财务报销制度及报销流程步骤

财务报销制度及报销流程步骤财务报销制度及报销流程一、总则为了加强公司内部财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本财务报销制度及报销流程。本制度适用于公司全体员工的各项费用报销。二、费用报销类别及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公到常驻地以外地区出差期间所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费等各项费用。2.交通费标准-飞机：员工出差乘坐飞机需经公司总经理批准。一般情况下，员工应选择经济舱。特殊情况需要乘坐商务舱及以上的，需提前向总经理说明原因并获得特批。-火车：可根据出差路途远近和时间安排选择合适的车次。出差路途较远或需要夜间乘车的，可选择硬卧；路途较近且在白天乘车的，一般选择硬座或动车二等座。-长途客车：应选择正规客运公司的车辆，按照实际票价报销。-市内交通：出差期间的市内交通费（如公交、地铁、出租车等）凭有效票据实报实销，但需在合理范围内。一般情况下，每天的市内交通费上限为[X]元。3.住宿费标准-根据出差地区的不同，住宿费实行限额报销制度。具体标准如下表所示：|地区分类|一线城市（如北京、上海、广州、深圳）|二线城市（省会城市及部分发达地级市）|三线城市及其他地区||----|----|----|----||普通员工标准（元/天）|[X]|[X]|[X]||部门经理及以上标准（元/天）|[X]|[X]|[X]|-员工应选择安全、经济、卫生的住宿场所。实际住宿费低于标准的，按实际发生额报销；超过标准的，超出部分由员工自行承担。4.伙食补助费标准-伙食补助费实行定额包干制度，按出差自然天数计算。具体标准如下：|地区分类|一线城市|二线城市|三线城市及其他地区||----|----|----|----||标准（元/天）|[X]|[X]|[X]|-员工出差期间的伙食补助费无需提供发票，直接按标准报销。5.公杂费标准-公杂费主要用于补助员工出差期间的通讯、打印等费用。公杂费实行定额包干制度，按出差自然天数计算，标准为[X]元/天。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为了开展业务活动，招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、礼品、娱乐等费用。2.审批权限-业务招待费的支出需事先填写《业务招待费申请单》，详细说明招待对象、事由、预计费用等信息，并按照审批流程进行审批。-单次业务招待费在[X]元以下的，由部门经理审批；单次业务招待费在[X]元以上（含[X]元）的，需经总经理审批。3.报销标准-业务招待费应遵循“必要、合理、节约”的原则，严格控制费用支出。一般情况下，人均招待费用不得超过[X]元。-招待客户时赠送的礼品应符合公司规定，不得赠送贵重礼品。礼品费用应在合理范围内，并在报销时提供礼品清单。（三）办公用品费1.定义：办公用品费是指公司为满足日常办公需要购买的办公用品、办公设备耗材等费用。2.采购流程-各部门根据实际工作需要，每月定期填写《办公用品采购申请表》，经部门经理审核后报行政部门汇总。-行政部门根据各部门的申请，统一进行采购。采购时应选择正规的供应商，确保所购办公用品的质量和价格合理。3.报销标准-办公用品费应凭正规发票报销，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等详细信息。-对于金额较大的办公用品采购（如办公设备等），需提供采购合同或采购审批单。（四）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司自有车辆的加油费、过路费、停车费、修理费等费用。2.加油费-公司车辆实行定点加油制度，驾驶员应在指定的加油站加油，并取得正规发票。加油发票上应注明加油日期、加油量、单价等信息。-驾驶员应根据车辆的行驶里程和油耗情况，合理控制加油费用。3.过路费和停车费-过路费和停车费应凭有效票据报销，票据上应注明日期、地点等信息。4.修理费-车辆需要维修时，驾驶员应事先填写《车辆维修申请单》，经部门经理审核、总经理批准后，到指定的修理厂进行维修。-修理费用应凭维修发票和维修清单报销，维修清单应详细注明维修项目、更换配件等信息。三、报销流程步骤（一）费用发生前的申请1.差旅费-员工出差前应填写《出差申请单》，详细注明出差地点、出差时间、出差事由、预计费用等信息，并按照审批流程进行审批。-一般员工的《出差申请单》由部门经理审批；部门经理及以上人员的《出差申请单》由总经理审批。2.业务招待费-如前所述，员工在进行业务招待前需填写《业务招待费申请单》，并按审批权限进行审批。3.办公用品费-各部门在申请办公用品采购时，需填写《办公用品采购申请表》，经部门经理审核后报行政部门。4.车辆费用-车辆维修前，驾驶员需填写《车辆维修申请单》，经审批后进行维修。（二）费用报销凭证的收集和整理1.凭证要求-员工在费用发生后，应及时取得合法、有效的报销凭证。报销凭证包括发票、收据、车票、机票等。发票应符合国家税务规定，内容真实、完整，加盖开票单位的发票专用章。-对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。2.整理方法-员工应将收集到的报销凭证按照费用类别进行分类整理，并粘贴在《费用报销粘贴单》上。粘贴时应注意整齐、平整，不得随意涂改或伪造凭证。-每张《费用报销粘贴单》上应注明费用类别、金额、张数等信息。（三）填写费用报销单1.报销单格式-公司统一使用《费用报销单》进行费用报销。报销单上应填写报销人姓名、部门、报销日期、报销事由、费用明细、报销金额等信息。2.填写要求-报销人应认真填写报销单，确保信息准确、完整。报销金额应与粘贴的报销凭证金额一致，大小写金额应相符。-对于差旅费报销，还应在报销单上注明出差日期、出差地点、交通工具等信息；对于业务招待费报销，应注明招待对象、招待事由等信息。（四）部门经理审核1.审核内容-部门经理对本部门员工的费用报销申请进行审核。审核内容包括报销事项的真实性、合理性，报销凭证的合法性、完整性，报销金额的准确性等。2.审核意见-部门经理审核通过后，应在《费用报销单》上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。如审核不通过，应及时通知报销人说明原因，并要求其补充或修改相关资料。（五）财务审核1.审核内容-财务部门对员工的费用报销申请进行进一步审核。审核内容包括报销事项是否符合公司财务报销制度和相关规定，报销凭证是否符合税务要求，报销金额是否在预算范围内等。2.审核意见-财务审核人员审核通过后，应在《费用报销单》上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。如发现问题，应及时与报销人或部门经理沟通，要求其提供补充说明或更正错误。（六）总经理审批1.审批权限-对于金额较大或重要的费用报销申请，需经总经理审批。具体审批金额标准根据公司规定执行。2.审批意见-总经理对费用报销申请进行最终审批。审批通过后，在《费用报销单》上签署审批意见和姓名，并注明审批日期。（七）报销支付1.支付方式-经审批通过的费用报销申请，财务部门将按照公司规定的支付方式进行支付。一般情况下，报销金额通过银行转账的方式支付到报销人的工资卡账户。2.支付时间-财务部门在收到完整、合规的报销申请后，应在[X]个工作日内完成报销支付工作。四、特殊情况处理（一）紧急费用报销1.定义：紧急费用是指因突发情况或紧急业务需要而发生的费用，如抢险救灾、紧急医疗救治等。2.处理流程-对于紧急费用报销，员工可以先电话向部门经理和总经理汇报，经同意后先行垫付费用。事后应在[X]个工作日内补齐相关报销手续。-在补齐报销手续时，应提供详细的情况说明和相关证明材料，经审批后进行报销。（二）跨年度费用报销1.定义：跨年度费用是指费用发生时间与报销时间不在同一年度的费用。2.处理原则-原则上，费用应在发生年度内及时报销。如因特殊原因无法在当年报销的，应在次年[X]月[X]日前完成报销手续。-对于跨年度费用报销，报销人应在报销单上注明费用发生时间和跨年度报销的原因。五、监督与处罚（一）监督机制1.内部审计：公司定期开展内部审计工作，对费用报销情况进行专项审计，检查报销制度的执行情况和费用支出的合规性。2.财务监督：财务部门应加强对费用报销的日常监督，严格审核报销凭证和报销流程，发现问题及时处理。3.员工监督：鼓励员工对违规报销行为进行监督和举报。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励。（二）处罚措施1.对于虚假报销行为：一经查实，公司将追回已