建筑施工项目材料采购流程制度

建筑施工项目材料采购流程制度建筑施工项目中，材料采购的规范性直接关乎工程质量、成本控制及施工进度。科学完善的材料采购流程制度，既能保障物资供应的及时性与可靠性，又能从源头防范管理漏洞，提升项目整体管理效能。结合行业实践与管理要求，现制定本材料采购流程制度，明确各环节操作规范与责任要求。一、需求计划管理材料采购的起点是精准的需求计划，需整合技术、预算、施工等多部门协同成果，确保计划与项目进度、质量要求高度匹配。（一）需求提报与协同项目启动后，技术部门依据施工图纸、设计变更等文件，明确材料的规格型号、技术参数、质量标准，形成《材料技术要求清单》；预算部门结合工程量清单、施工方案，核算各类材料的理论需求量，同步考虑合理损耗系数；施工部门根据总进度计划分解阶段性施工任务，明确材料的进场时间节点，形成《材料需求时间计划表》。三部门协同复核后，编制《材料需求总计划表》，经项目经理初审、项目分管领导审批后生效。（二）库存与需求平衡采购前需核查项目现有库存（含工地现场及仓库），优先使用库存材料，避免积压浪费。若库存不足，需在需求计划中明确“需采购量=总需求量-现有库存量”，确保采购量精准可控。二、供应商管理优质的供应商是材料质量与供应稳定性的核心保障，需建立“准入-评价-动态优化”的全周期管理机制。（一）供应商准入1.资质审核：对潜在供应商的营业执照、生产/经营资质、质量体系认证（如ISO9001）、产品检测报告等进行严格审核，确保其具备合法合规的供应能力。2.实地考察：针对大宗材料、重要设备的供应商，需组织技术、质量、采购人员实地考察，评估其生产规模、工艺水平、质量管控流程、履约历史等，形成《供应商考察报告》。3.准入评审：由采购、技术、质量、财务等部门组成评审小组，结合资质审核、实地考察结果，对供应商进行综合评分（评分标准含质量、价格、服务、产能等维度），得分≥80分的纳入《合格供应商库》。（二）供应商评价与优化每季度对合作供应商进行绩效评估，从“材料质量合格率、交货及时性、售后服务响应速度、价格合理性”等维度打分，得分＜60分的启动淘汰程序；同时，持续引入新供应商参与比选，确保供应商库始终保持竞争力。三、采购实施流程根据材料的金额、重要性及供应市场特点，选择“招标采购、询价采购、直接采购”三种方式，确保采购过程透明、成本最优。（一）招标采购（适用于大宗材料、重要设备）1.招标启动：采购金额≥50万元（或项目规定额度）的材料/设备，由采购部门牵头成立评标小组（含技术、质量、财务人员），编制《招标文件》（明确技术要求、商务条款、评标标准）。2.投标与评审：向合格供应商库内≥3家供应商发标，投标截止后，评标小组对投标文件进行“技术标+商务标”双评审，重点对比质量方案、价格、交货期、售后服务。3.定标与签约：评审结果报项目经理、公司采购分管领导审批后，向中标方发《中标通知书》，7个工作日内签订《采购合同》，明确双方权责（质量、交货、验收、付款、违约等条款）。（二）询价采购（适用于小额、常规材料）针对采购金额＜50万元的材料，由采购人员向≥3家合格供应商发出《询价单》（含材料规格、数量、交货期等要求），要求供应商2个工作日内回价。采购人员对比报价单的“质量承诺、价格、服务条款”，形成《询价对比表》，经项目经理审批后确定供应商，签订采购合同。（三）直接采购（特殊情形适用）仅在以下情形使用：①供应商为独家授权（如专利材料）；②应急抢修需立即供货；③与原供应商补充采购（同项目同规格，且金额＜原合同10%）。直接采购需由采购部门提交《直接采购申请》，说明理由，经项目经理、公司法务/审计部门审批后实施。四、验收与仓储管理材料到场后的验收与仓储，是保障质量、避免浪费的关键环节，需严格执行“双人验收、分区存放、动态台账”原则。（一）到货验收1.到场核验：材料到货时，材料员、质检员、监理（必要时）共同到场，核对送货单与采购合同的“材料名称、规格、数量、品牌”是否一致，检查外观是否破损、锈蚀。2.质量验证：核查质量证明文件（合格证、检测报告等），对关键材料（如钢筋、混凝土、防水材料）按规范抽样送检（送检机构需具备CMA资质）。3.不合格处理：若数量短缺、质量不符，立即启动“退货/换货”流程，要求供应商24小时内响应，重新供货或退款，同时将该供应商纳入“重点监控名单”。（二）仓储管理1.入库登记：验收合格的材料，办理入库手续，登记《材料入库台账》（含名称、规格、数量、供应商、入库时间），同步更新库存系统。2.分区存放：按材料类别（如钢材、水泥、五金）、性能（防潮、防火、防爆）分区存放，设置清晰标识，配备消防、防潮设施（如水泥需存放于干燥仓库，易燃易爆品单独隔离）。3.动态盘点：每周抽查库存，每月全面盘点，确保“账、物、卡”一致；若发现损耗、变质，立即查明原因，报项目经理审批后处理（报损或追责）。五、结算与付款流程结算付款需以“验收合格、资料齐全、流程合规”为前提，确保资金安全与供应商合作信任。（一）结算申请供应商按合同约定，凭《材料验收单》（需材料员、质检员签字）、正规发票（与合同主体一致）、采购合同，向采购部门提交《付款申请单》。（二）审核与付款1.部门审核：采购部门核对“申请金额、验收数量、合同条款”，财务部门复核发票真伪、资金计划，形成《付款审核表》。2.分级审批：付款金额＜10万元，项目经理审批；10万元≤金额＜50万元，公司采购分管领导审批；金额≥50万元，公司总经理审批。3.付款执行：审批通过后，财务部门按合同约定的付款节点（如预付款≤30%、进度款按验收量支付、质保金5%-10%待质保期后支付）执行付款，留存付款凭证。六、监督与考核机制通过“内部审计+过程检查+绩效考评”，确保采购流程合规、成本可控、质量达标。（一）内部审计公司审计部门每半年对项目采购流程进行专项审计，重点检查“供应商准入合规性、采购方式合理性、合同执行情况、付款凭证完整性”，出具《审计报告》，对违规行为（如围标串标、虚假验收）严肃追责。（二）过程检查项目经理每周检查“采购计划执行率、供应商履约率、库存周转率”，对滞后项（如材料逾期未到、库存积压）立即协调解决；每月向公司提交《采购管理月报》，分析成本偏差、质量问题。（三）绩效考评对采购人员实行“量化考核”：①成本节约率（实际采购价