某安保公司员工档案管理规章​

某安保公司员工档案管理规章​

第一章总则第一条目的为加强本安保公司员工档案管理，有效地保护和利用档案，提高员工管理的科学性和规范性，为公司的人力资源管理提供有力支持，特制定本规章。第二条适用范围本规章适用于本安保公司全体员工档案的管理工作，包括档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递等环节。第三条管理原则员工档案管理遵循集中统一、分级负责、真实完整、安全保密、便于利用的原则。确保员工档案能够准确反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，为公司对员工的评价、使用和发展提供可靠依据。第二章管理职责第四条人力资源部门职责人力资源部门是公司员工档案管理的主管部门，负责制定和完善员工档案管理制度，并监督制度的执行情况；负责组织协调员工档案的收集、整理、归档等工作；负责审核员工档案内容的真实性、完整性；负责档案的保管、利用和转递等工作；负责档案管理人员的培训和指导。第五条各部门职责各部门应积极配合人力资源部门做好员工档案管理工作，及时收集、整理本部门员工的相关材料，并移交人力资源部门归档；负责提供本部门员工档案所需的有关信息，协助人力资源部门完成档案的审核和更新工作；在员工岗位变动、离职等情况发生时，及时通知人力资源部门，以便对档案进行相应的调整和处理。第六条档案管理人员职责档案管理人员负责员工档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、分类、编号、上架、保管等；负责档案材料的收集、鉴别、归档，确保档案内容的准确、完整；按照规定的程序和要求，为公司内部各部门和员工提供档案查阅、借阅服务；负责档案的安全保密工作，定期检查档案保管情况，防止档案的损坏、丢失和泄密；完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。第三章档案内容与分类第七条档案内容员工档案内容主要包括以下十个方面：1.履历材料：员工个人经历、学历、社会关系等基本情况的记录。2.自传材料：员工撰写的关于自己成长经历、思想变化、工作业绩等方面的自述材料。3.鉴定、考核、考察材料：员工在各个工作阶段的工作总结、考核评价、任职考察等方面的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：员工的学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表等相关材料。5.政审材料：涉及员工政治历史审查、政治表现等方面的材料。6.党、团材料：员工加入中国共产党、共青团的申请书、志愿书、转正申请书等相关材料。7.奖励材料：员工在工作中获得的各类表彰、奖励的相关文件、证书等材料。8.处分材料：员工因违反公司规章制度或国家法律法规而受到的纪律处分的相关材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：员工的工资调整审批表、职务任免文件、出国（境）审批手续等相关材料。10.其他可供组织参考的材料：如体检报告、劳动合同、竞业协议等材料。第八条档案分类为便于管理和利用，员工档案按照内容的性质和时间顺序进行分类。具体分类如下：1.第一类：履历类：包括个人履历表、简历等材料。2.第二类：自传类：个人撰写的自传材料。3.第三类：鉴定、考核、考察类：各类鉴定、考核、考察报告等材料。4.第四类：学历学位、培训和专业技术职务（职称）类：相关证书、评审表等材料。5.第五类：政审类：政审报告、审查结论等材料。6.第六类：党、团类：党、团相关材料。7.第七类：奖励类：奖励文件、证书等材料。8.第八类：处分类：处分决定、通报等材料。9.第九类：工资、任免、出国（境）等类：工资、职务变动、出国（境）等相关材料。10.第十类：其他类：其他有保存价值的材料。第四章档案建立与收集第九条档案建立新员工入职时，人力资源部门应及时为其建立个人档案。档案建立以员工填写的《员工履历表》为基础，同时收集员工的身份证、学历学位证书、相关资格证书等原始材料。档案管理人员对收集到的材料进行初步审核，确保材料的真实性和完整性，审核无误后进行编号、归档。第十条档案收集1.定期收集：人力资源部门应定期向各部门收集员工档案材料。各部门应按照要求，将本部门员工的相关材料整理后及时移交人力资源部门。收集周期为每季度一次，特殊情况可根据实际需要随时收集。2.动态收集：在员工工作过程中，如发生职务变动、获得奖励、受到处分、参加培训等情况，相关部门应及时将形成的材料移交人力资源部门，确保档案内容能够及时更新。3.主动收集：档案管理人员应主动关注公司内部的各项工作动态，及时发现和收集与员工档案相关的材料，如员工参加公司组织的重要活动的记录、发表的论文等材料，丰富档案内容。第十一条材料审核人力资源部门收到各部门移交的档案材料后，档案管理人员应按照档案管理的要求进行认真审核。审核内容包括材料的真实性、完整性、准确性、规范性等方面。对于不符合要求的材料，应及时通知相关部门或员工进行补充、修改或重新提供。审核通过的材料，应及时进行整理、归档。第五章档案整理与归档第十二条档案整理1.分类整理：档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。将同类材料放在一起，不同类别的材料分开存放，便于管理和查找。2.排序编号：对每一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序，并为每份材料编号。编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.编目装订：根据分类和编号情况，编制档案目录。目录应包括材料名称、日期、份数、编号等信息。对于纸张较多的材料，应进行装订，确保材料的整齐和牢固。第十三条档案归档整理好的档案材料应及时归档。档案管理人员按照编号顺序将档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、起止编号、年度等信息。档案盒应存放在专门的档案库房中，按照一定的排列顺序上架存放，便于查找和管理。同时，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。第六章档案保管与保护第十四条档案库房建设公司应设立专门的档案库房，用于存放员工档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内应配备必要的消防设备、温湿度控制设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全存放。第十五条档案保管要求1.档案上架：档案应按照类别、年度等进行上架存放，排列整齐，便于查找和管理。档案架应保持清洁，定期进行擦拭。2.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温度和湿度。温度一般控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。档案管理人员应定期检查温湿度情况，如发现异常，应及时采取措施进行调整。3.防虫防鼠：定期在档案库房内投放防虫药品，防止档案被虫蛀。同时，要做好防鼠工作，堵塞鼠洞，防止老鼠进入库房破坏档案。4.安全检查：档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，包括检查档案的存放情况、设备运行情况、消防设施是否完好等。如发现问题，应及时报告并采取措施进行处理。第十六条档案数字化管理为提高档案管理效率和利用价值，公司应逐步推进员工档案的数字化管理工作。通过扫描、图像处理、数据录入等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，并建立电子档案管理系统。电子档案应与纸质档案保持一致，并进行备份存储，防止数据丢失。同时，要加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。第七章档案利用第十七条档案查阅1.查阅申请：公司内部因工作需要查阅员工档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅对象、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，提交人力资源部门。2.查阅审批：人力资源部门对查阅申请进行审核，对于符合查阅规定的申请，报公司领导审批。公司领导审批通过后，人力资源部门安排档案管理人员提供查阅服务。3.查阅要求：查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。第十八条档案借阅1.借阅申请：因特殊工作需要借阅员工档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人和公司领导审批后，提交人力资源部门。2.借阅审批：人力资源部门对借阅申请进行审核，审批通过后，档案管理人员与借阅人办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅档案编号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅归还：借阅人应按照规定的借阅期限归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并办理归还手续。第十九条档案证明出具员工因个人原因需要公司出具档案相关证明的，应向人力资源部门提出申请。人力资源部门根据档案内容，核实情况后为员工出具相应的证明材料，并加盖公司公章。证明材料应注明用途、有效期等信息。第八章档案转递第二十条转递条件员工离职、调动工作等情况下，需要将其档案转递至新的接收单位。档案转递应在员工办理完离职或调动手续后进行。第二十一条转递程序1.申请转递：员工向人力资源部门提出档案转递申请，填写《档案转递申请表》，注明接收单位名称、地址、联系电话等信息。2.审核确认：人力资源部门对员工的转递申请进行审核，确认员工已办理完相关手续且档案内容完整无误后，开具《档案转递通知单》。3.档案整理与密封：档案管理人员按照要求对员工档案进行整理，确保档案材料齐全、装订整齐。然后将档案装入档案袋，密封并在封口处加盖公司公章。4.转递方式：档案转递应通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。档案管理人员应及时将档案转递至接收单位，并跟踪档案的送达情况。5.回执反馈：接收单位收到档案后，应在《档案转递通知单》的回执上签字盖章，并及时寄回公司人力资源部门。人力资源部门收到回执后，应将其归入员工档案，作为档案转递的凭证。第九章档案保密与纪律第二十二条保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密。不得擅自泄露档案内容，不得将档案信息用于与工作无关的目的。对涉及员工个人隐私、公司商业机密等敏感信息的档案，应采取更加严格的保密措施。档案库房应设置专人管理，限制无关人员进入。档案管理人员离开库房时，应确保档案存放安全，关闭门窗，切断电源。第二十三条纪律要求1.档案管理人员应严格按照本规章的规定进行档案管理工作，不得擅自更改、销毁档案材料。2.