人力资源公司业务外包管理细则​

人力资源公司业务外包管理细则​

一、总则（一）目的为加强本人力资源公司业务外包管理，规范外包业务流程，确保外包业务质量，有效控制风险，提高公司运营效率和服务水平，更好地为客户提供优质、高效的人力资源服务，特制定本管理细则。（二）适用范围本细则适用于公司所有涉及业务外包的活动，包括但不限于招聘流程外包、培训外包、薪酬福利外包、人力资源信息系统外包等各类人力资源相关业务外包项目。（三）管理原则1.合法性原则：业务外包活动必须遵守国家法律法规、行业规范以及公司的相关规章制度。2.战略匹配原则：外包业务应与公司的整体战略目标相一致，有助于提升公司核心竞争力，优化资源配置。3.风险可控原则：充分识别、评估和控制业务外包过程中的各类风险，确保外包业务的稳定性和可持续性。4.质量优先原则：将服务质量作为选择外包商和管理外包业务的重要标准，确保外包业务成果符合公司和客户的要求。5.成本效益原则：在保证外包业务质量的前提下，合理控制外包成本，实现成本效益的最大化。二、外包商选择与评估（一）外包需求分析1.各业务部门根据工作实际情况，对需要外包的业务进行详细分析，明确外包业务的范围、目标、要求以及预期效果等。2.制定外包需求文档，内容包括业务描述、服务标准、时间节点、预算等关键信息，并提交至公司管理层审批。（二）外包商筛选1.人力资源部根据批准的外包需求，通过多种渠道收集潜在外包商信息，建立外包商候选名单。信息来源包括但不限于行业推荐、网络搜索、供应商自荐等。2.对候选外包商进行初步筛选，重点考察外包商的基本资质，如营业执照、税务登记证、相关行业资质证书等；业务经验，包括从事类似外包业务的年限、服务过的客户案例等；专业能力，涵盖团队人员素质、技术水平等方面。（三）实地考察与评估1.对于初步筛选出的外包商，人力资源部组织相关业务部门人员对外包商进行实地考察。考察内容包括外包商的办公场所、设备设施、运营管理情况等。2.制定详细的外包商评估问卷，从服务质量、价格、交付能力、创新能力、风险管理等多个维度对外包商进行评估。评估人员根据实地考察和交流情况，填写评估问卷并给出综合评价意见。（四）招标与谈判1.如果外包项目涉及金额较大或具有重要战略意义，公司将采取招标的方式选择外包商。人力资源部负责组织招标工作，制定招标文件，明确招标流程、评标标准等内容。2.邀请符合条件的外包商参与投标，组织开标、评标会议，按照既定的评标标准确定中标候选名单。3.对于通过招标或其他方式选定的外包商，人力资源部牵头组织相关业务部门与其进行合同条款的谈判，重点就服务内容、服务标准、价格、付款方式、保密条款、违约责任等关键条款达成一致。（五）外包商准入与备案1.经过评估、谈判且双方达成一致的外包商，由人力资源部提交公司管理层审批，经批准后正式确定为公司的外包商。2.人力资源部建立外包商档案，对外包商的基本信息、评估资料、合同文件等进行归档管理，便于后续查询和监督。三、外包合同管理（一）合同起草与审核1.人力资源部根据与外包商谈判确定的条款，起草外包合同文本。合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、服务费用、质量标准、交付方式、保密条款、知识产权归属、违约责任、争议解决方式等关键内容。2.合同起草完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性以及条款的完整性和准确性，提出修改意见。（二）合同签订与备案1.经法务部门审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与外包商签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，确保合同的有效性。2.合同签订后，人力资源部将合同副本分发给相关业务部门，并在公司内部进行备案。同时，按照档案管理规定对合同原件进行妥善保管。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因业务需求变更、外部环境变化等原因需要对合同条款进行修改，由提出变更需求的部门填写《合同变更申请单》，详细说明变更原因、变更内容等，并提交至人力资源部。2.人力资源部组织相关部门对变更申请进行评估，与外包商协商一致后，签订合同变更协议。变更协议应明确变更的具体内容、生效时间等，并按照合同审核和签订流程进行审批和签署。3.当合同期满或出现合同约定的终止情形时，人力资源部负责通知外包商办理合同终止手续。在合同终止前，双方应按照合同约定完成相关工作的交接和清算，确保无遗留问题。四、外包业务执行与监控（一）项目启动与沟通1.合同签订后，人力资源部组织召开外包项目启动会议，由相关业务部门、外包商等各方人员参加。会议明确项目目标、任务分工、工作流程、时间节点等内容，建立有效的沟通机制。2.项目启动阶段，外包商应制定详细的项目实施计划，提交公司相关业务部门审核。审核通过后，外包商按照计划开展外包业务。（二）业务执行与日常管理1.外包商按照合同约定和项目实施计划开展工作，定期向公司相关业务部门汇报工作进展情况。相关业务部门指定专人负责与外包商对接，及时了解外包业务执行情况，协调解决工作中出现的问题。2.人力资源部定期对外包业务执行情况进行检查，检查内容包括外包商的工作进度、服务质量、人员配备等方面。如发现问题，及时向外包商提出整改要求，并跟踪整改落实情况。（三）质量监控与评估1.建立外包业务质量监控体系，明确质量监控指标和标准。相关业务部门根据质量监控指标，定期对外包业务成果进行检查和评估，可采用现场检查、抽样检测、客户反馈等多种方式。2.每季度或每半年组织一次对外包商的综合评估，评估内容包括服务质量、交付能力、成本控制、沟通协作等方面。根据评估结果，对外包商进行排名，并将评估结果反馈给外包商，提出改进建议。（四）风险管理与应对1.识别外包业务过程中可能存在的风险，如服务质量不达标、数据泄露、外包商违约等风险。针对不同风险，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人。2.当出现风险事件时，责任部门应立即启动应急预案，采取有效措施降低风险损失，并及时向上级汇报。同时，与外包商积极沟通协调，共同解决问题，确保外包业务的正常进行。五、外包费用管理（一）费用预算与审批1.各业务部门在提出外包需求时，应根据外包业务的范围、工作量、服务期限等因素，合理编制外包费用预算。预算内容包括服务费用、税费、差旅费等各项可能发生的费用。2.外包费用预算提交至公司管理层审批，审批通过后作为外包费用控制的依据。（二）费用支付与结算1.外包商按照合同约定完成工作任务并提交相关成果后，向公司提交费用结算申请。申请应包含工作内容、成果说明、费用明细等资料。2.相关业务部门对费用结算申请进行审核，确认外包商工作完成情况和费用计算的准确性。审核通过后，提交至人力资源部和财务部进行复核。3.财务部根据合同约定和公司财务制度，办理外包费用的支付手续。支付方式应符合国家法律法规和公司财务管理要求，确保资金安全。（三）费用审计与监督1.公司内部审计部门定期对外包费用的使用情况进行审计，检查费用支出是否符合合同约定和公司财务制度，是否存在浪费、违规支出等问题。2.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并追究相关责任人的责任。同时，根据审计结果，完善外包费用管理制度和流程，提高费用管理水平。六、信息安全与保密管理（一）信息安全管理1.与外包商签订信息安全协议，明确双方在信息安全方面的责任和义务。协议应规定外包商在处理公司信息时应遵循的安全标准和措施，如数据加密、访问控制、备份恢复等。2.要求外包商建立健全信息安全管理制度，加强对其员工的信息安全培训，提高员工的信息安全意识。公司有权对外包商的信息安全管理情况进行检查和监督。（二）保密管理1.在签订外包合同的同时，与外包商签订保密协议，明确保密信息的范围、保密期限、保密责任等内容。保密信息包括公司的商业秘密、客户信息、员工信息等敏感信息。2.对外包商接触公司保密信息的人员进行背景审查，要求其签署保密承诺书。外包商应采取必要的物理和技术措施，确保保密信息的安全存储和传输。3.如外包商违反保密协议约定，导致公司保密信息泄露，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、外包业务绩效评价与持续改进（一）绩效评价指标体系1.建立科学合理的外包业务绩效评价指标体系，涵盖服务质量、交付能力、成本效益、创新能力、客户满意度等多个维度。每个维度设置具体的评价指标和权重，确保评价结果客观、公正。2.定期收集和整理与绩效评价指标相关的数据和信息，包括业务部门的反馈、客户评价、财务数据等，为绩效评价提供依据。（二）绩效评价周期与方式1.外包业务绩效评价分为定期评价和不定期评价。定期评价每半年或一年进行一次，对整个评价周期内的外包业务绩效进行全面评估；不定期评价根据实际情况，对外包业务的关键节点或重大事项进行及时评价。2.绩效评价采用定量与定性相结合的方式。定量评价通过对各项指标数据的分析计算得出评价结果；定性评价通过问卷调查、访谈、小组讨论等方式，收集相关方的意见和建议，对难以量化的指标进行评价。（三）评价结果应用与持续改进1.根据绩效评价结果，对表现优秀的外包商给予表彰和奖励，如增加业务份额、延长合作期限等；对表现不佳的外包商，视情况提出整改要