DB4401-T 198-2022 建设工程档案著录规范

ICS03.080.20CCSA14DB4401DB4401/T198—2022Codeforconstructionprojectarchivesdescription广州市市场监督管理局发布前言 III1范围 12规范性引用文件 13术语和定义 14著录级别 25著录详简级次 26著录文字 37著录符号 37.1著录用符号及用途 37.2著录用符号使用说明 38著录信息源 39著录要求 49.1项目级著录 49.2单体级著录 69.3案卷级著录 79.4文件级著录 89.5电子文件级著录 9附录A（规范性）地理信息著录单 附录B（规范性）建设工程档案项目级著录单 附录C（规范性）建设工程档案单体级著录单 附录D（规范性）建设工程档案案卷级著录单 附录E（规范性）建设工程档案文件级著录单 附录F（规范性）建设工程档案电子文件级著录单 17DB4401/T198—2022本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由广州市规划和自然资源局提出并归口。本文件起草单位：广州市城市建设档案馆、广州开发区城市建设和房地产档案馆、广州市番禺质量技术监督检测所。本文件主要起草人：曾智、杜星、朱艳燕、陈宁、谢彩虹、苏玮、幸芳、龙飞斐、孔家聪、刘倩娉、林丹霞、王丽、宋莎。DB4401/T198—20221建设工程档案著录规范本文件规定了建设工程档案著录的术语和定义、著录级别、著录详简级次、著录文字、著录符号、著录信息源、著录要求。本文件适用于广州市行政区域内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程档案的著录。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T50323城市建设档案著录规范CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范3术语和定义GB/T50323界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程constructionproject经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成，一般包括建筑工程、市政基础设施工程、管线工程或其他。3.2建设工程档案constructionprojectarchives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。3.3建设工程项目管理单元，通常指具有完整几何形体的独立建筑物，也可根据工程实际情况，将单元工程、子单元工程或分部工程参照单体管理。3.4建设工程档案著录descriptionofconstructionprojectarchives2DB4401/T198—2022编制建设工程档案目录时，为提取档案信息，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.5对一个建设工程（项目）的档案内容和形式特征进行分析、记录。3.6单体级著录single-buildingdescription对一个单体工程的档案内容和形式特征进行分析、记录。3.7对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3.8电子文件electronicdocument在城乡建设及其管理活动中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录，简称电子文件。3.9电子复合文件electroniccompounddocument由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。3.10文件级著录documentdescription对一个电子复合文件或一份非电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.11电子文件级著录electronicdocumentdescription对单份电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.12著录详简级次descriptionlevel著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。仅著录必要项目的为简要级次，除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的为详细级次。3.13电子文件特征信息characteristicinformationofelectronicdocument电子文件基本信息中区别于其他电子文件的信息。4著录级别依据著录对象不同，档案著录可划分为项目级著录、单体级著录、案卷级著录、文件级著录、电子文件级著录五级。5著录详简级次5.1简要级次项目包括：项目名称、工程所在行政区、建设工程规划许可证、单体名称、工程地点、项目代码、建设单位、设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、建设规模、案卷题名、文件题名、责任者、日期、立卷人、审核人、文件名（电子文件级）。5.2除简要级次项目外，其他著录项目均为详细级次。DB4401/T198—202236著录文字6.1著录用文字应规范化。6.2汉字应使用标准化汉字，文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。6.3其他语种文字档案著录时应依照其语种文字书写规则。7著录符号7.1著录用符号及用途著录用符号及用途应符合表1的要求。表1著录用符号及用途—.置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数=:/;+[]()?—、对建设用地规划许可证号、建设工程规划许可证号、建设工程施工许可证号、地形图□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的7.2著录用符号使用说明7.2.1“.—”符号占两格，在回行时不应拆开。“”和“”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。7.2.2如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“.—”。7.2.3不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。8著录信息源DB4401/T198—202248.1著录信息应来源于被著录的档案。8.2电子文件级著录应依据电子文件的元数据及电子文件内容的文头、文尾。8.3文件级著录应依据文头、文尾。8.4案卷级著录应依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。8.5单体级著录应根据该单体所有案卷的案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8.6项目级著录应根据该项目所有单体的单体目录、案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8.7被著录的档案信息不足时，应参考其他有关的档案、资料。9著录要求9.1项目级著录9.1.1项目名称建设项目（工程）的整体名称，一般是指市（区）地方命名办公室批复的名称。无市（区）地方命名办公室的批复文件时，工程项目名称应由建设单位明确，名称应能反映建设单位、地址、工程性质等要素。9.1.2.1项目区名称指项目所在的区（县、镇）名。9.1.2.2项目街道指项目所在的街道（镇、乡）名。9.1.2.3项目地址路指项目所在的路名。9.1.2.4项目地址号指项目所在的具体门牌号。9.1.2.5项目没有街道名、路名或具体门牌号时，则依次填写以下材料上的地址：a)《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》；b)《建设工程规划许可证》；c)《建设工程施工许可证》；d)竣工验收报告；e)开工报告。9.1.3建设单位执行国家基本建设计划，组织、督促基本建设工作，支配、使用基本建设投资的基层单位。一般是指《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》或《建设工程规划许可证》中确定的建设单位。对于无需办理《建设工程规划许可证》的项目，则为《建设工程施工许可证》或《竣工验收报告》或《开工报告》确定的建设单位。9.1.4联系人建设单位的著录经办人的姓名。9.1.5联系电话建设单位的著录经办人的电话。9.1.6建设用地规划许可证号DB4401/T198—20225城乡规划主管部门对该建设工程项目核发的《建设用地规划许可证》的编号。有多个《建设用地规划许可证》时，中间用“、”隔开。9.1.7工程类型包括建筑工程、市政基础设施工程、管线工程或其他工程。应依据《建设工程规划许可证》，结合《城建档案分类方案》进行著录。9.1.8建设工程施工许可证号住房城乡建设主管部门对该建设工程项目核发的《建设工程施工许可证》的编号。有多个《建设工程施工许可证》时，中间用“、”隔开。9.1.9特殊情况工程是否属于重点工程、烂尾楼等特殊情况。9.1.10地理信息9.1.10.1行政区应采用本项目建筑物所在行政区，著录其省（自治区、直辖市）级、（地级）市级、县（区、县级市、旗）级、镇（乡、街道）级行政区名称。9.1.10.2地形图号项目或单体所在的地形图的分幅号。应使用《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》或《建设用地规划许可证》或其他审批文件（含附件、附图）中标注的地形图号。有多个地形图号的，中间用“、”隔开。9.1.10.3地理信息坐标系应采用广州2000坐标系。9.1.10.4地理平面坐标为单体项目地址所对应的地名地址点X，Y坐标，中间用英文逗号隔开。如审批文件附图有准确图形及其点坐标表，应全部著录，坐标间用分号间隔。9.1.10.5著录单要求地理信息著录单应符合附录A。9.1.11项目代码由广东省投资项目在线审批监管平台赋予该建设工程项目的固定资产投资项目代码。投资项目代码是建设工程项目整个建设周期的唯一身份标识，一项一码。9.1.12附注与提要建设单位移交建设工程档案时对项目档案状况的移交说明。9.1.13著录格式DB4401/T198—20226应符合附录B。9.2单体级著录9.2.1所属项目单体（单位）工程所属的建设工程项目名称。9.2.2单体名称单位（子单位）工程的名称。通常为《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》或《建设工程规划许可证》中确定的工程名称。对于无需办理《建设工程规划许可证》的项目，则为《建设工程施工许可证》或开工报告确定的工程名称。9.2.3工程地址指单位工程（子单位）工程的建设地址，与9.1.2一致。9.2.4项目代码本单体所属的项目工程在全市的唯一编号，与9.1.11一致。9.2.5建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书编号城乡规划主管部门对本单体工程核发的《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》编号。有多个《建设工程规划验收合格证》/《建设工程规划条件核实意见书》时，中间用“、”隔开。9.2.6设计单位负责本工程设计的设计单位。9.2.7施工单位负责本工程施工的施工单位。9.2.8勘察单位负责本工程地质勘察的勘察单位。9.2.9监理单位负责本工程建设监理的监理单位。9.2.10建设规模本单体的《建设工程规划验收合格证》/《规划条件核实意见书》或《建设工程规划许可证》所载的建设工程面积、层数等专业记载信息。9.2.11建设工程规划许可证号城乡规划主管部门对本单体工程核发的《建设工程规划许可证》的编号。有多个《建设工程规划许可证》时，中间用“、”隔开。9.2.12时间DB4401/T198—20227本单体工程的开工时间和竣工时间，年、月、日之间用“-”号相隔。9.2.13总投资数本单体工程的投资金额，应与《建设工程施工许可证》中的合同价格一致，单位为万元。9.2.14建设用地规划许可证号城乡规划主管部门对含本单体的工程项目核发的《建设用地规划许可证》的编号。9.2.15建设工程施工许可证号住建主管部门对含本单体的工程项目核发的《建设工程施工许可证》的编号。9.2.16地理信息应符合9.1.10。9.2.17项目（单体）号档号中表示单体级的部分。9.2.18附注与提要建设单位移交档案时对本单体及档案状况的移交说明。9.2.19著录格式应符合附录C。9.3案卷级著录9.3.1卷号案卷的顺序号，从0001开始设置。9.3.2案卷题名写在案卷封面上的正式题名，一般只有一个。案卷题名应简明准确揭示卷内文件内容，应包括建设工程名称、单位（子单位）工程名称、分部（子分部）工程或专业名称、卷内文件概要等内容。9.3.3编制单位案卷内文件形成单位或主要责任者。有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余作“等”代替。9.3.4编制时间案卷内全部文件形成的起止时间。9.3.5案卷页数案卷的总页数。9.3.6盒号案卷盒的编号。DB4401/T198—202289.3.7立卷人负责整理文件的人。9.3.8审核人对案卷的完整性、合理性负责任的人。9.3.9密级与保管期限9.3.9.1案卷级的密级根据本案卷中文件的最高保密程度的等级确定。可分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.3.9.2根据该案卷的价值确定其应该保存的时间长度，在案卷组成时确定，对已更改的，应著录新的保管期限。9.3.10载体类型载体类型项著录档案载体的物质形态特征，如底图、底片、光盘、磁带、磁盘等，除纸为载体的档案均需记录。9.3.11附注与提要立卷单位和立卷人对本卷档案特殊情况的备考说明。9.3.12排检与编号主要指案卷卷号、档号、项目（单体）号、总登记号、存放位置、电子档案光盘号。9.3.13著录格式应符合附录D。9.4文件级著录9.4.1文件编号文件制发单位或个人编写的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。9.4.2文件题名文件标题或图纸的全称。文件标题或图纸的全称相同时，文件题名通过增加前/后缀后加以区分。9.4.3责任者文件的直接形成单位。一般指文件落款盖章单位或竣工图章上标注的施工单位。文件形成日期。一般指文件落款日期或竣工图章上标注的编制日期。9.4.5页次每份文件在本案卷的起始页号，最后一份文件填写文件的起止页号。DB4401/T198—202299.4.6电子复合文件信息对应的电子复合文件的大小、数量。复合文件为由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件，单份电子文件和复合文件的关联和联系方式按CJJ/T117规定执行。9.4.7档号文件所属案卷的档号。9.4.8密级与保管期限9.4.8.1文件保密程度的等级，分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.4.8.2根据文件价值确定文件应该保存的时间长度，应在该文件所属案卷组成时确定。对已更改保管期限的应著录新的保管期限。9.4.9著录格式应符合附录E。9.5电子文件级著录9.5.1电子文件特征信息应包括文件名、存储路径、文件容量、文件生成时间、文件摘要值、文件摘要算法、图片分辨率的高度和宽度、幅面、版本。9.5.2文件技术环境用于记录电子文件的文件格式、载体类型、扩展名、文件接收时间、产生该电子文件的系统名、阅读该电子文件的系统名。9.5.3文件转换状态记录该电子文件是否为原生文件，以及该电子文件过去和目前的文件格式。该份电子文件为原生文件时著录“原生（原生电子文件的格式）”,该份电子文件为非原生文件则著录“原生（原生电子文件格式当前（当前电子文件格式）”。9.5.4排检与编号该项内容包括案卷档号、卷内序号、件内页号、电子档案光盘号。同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的前四级著录应与相应纸质文件的项目级、单体级、案卷级、文件级著录项目一致。9.5.5密级与保管期限9.5.5.1该份电子文件的密级，根据该份电子文件所属文件级的最高保密程度的等级确定，可分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.5.5.2根据该份电子文件所属文件的价值确定的该电子文件应该保存的时间长度，应在该电子文