机关单位文秘工作制度汇编

机关单位文秘工作制度汇编第一章总则一、制定目的为规范机关文秘工作流程，提升工作质效，保障各项工作有序运转，依据《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级机关相关规定，结合本单位工作实际，制定本制度。二、适用范围本制度适用于本单位（含所属二级机构）文秘岗位的日常工作，涵盖公文处理、会议组织、档案管理、保密工作、调查研究、督查督办、公文写作、印章管理、值班值守及业务学习等工作范畴。三、工作原则文秘工作应遵循严谨规范、高效务实、保密安全、服务全局的原则，以辅助领导决策、协调工作事务、保障机关运转为核心职责，做到办文精准、办会周密、办事扎实。第二章收文处理制度一、签收与登记1.签收要求：收到各类来文（含纸质文件、电子公文、机要邮件等）时，由文秘岗专人核对文件份数、文号、密级、格式及密封情况，确认无误后在《收文登记簿》上签收，注明收文时间、来文单位、文件标题等信息。2.登记规范：对签收的文件进行分类登记，建立电子台账与纸质台账同步管理机制，确保文件流转可追溯。涉密文件单独登记，标注密级及知悉范围。二、拟办与批办1.拟办程序：文秘岗根据文件内容、性质及要求，结合单位职责分工，提出初步办理意见（如“请XX科室阅办”“请XX领导批示”等），经办公室负责人审核后呈送相关领导或部门。2.批办要求：领导或部门负责人收到拟办意见后，应在工作日内明确批示意见（特殊紧急文件即时批示），批示内容需清晰、具体，避免模糊表述。三、承办与催办1.承办落实：承办部门或人员收到批办文件后，需在规定时限内（紧急文件≤2个工作日，普通文件≤5个工作日）启动办理程序，明确责任人及进度节点，确保工作落地。2.催办机制：文秘岗对超期未办结的文件，通过书面提醒、电话督办等方式跟踪进度，每周汇总《文件办理进度表》，报办公室负责人及分管领导。四、办结与归档文件办理完毕后，承办部门应及时反馈办理结果（含文字说明、相关材料等），文秘岗核对后将文件及办理材料整理归档，涉密文件按保密规定移交机要室或销毁。第三章发文处理制度一、拟稿与审核1.拟稿要求：发文拟稿应主题明确、结构清晰、语言准确简洁，严格遵循公文格式规范（如文号、密级、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素齐全）。涉及多部门的文件，需经会签后形成终稿。2.审核流程：拟稿完成后，由科室负责人初审（重点审核内容合规性、逻辑严谨性），办公室负责人复审（重点审核格式规范性、表述准确性），必要时征求法律顾问或业务专家意见。二、签发与编号1.签发权限：发文须经单位主要领导或分管领导签发（联合发文由各单位负责人分别签发），签发人应签署明确意见（“同意发文”“请核改后发文”等）及姓名、日期。2.编号管理：文秘岗根据发文类型（如“XX发”“XX函”“XX办发”等），按年度、类别编制文号，确保文号唯一、规范。三、印制与分发2.分发要求：发文印制完成后，文秘岗按主送、抄送、抄报范围逐一登记、封装，通过机要通道、邮政特快或电子公文系统发送，确保文件安全、及时送达。第四章会议组织制度一、会议筹备1.议题确定：会议议题由科室申报、领导交办或文秘岗梳理汇总，经办公室负责人审核后报分管领导或主要领导审定，原则上非紧急会议议题需提前1个工作日确定。2.筹备事项：文秘岗根据会议类型（党组会、办公会、专题会等），提前落实会议时间、地点、参会人员、会议材料（如议程、汇报稿、政策文件等），并通过OA系统、短信或书面通知告知参会人员。二、会议组织1.现场管理：会议当天，文秘岗提前到场检查会场布置（如桌椅、音响、投影、签到表等），组织人员签到，分发会议材料，做好会议记录准备（录音设备、笔记本等）。2.记录要求：会议记录应准确、完整反映会议内容（含时间、地点、出席人员、议题、发言要点、决议事项等），会后24小时内整理成电子版初稿，经审核后存档。三、纪要整理与分发1.纪要撰写：会议纪要由文秘岗根据会议记录起草，内容需突出决策事项、工作要求、责任分工及时限，经参会领导审核后印发。2.分发范围：纪要印发范围与会议通知范围一致，涉密纪要按保密规定传递，同时在OA系统或内部平台发布，便于查阅。第五章档案管理制度一、档案收集文秘岗定期收集机关工作中形成的公文、会议材料、调研成果、统计报表、音像资料等文件材料，确保档案来源齐全、内容完整。涉密档案单独收集，标注密级。二、档案整理1.分类编号：档案按年度、类别（如文书档案、业务档案、音像档案等）进行分类，编制档案号，建立《档案目录》，纸质档案与电子档案同步整理。2.装订归档：对整理后的档案进行装订、装盒，填写卷内文件目录及备考表，确保档案格式规范、查阅便捷。三、档案保管与利用1.保管要求：档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期检查档案状况。涉密档案专柜存放，由专人管理，借阅需履行审批手续。2.利用规范：内部人员查阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明用途；外部单位查阅需持单位介绍信及本人证件，经办公室负责人批准后方可查阅，严禁涂改、抽取档案材料。四、档案销毁对超过保管期限或无保存价值的档案，由文秘岗提出销毁意见，经办公室审核、单位领导批准后，按规定程序销毁（涉密档案需送指定机构销毁），并留存销毁记录。第六章保密工作制度一、涉密文件管理1.收发要求：涉密文件由文秘岗专人收发，登记造册，标注密级、知悉范围，严禁通过普通邮件、非加密网络传输。二、计算机与网络保密1.设备管理：处理涉密信息的计算机须与互联网物理隔离，设置开机密码、文件加密，定期进行病毒查杀。非涉密计算机严禁存储、处理涉密信息。2.网络使用：通过内部办公网传输涉密信息时，需使用加密通道；严禁在社交媒体、公共邮箱传递涉密内容。三、人员保密要求文秘人员须签订《保密承诺书》，定期参加保密培训，增强保密意识。发现泄密隐患或事件，应立即报告并采取补救措施，配合调查处理。第七章调查研究制度一、调研选题调研选题应紧扣单位中心工作、群众关切问题及上级部署要求，由科室提出建议，文秘岗汇总筛选，报分管领导审定后形成年度调研计划。二、调研实施1.方案制定：调研前需制定详细方案，明确调研目的、对象、方法、时间安排及人员分工，必要时开展预调研。2.实地调研：调研人员应深入基层、深入群众，通过座谈、访谈、问卷调查、实地查看等方式收集真实、全面的第一手资料，严禁形式主义调研。三、报告撰写与应用1.报告要求：调研报告应客观分析问题，提出针对性、可操作性强的建议，结构清晰、数据准确、语言平实。2.成果应用：调研报告经领导审核后，作为决策参考、工作部署的依据，优秀成果可推荐至上级机关或媒体发表，扩大调研影响力。第八章督查督办制度一、任务分解对上级部署、领导批示、会议决议及年度重点工作，文秘岗应及时分解任务，明确责任单位、责任人、完成时限及工作标准，形成《督查督办任务清单》。二、跟踪督办1.进度跟踪：文秘岗通过定期检查、现场督导、电话询问等方式跟踪任务进度，每周汇总《任务进展表》，报办公室负责人。2.问题协调：对任务推进中出现的困难或争议，及时协调相关部门研究解决，必要时提请领导召开专题会议。三、反馈与通报1.结果反馈：责任单位应在任务完成后1个工作日内反馈结果（含文字说明、佐证材料等），文秘岗审核后报领导审阅。2.通报机制：每月对督查督办情况进行通报，表扬先进、督促后进，确保工作落地见效。第九章公文写作规范一、格式规范公文格式严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T____），确保版头、主体、版记要素齐全，字体、字号、排版符合要求，页码标注规范。二、语言要求公文语言应简洁明了、准确规范，避免歧义、口语化表述，慎用模糊词（如“大概”“可能”），数据、事例需真实可靠，政策表述与上级文件一致。三、审核流程公文拟稿后，需经科室负责人、办公室负责人、法律顾问（必要时）三级审核，重点审核内容合规性、逻辑严谨性、格式规范性，确保公文质量。第十章印章管理制度一、印章保管单位行政章、党组章、法定代表人章等印章由文秘岗专人保管（或按规定分存），存放于保险柜，钥匙、密码分开管理，严禁擅自委托他人代管。二、用印审批1.审批流程：用印前需填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数，经科室负责人、办公室负责人审核，分管领导或主要领导批准后方可用印。2.登记要求：用印时需在《用印登记簿》上登记用印时间、文件内容、批准人、用印人等信息，确保用印可追溯。三、特殊情况处理因工作需要携带印章外出使用时，需经单位主要领导批准，由两人以上同行，用印后及时归还，严禁印章脱离监管。第十一章值班值守制度一、值班安排文秘岗根据工作需要，制定《值班表》（含节假日、夜间值班），明确值班人员、值班时间及联系方式，提前1个工作日通知值班人员。二、值班职责1.信息接收：值班人员负责接听值班电话、接收传真、处理OA系统紧急文件，记录来电来访内容（含时间、事项、联系人等），及时报告带班领导。2.应急处理：遇突发事件或紧急情况，值班人员应第一时间向领导报告，按预案协助开展应急处置，不得迟报、漏报、瞒报。三、交接班要求值班人员需做好交接班工作，当面移交值班记录、未办结事项及注意事项，确保工作无缝衔接。接班人员未到岗时，交班人员不得离岗。第十二章业务学习与培训制度一、学习计划文秘岗每年制定《业务学习计划》，内容涵盖公文写作、政策法规、保密知识、办公软件操作等，报办公室负责人审定后实施。二、学习形式1.内部学习：每月组织1次业务学习会，由文秘人员轮流主讲，分享工作经验、案例分析或政策解读。