标准化合同文件审核工具

标准化合同文件审核工具指南一、适用工作场景本工具适用于企业法务部门、行政管理部门、业务部门及相关协作方，在标准化合同文件审核工作中使用，具体场景包括：企业日常业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同等）的合规性审查；合作方提交合同文件的初步筛查与风险前置识别；标准化合同模板的定期更新与合规性校验；跨部门协作中合同条款的一致性核对与风险把控。二、标准化操作流程（一）前期准备阶段资料收集获取待审核合同文件（含最新版合同文本、附件、补充协议等）；收集与合同相关的背景资料（如合作意向书、招投标文件、业务需求说明、过往合作记录等）；明确审核依据（包括国家法律法规、行业监管规定、公司内部制度模板、特定业务审批要求等）。审核任务分配根据合同类型（如买卖、服务、技术等）和复杂程度，指定主审人及协审人（如法务专员、业务负责人、财务负责人等）；明确审核时限及各环节责任人，保证流程可追溯。（二）基础信息核对阶段合同完整性检查确认合同文本结构完整（含合同编号、双方当事人信息、合同、附件、签字盖章页等）；核对附件清单与实际附件数量是否一致，关键附件（如技术协议、验收标准）是否齐全。核心要素准确性核验主体信息：核对合同双方当事人名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息是否与营业执照、授权委托书一致；关键数据：检查合同金额（大小写是否一致）、履行期限（起止时间是否明确）、支付方式（账号信息是否准确）、标的物描述（型号、数量、质量标准等是否清晰）；签署有效性：确认签字人是否具备相应授权，签字、盖章是否完整规范（如公章清晰、骑缝章是否加盖等）。（三）核心条款审查阶段主体资格条款审查当事人是否具备相应的民事行为能力（如企业需在有效期内经营，特殊行业需具备资质许可）；涉及代理或转包的，需核查授权委托书、转包协议的合法性与有效性。合同标的条款核对标的物名称、规格、型号、数量、质量标准等描述是否具体、无歧义；技术类合同需明确技术成果归属、验收标准及方法。权利义务条款检查双方权利义务是否对等，是否存在单方面限制权利或加重义务的不公平条款；明确履行方式（如交付地点、运输方式）、验收流程及时限。违约责任条款审查违约责任是否与违约行为性质、损失程度相匹配；约定违约金是否合理，是否包含定金、赔偿损失等责任形式的衔接条款。争议解决条款确认争议解决方式（诉讼或仲裁）的选择是否符合公司规定，管辖法院/仲裁机构是否明确；优先选择公司所在地法院或约定仲裁机构，避免管辖权争议。其他特殊条款保密条款：明保证密范围、期限及违约责任；不可抗力条款：定义是否清晰，通知义务及免责情形是否明确；合同解除/终止条款：约定解除条件、清算方式及后续处理机制。（四）风险评估与标记阶段风险等级划分低风险：条款表述规范，无法律冲突，符合公司制度；中风险：存在表述模糊、权利义务轻微不对等等问题，需修改完善；高风险：存在违法条款、重大权利义务失衡、法律强制规定缺失等问题，需重点标注并反馈调整。风险点标记与记录使用统一符号（如“△”低风险、“▲”中风险、“★”高风险）在合同文本中标注问题位置；在《合同条款审查清单》中详细记录风险描述、涉及条款及修改建议。（五）审核结果输出阶段形成审核意见主审人汇总审核结果，填写《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的审核结论；对需修改的条款，逐条列明具体修改建议及法律依据。沟通与反馈将审核意见与业务部门、合作方进行沟通，解释风险点及修改必要性；跟踪修改情况，确认最终版本是否符合审核要求。文档归档整理审核过程中的全部资料（含合同文本、审核清单、沟通记录、最终版审核意见等），按公司档案管理规定归档保存。三、配套工具模板表1：《合同基础信息核对表》合同编号合同名称签订日期甲方名称乙方名称统一社会信用代码（甲方）统一社会信用代码（乙方）合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限附件清单1.2.3.审核人表2：《合同条款审查清单》条款类别具体条款内容（条款号）审查标准审查结果（通过/修改/不通过）问题描述修改建议主体资格第一条：当事人信息与营业执照一致▲乙方授权代表未附证件号码号需补充授权代表证件号码复印件合同标的第二条：标的物描述明确型号、数量、质量标准△质量标准未引用国标建议补充“符合GB/T标准”违约责任第十条：违约金条款不超过实际损失30%★约定“按合同总额20%支付违约金”调整为“按实际损失计算，最高不超过合同总额10%”争议解决第十五条：管辖法院甲方所在地法院通过——表3：《风险评估与应对表》风险点描述涉及条款风险等级应对措施责任部门/人完成时限乙方未提供资质证明文件第三条高风险要求乙方补充营业执照复印件并加盖公章业务部*经理2023–付款节点未约定违约责任第八条中风险增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”条款法务部*专员2023–保密期限约定为“永久有效”第十二条低风险修改为“保密期限为合同终止后3年”法务部*专员2023–四、使用关键提示审核依据一致性：严格以最新法律法规（如《民法典》《公司法》等）、公司内部制度及行业规范为审核标准，避免个人主观判断。条款逻辑衔接：重点检查条款间的关联性（如付款条件与交付义务、违约责任与权利义务的对应），避免矛盾或遗漏。特殊条款关注：对格式合同、涉外合同、涉及知识产