企业宣传材料制作规范及审核流程宣传材料制作中心版

企业宣传材料制作规范及审核流程宣传材料制作中心版一、适用范围与核心目标（一）适用范围本规范适用于公司各部门、各子公司及分支机构（以下统“各单位”）在对外宣传、品牌推广、业务介绍等场景中，需制作或委托制作的各类宣传材料，包括但不限于：平面物料：海报、易拉宝、宣传折页、手册、展架、PPT模板等；视听物料：宣传片、短视频、H5、动画、图文排版等；数字物料：官网/公众号配图、社交媒体推文、电子邀请函等。（二）核心目标统一品牌视觉形象，保证所有宣传材料符合公司VI系统规范及品牌调性；规范制作流程，提高跨部门协作效率，缩短物料交付周期；强化内容审核机制，杜绝信息错误、合规风险及品牌形象偏差；建立标准化管理档案，实现宣传材料的可追溯与复用。二、宣传材料全流程制作规范（一）需求提出与审批需求发起责任主体：各单位宣传需求部门（如市场部、销售部、行政部等）；操作说明：（1）需求部门填写《宣传材料需求申请表》（详见模板一），明确以下内容：项目名称（需体现核心主题，如“2024产品发布会宣传物料”）；宣传目的（如品牌曝光、产品推广、活动引流等）；目标受众（如客户、合作伙伴、内部员工等）；材料类型、尺寸规格、数量（如需印刷）、使用场景（线上/线下、具体活动/长期使用）；核心信息点（需传递的关键卖点、政策数据等，附参考资料）；期望交付时间、预算范围（如涉及第三方制作）；特殊要求（如需多语言版本、适配特定平台等）。（2）需求部门负责人签字确认后，提交至宣传材料制作中心（以下简称“制作中心”）。需求初审责任主体：制作中心负责人*；审核内容：需求完整性（表格信息是否填写齐全，核心信息是否清晰）；合理性（是否符合公司品牌战略，是否与已有物料重复，预算是否在可控范围）；可行性（交付时间是否满足制作周期，特殊技术要求是否可实现）。输出结果：通过：需求部门与制作中心确认需求细节，启动制作流程；不通过：反馈修改意见，需求部门调整后重新提交。（二）内容策划与撰写内容策划责任主体：制作中心策划专员*（需求部门可协同提供业务资料）；操作说明：（1）基于需求分析，制定内容框架（如宣传手册需包含“公司简介-产品优势-案例展示-联系方式”模块）；（2）明确品牌调性（如科技感需用冷色调、专业术语；大众消费需用暖色调、通俗语言）；（3）输出《宣传材料内容策划方案》，包含：核心信息提炼、结构逻辑、图文排版建议、关键词/标语等，提交需求部门确认。内容撰写与资料整理责任主体：需求部门提供业务资料，制作中心文案专员*整合撰写；操作说明：（1）需求部门需提供准确资料，包括：公司最新简介、产品参数/政策、客户案例（需经客户授权）、联系方式（官网/电话/地址等）；（2）文案专员按策划方案撰写内容，保证：数据准确（引用数据需标注来源，如“2023年公司年报”）；语言简洁（避免冗长表述，重点信息前置）；无错别字、语病（使用专业校对工具人工复核）；（3）输出《宣传材料文案终稿》，附相关图片素材（需高清、无版权争议，需求部门需提供版权证明或使用授权）。（三）设计制作设计执行责任主体：制作中心设计专员*；操作说明：（1）严格遵循公司《VI视觉识别系统手册》（Logo使用规范、标准色值、字体、版式布局等）；（2）按《内容策划方案》及《文案终稿》进行设计，输出初稿（如PSD/源文件、JPG预览图）；（3）初稿需包含：主视觉图、核心信息排版、品牌元素（Logo、Slogan）、合规信息（如“广告需审批”标注、版权声明等）。内部审改责任主体：制作中心负责人、需求部门对接人；审改流程：（1）制作中心内部审核：设计专员自查（尺寸、色彩、字体是否符合VI），负责人复核（整体风格与品牌调性是否一致，核心信息是否突出）；（2）需求部门反馈：需求部门在2个工作日内提出修改意见（如“重点数据需加粗”“背景图需更换为商务场景”），设计专员根据意见调整，直至双方确认。（四）合规审核审核主体与内容审核环节责任部门/岗位审核重点初审制作中心合规专员*品牌VI规范（Logo/配色/字体）、基础信息准确性（公司名称、联系方式等）复审法务部专员*法律合规性（广告法禁用词、数据隐私保护、知识产权声明、行业政策符合性）终审分管领导*（如市场总监）内容导向（是否符合公司价值观、是否引发负面风险）、整体传播效果评估审核流程制作中心提交《宣传材料审核申请表》（详见模板二）及终稿（含设计稿、文案、素材来源说明）；各审核环节需在1-3个工作日内完成，审核意见需书面化（通过/修改/不通过）；若审核不通过，制作中心根据意见修改后重新提交，直至终审通过。（五）修改完善与定稿责任主体：制作中心设计专员、文案专员；操作说明：综合各环节审核意见，对材料进行最终修改（如法务要求删除“最佳”等绝对化用词，设计需调整字体大小适配印刷）；输出定稿文件：平面物料：源文件（PSD/）、PDF印刷文件（含bleed位）、JPG预览图；视听物料：源文件（PR/AE）、MP4成片（1080P分辨率）、字幕版/无字幕版；数字物料：适配不同尺寸的图片（如公众号封面图900×500px）、HTML源文件（H5）；制作《宣传材料定稿确认单》（详见模板三），由需求部门、制作中心、法务部签字确认，作为后续制作与归档依据。（六）制作输出与发布制作输出责任主体：制作中心（内部制作）或第三方供应商（需通过公司合格供应商名录筛选）；操作说明：（1）内部制作：按定稿文件直接输出，保证印刷/导出质量（如色彩偏差≤5%、分辨率符合要求）；（2）第三方制作：制作中心需与供应商签订《委托制作协议》，明确交付时间、质量标准、版权归属，供应商提交样品后由制作中心验收合格批量制作。发布管理责任主体：需求部门（使用方）、制作中心（备案）；操作说明：（1）需求部门按审批用途使用材料，不得擅自修改内容或挪作他用；（2）线上发布（官网/公众号/社交媒体）：需同步在《宣传材料发布登记表》（详见模板四）中登记发布渠道、时间、浏览量等数据；（3）线下使用（展会/客户拜访）：使用后剩余物料（如折页、展架）需回收至制作中心，统一登记复用或销毁。（七）归档与复用责任主体：制作中心档案管理员*；操作说明：归档范围：所有宣传材料的需求申请表、审核记录、定稿文件、发布登记表等；归档要求：电子档案：按“年份-材料类型-项目名称”分类存储至公司服务器（如“2024-平面-产品手册”），保留源文件及最终版本；纸质档案（如需印刷的物料）：留存1份样品及《定稿确认单》，扫描后同步存入电子档案；复用机制：制作中心建立“宣传材料素材库”，定期向各单位推送可复用的标准化素材（如Logo标准组合、常用背景图、产品模板），减少重复制作成本。三、关键环节配套模板模板一：《宣传材料需求申请表》项目名称需求部门负责人联系方式宣传目的□品牌曝光□产品推广□活动引流□其他______目标受众□客户□合作伙伴□内部员工□公众______材料类型□海报□手册□视频□H5□其他______尺寸规格（如：海报A3、视频16:9）数量/使用范围（如：印刷500份、公众号头条发布）核心信息点（附文字说明或参考资料）期望交付时间年月日预算范围（如：内部制作/第三方预估______元）特殊要求（如：多语言版本、适配小红书平台）需求部门负责人签字日期制作中心初审意见□通过□修改后通过□不通过（意见：______）审核人*日期模板二：《宣传材料审核申请表》材料名称材料类型申请部门制作中心对接人*定稿文件清单□设计源文件□文案□素材来源说明□预览图主要修改内容（对比初稿的调整说明）合规自查情况□符合VI规范□无禁用词□版权无争议制作中心*日期法务部审核意见□通过□修改（意见：______）审核人*日期分管领导终审意见□通过□不通过（意见：______）审核人*日期模板三：《宣传材料定稿确认单》材料名称版本号确认日期定稿文件清单（源文件、预览文件路径或附件）制作中心确认负责人*：日期需求部门确认负责人*：日期法务部确认审核人*：日期模板四：《宣传材料发布登记表》材料名称发布渠道发布时间发布人浏览量/反馈归档编号（如：产品手册）□官网□公众号□展会□客户邮件年月日需求部门*（如：阅读5000+）2024-P-001四、风险防控与质量保障要点（一）品牌一致性风险严格执行公司VI系统规范，禁止擅自更改标准色值（如Pantone2C）、Logo组合方式及字体（如标题用思源黑体Bold，用微软雅黑）；涉及品牌升级或新业务线物料，需提前向制作中心提交《VI临时使用申请》，经品牌管理部*审批后方可使用。（二）内容合规风险禁止使用绝对化用语（如“第一”“唯一”“国家级”），需符合《广告法》及行业监管要求；涉及数据、案例、资质等信息，需经需求部门负责人签字确认来源真实性，法务部审核无误后方可使用；宣传材料中若涉及第三方品牌（如合作伙伴Logo），需提前获取书面授权，避免侵权风险。（三）流程规范性风险需求部门需提前5个工作日提交需求申请（紧急需求需经分管领导特批，制作中心协调资源优先处理）；审核环节不得跳过，严禁“先制作后审核”或“边审核边发布”；第三方供应商的选择需通过采购部流程，签订保密协议，保证公司信息安全。（四）版权与素材管理风险所有图片、字体、音乐等素材需使用正版授权（如摄图网、字体授权网），禁止来源不明素材；定