准）。

-**培训内容**：定期组织《合同法》实务培训、行业案例研讨、谈判技巧提升等课程，确保团队专业能力与时俱进。

(3)建立跨部门协作机制，涉及业务、财务、技术等部门需在合同签订前完成联合评审。

-**协作流程**：

1.业务部门提交合同需求及初步条款；

2.财务部门审核付款方式、成本控制合理性；

3.技术部门评估技术可行性、知识产权合规性；

4.法务部门进行法律终审；

5.联合输出《合同评审意见书》，经审批后签订。

2.制度文件完善

(1)制定《公司合同管理办法》，明确合同分类、审批权限、签订流程等通用规则。

-**核心内容**：

-合同分类标准（如按金额分为小额合同<10万元、一般合同10-100万元、重大合同>100万元）；

-审批权限矩阵表（标注各部门审批层级及金额阈值）；

-签订流程图（包括起草→审核→审批→签订→归档等节点）；

-违规处理机制（如未经审批签订合同的责任追究标准）。

(2)编制《合同模板库》，涵盖常见业务场景（如采购、合作、服务、保密等），统一格式及关键条款。

-**模板清单**：

-采购合同模板（含交货期、验收标准、违约责任）；

-服务合同模板（含服务范围、交付标准、知识产权归属）；

-保密协议模板（含保密范围、保密期限、违约责任）；

-软件许可协议模板（含许可范围、使用限制、更新义务）。

-**模板维护规则**：每年组织法务、业务双盲抽检，对过时条款及时更新，新增业务场景需2人以上评审通过后入库。

(3)编制《合同风险清单》，针对行业特点标注常见法律风险点及防控措施。

-**风险清单示例（采购合同）**：

-风险点1：交付标准模糊→防控：增加“符合国家标准GBXXXX标准”条款；

-风险点2：付款节点缺失→防控：设置分期付款（如30%预付+70%验收后支付）；

-风险点3：知识产权侵权→防控：约定“卖方保证交付产品不侵犯第三方知识产权”。

（二）合同生命周期管理

1.合同起草阶段

(1)依据业务需求确定合同类型，优先使用标准化模板，避免重复性条款设计。

-**操作指南**：

1.业务部门填写《合同需求申请表》，注明合同目的、金额、关键条款要求；

2.法务部门根据需求匹配模板，如需定制需说明理由并经部门负责人审批。

(2)明确合同主体资格合法性，核查对方营业执照、授权委托书等文件有效性。

-**核查清单**：

-营业执照（验证有效期、经营范围）；

-法定代表人身份证明；

-如需授权代表：授权委托书+法定代表人签字盖章；

-对公账户信息（用于核实主体真实性）。

(3)审核商业条款合理性，包括价格、付款方式、违约责任等，确保与公司利益一致。

-**审核要点**：

-价格条款：是否存在阴阳合同（表面价格与实际价格不符）；

-付款方式：预付款比例是否过高（建议不超过30%）；

-违约责任：违约金计算方式是否公平（参考LPR*1年利率）；

-争议解决：优先选择公司所在地仲裁/诉讼（便于管辖）。

2.合同审核阶段

(1)法务部门重点审核法律条款，如管辖权、争议解决方式、知识产权归属等。

-**审核清单（通用）**：

-合同主体是否适格；

-关键条款是否缺失（如保密、知识产权）；

-格式是否规范（如日期、数字、签字盖章完整性）；

-是否存在无效条款（如违反强制性规定）。

(2)业务部门补充审核商务条款，如交付标准、验收流程等，确保可执行性。

-**审核清单（采购合同）**：

-交付时间是否合理（考虑物流周期）；

-验收标准是否量化（如“外观无划痕、功能测试通过率≥95%”）；

-是否约定第三方检验权（如需）。

(3)建立多级审批流程：一般合同经部门负责人审批，重大合同需提交法务委员会审议。

-**审批流程示例（重大合同）**：

1.业务部门提交→法务初审→财务评估→技术确认→部门负责人签字；

2.法务委员会召开评审会（至少3名委员参与），形成《审议意见书》；

3.管理层最终决策。

3.合同签订阶段

(1)采用电子签章或公证方式提高签约效率，确保合同签署的真实有效性。

-**操作细则**：

-电子签章：使用符合CA认证的第三方平台（如AdobeSign、法大大）；

-公证：涉及不动产、大额借贷等建议公证处办理。

(2)保留签署过程记录，包括电子签章日志、纸质合同原件归档等。

-**归档要求**：

-电子合同：存档至OA系统合同模块，包含签署时间、参与人信息；

-纸质合同：扫描存入电子档案，关键合同需双人核对原件。

(3)对外签订合同需进行备案，定期更新《合同台账》，记录关键信息（如签订日期、有效期、金额等）。

-**台账模板**：

|合同编号|签订日期|合作方|合同类型|金额（万元）|有效期|管辖法院/仲裁机构|备注|

|----------|----------|--------|----------|--------------|--------|-------------------|------|

|CT2023-001|2023-10-20|ABC公司|采购|85|2024-10-19|XX区仲裁委|首期交付|

|||||||||

4.合同履行阶段

(1)设定合同关键节点监控机制，如付款节点、交付节点，及时跟进履约情况。

-**监控工具**：

-建立Excel/系统表格，标注每个合同的关键节点及负责人；

-设置预警提醒：到期未付款/未交付需在3个工作日内发函催告。

(2)建立履约风险预警体系，对延期交付、质量问题等异常情况提前干预。

-**干预流程**：

1.发现异常→业务部门确认事实→法务评估法律风险→发送《律师函》要求整改；

2.如对方拒不履行，启动替代方案（如更换供应商、索赔）。

(3)收集履约证据，包括往来邮件、会议纪要、验收报告等，作为争议解决的依据。

-**证据清单**：

-书面证据：邮件、传真、纸质函件；

-音像证据：录音（需符合合法性要求）；

-实物证据：样品、验收单、检测报告。

5.合同归档阶段

(1)按合同类型、签订时间分类归档，纸质合同与电子数据同步存储，确保可追溯性。

-**归档标准**：

-电子档案：上传至企业文档管理系统（如SharePoint、钉钉文档）；

-纸质档案：按年份/合同号排序，重要合同（如融资）需双锁保管。

(2)设定归档期限：一般合同保存期限为合同终止后5年，重大合同（如融资、并购）需长期保存。

-**期限说明**：

-税务规定：销售合同需保存10年；

-法律诉讼时效：侵权类合同建议保存20年。

(3)建立电子合同管理系统，支持全文检索、版本对比、到期提醒等功能。

-**系统功能要求**：

-关键词检索：支持按合同方名称、金额、日期等字段搜索；

-版本控制：自动记录修改历史，冲突时标注修改人及时间；

-到期提醒：自动推送合同续签/终止提醒（提前30天）。

（三）合同风险管理

1.风险识别与评估

(1)定期开展合同风险排查，对行业政策变化、交易对手信用变化保持敏感。

-**排查周期**：每季度对金额超50万元的合同进行抽样复核；

-**关注对象**：

-行业监管动态（如环保、数据安全新规）；

-合作方经营异常（通过天眼查等平台监测）。

(2)采用风险矩阵法对合同条款进行评分，高风险条款需重点审核或调整。

-**评分标准**：

|风险等级|评分|说明|

|----------|------|------|

|高|7-9|可能导致重大损失（如巨额赔偿、业务中断）|

|中|4-6|存在较大概率损失（如轻微索赔、效率降低）|

|低|1-3|损失概率低，可接受风险|

-**示例**：采购合同中“不可抗力免责”条款若未约定具体情形→评分6分（中风险）。

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