某市科技局用品采购实施方方案

某市科技局用品采购实施方方案

一、总则1.目的为加强某市科技局用品采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，满足科技局日常工作及业务开展的需要，特制定本实施方案。2.适用范围本方案适用于某市科技局机关及所属各部门（以下统称“各部门”）所需各类用品的采购活动。3.采购原则采购工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益优先的原则，严格执行国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规、阳光透明。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立某市科技局采购领导小组，由局长任组长，分管副局长任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组的主要职责是：审议采购管理制度和相关工作流程；审定年度采购预算和采购计划；研究决定重大采购事项；协调解决采购过程中的重大问题。2.采购管理部门科技局办公室作为采购管理部门，负责采购工作的组织、协调和管理。其主要职责包括：制定和完善采购管理制度及工作流程；汇总各部门采购需求，编制年度采购预算和采购计划；组织实施采购活动，包括采购项目的招标、谈判、询价等；负责采购合同的签订、履行和管理；对采购项目进行验收；处理采购过程中的投诉和纠纷等。3.采购需求部门各部门作为采购需求部门，负责提出本部门的采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。具体职责如下：根据工作需要，合理提出采购需求，填写采购申请单；提供采购项目的技术参数、规格要求等详细信息；参与采购项目的市场调研和供应商考察；协助采购管理部门进行采购项目的验收，对采购物品的质量、数量等进行确认。4.监督部门科技局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督。其主要职责是：监督采购管理制度和工作流程的执行情况；对采购项目的招标、谈判、询价等环节进行现场监督；受理采购活动中的投诉和举报，查处违规违纪行为。三、采购预算与计划1.采购预算编制各部门应根据工作实际需要，结合上一年度采购情况，于每年年底前提出下一年度的采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息。采购管理部门对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合科技局年度工作计划和财务预算安排，编制年度采购预算草案。年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报局党组审定，纳入单位年度财务预算。2.采购计划制定采购管理部门根据年度采购预算，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容。对于预算金额较大或技术复杂的采购项目，应提前进行项目论证和市场调研，确保采购计划的科学性和合理性。采购计划经采购领导小组批准后组织实施。在采购过程中，如因工作需要对采购计划进行调整，采购需求部门应及时提出书面申请，经采购管理部门审核后报采购领导小组批准。四、采购方式1.公开招标符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：单项采购预算金额达到规定限额标准以上的；采购项目具有广泛的市场竞争，需要通过公开招标方式选择供应商的；法律法规规定应当采用公开招标方式的其他情形。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标过程应严格遵循法定程序，确保公平、公正、公开。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式的，采购管理部门应通过随机抽取等方式，选择不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购管理部门代表、采购需求部门代表和有关专家共三人以上的单数组成。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务和价格等方面进行谈判，从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。4.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价应成立询价小组，询价小组由采购管理部门代表、采购需求部门代表和有关专家共三人以上的单数组成。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内提交报价文件。询价小组根据报价情况，从质量和服务均能满足采购需求且报价最低的供应商中确定成交供应商。5.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应在采购前进行公示，并组织专业人员进行论证，说明采购项目只能从唯一供应商处采购的理由。公示无异议后，报采购领导小组批准实施。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法的经营资格、良好的商业信誉、稳定的供货能力和售后服务能力等条件。采购管理部门应通过公开征集、市场调研、供应商推荐等方式，收集供应商信息，建立供应商库。对申请加入供应商库的供应商，采购管理部门应进行资格审查，包括对供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、业绩证明等相关资料的审核，以及对供应商的实地考察。经审查合格的供应商，方可纳入供应商库。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购管理部门应建立供应商评价档案，记录供应商的每次供货情况和评价结果。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价为优秀的供应商，在后续采购项目中可给予优先考虑；对评价为良好的供应商，可继续保持合作；对评价为合格的供应商，应要求其限期整改，整改合格后方可继续合作；对评价为不合格的供应商，应及时从供应商库中删除，并禁止其在一定期限内参与科技局的采购项目。3.供应商激励与淘汰建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、缩短付款周期等，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。同时，对出现严重质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，应按照合同约定进行处罚，并视情节轻重决定是否淘汰。被淘汰的供应商不得再参与科技局的采购活动。六、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。合同内容应包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款完整、明确、合法。合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交局法规部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规的要求。经审查通过的合同，由采购管理部门负责人签字并加盖单位公章后生效。2.合同履行采购合同签订后，采购管理部门应负责跟踪合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。采购需求部门应积极配合采购管理部门做好合同履行工作，在收到供应商交付的货物后，应按照合同约定的验收方式及时进行验收。如发现货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或承担违约责任。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除的协议应报采购领导小组批准，并送局财务部门和法规部门备案。因合同变更或解除给科技局造成损失的，应根据合同约定和法律法规的规定，要求责任方承担相应的赔偿责任。4.合同归档采购合同履行完毕后，采购管理部门应将合同及相关资料进行整理归档。归档资料包括合同文本、中标通知书、投标文件、验收报告、付款凭证等。合同档案应妥善保管，以备查阅。七、采购验收1.验收组织采购项目完成后，采购管理部门应组织采购需求部门和相关专业人员成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组应根据采购合同和相关标准，制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法和验收标准。2.验收内容验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收小组应按照合同约定和相关标准，对采购物品进行逐一核对和检验，确保采购物品符合要求。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，应邀请专业检测机构或专家进行检测和评估。3.验收程序供应商完成交货后，应向采购管理部门提交验收申请。采购管理部门收到验收申请后，组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收内容、验收结果、验收人员签字等内容。如验收合格，验收小组应在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收小组应在验收报告中注明不合格原因，并要求供应商限期整改。整改完成后，应重新进行验收。4.验收结果处理验收合格的采购项目，采购管理部门应按照合同约定及时办理付款手续。验收不合格的采购项目，采购管理部门应根据合同约定和法律法规的规定，要求供应商采取退货、换货、补货、降价等措施进行处理。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购管理部门应通过法律途径维护科技局的合法权益。八、采购资金支付1.支付流程采购项目验收合格后，采购管理部门应根据合同约定和验收报告，填写《采购资金支付申请表》，经采购需求部门负责人、采购管理部门负责人、财务部门负责人审核后，报局领导审批。财务部门根据审批后的《采购资金支付申请表》，按照财务管理制度的规定办理资金支付手续。2.支付方式采购资金的支付方式应按照合同约定执行，一般采用银行转账方式。对于小额采购项目，也可采用现金支付方式，但应严格按照财务管理制度的规定进行操作。3.支付期限财务部门应在收到经审批的《采购资金支付申请表》后，按照合同约定的支付期限及时办理资金支付手续。如因特殊原因需要延迟支付的，应及时与供应商沟通，并说明原因。九、监督与审计1.监督检查科技局纪检监察部门应加强对采购活动的日常监督检查，定期对采购项目进行抽查，重点检查采购程序的执行情况、供应商的选择情况、合同的签订和履行情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.内部审计科技局内部审计部门应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购预算的编制和执行情况、采购方式的选择是否合规、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议，并跟踪整改情况。3.投诉处理建立采购投诉处理机制，及时受理供应商和其他利害关系人的投诉。采购管理部门应在收到投诉后，及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。对投诉处理结果不满意的，投诉人可以向上级主管部门或相关监督部门申请行政复议或提起行政诉讼。十、培训与宣传1.培训定期组织采购相关人员参加培训，培训内容包括采购法律法规、采购管理制度、采购