采购审批流程与权限明细手册

采购审批流程与权限明细手册前言本手册旨在规范企业采购行为，明确采购审批各环节职责与权限，保证采购流程合规、高效、透明。手册依据《公司采购管理制度》制定，适用于企业各部门采购活动的发起、审核、审批及执行全流程，相关岗位人员需严格遵照执行。一、适用范围与典型场景（一）适用对象本手册适用于企业各部门（含生产、行政、销售、研发等）的所有采购活动，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等各类类型。涉及角色包括：申请人（需求部门经办人）、部门负责人（需求部门审批人）、采购专员/经理（采购部门审核人）、财务专员/经理（财务部门复核人）、分管副总/总经理（高层审批人）。（二）典型应用场景日常采购场景：生产部门常规原材料补货、行政部门办公用品采购、研发部门实验耗材采购等，金额较小、需求紧急且符合常规采购标准。计划内采购场景：年度预算内的固定资产采购（如设备、仪器）、季度供应商框架协议内采购，需提前制定采购计划，按流程逐级审批。紧急采购场景：生产突发故障需紧急采购备件、疫情防控应急物资采购等，需启动紧急审批流程，保证物资及时到位。大额/特殊采购场景：单笔金额超过20万元的采购项目、涉及新供应商引入或特殊技术要求的采购，需增加高层审批及专项论证环节。二、采购申请发起与审批全流程（一）需求确认与申请发起操作主体：需求部门申请人（*）操作内容：申请人根据部门需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额（需参考年度预算及历史采购价格）、期望交付日期等核心信息。填写《采购申请单》（模板详见第三章），附必要附件：如需求部门书面说明、技术参数要求、比价记录（3万元以上采购需提供至少3家供应商报价单）、历史采购合同（类似物品采购）等。提交申请前需确认需求合理性（如是否为重复采购、是否有替代方案）及预算匹配性（预算内/超预算说明）。输出物：《采购申请单》（含附件）关键注意：需求描述需清晰准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；紧急采购需在申请单“备注”栏标注“紧急”，并说明紧急原因（如生产停工风险）。（二）部门初审操作主体：需求部门负责人（*）操作内容：接收申请人提交的《采购申请单》，重点审核：采购需求的必要性（是否为部门工作必需，是否存在浪费）；预算是否符合部门年度预算（超预算需说明原因并附预算调整申请）；采购物品/服务的规格型号是否满足工作需求；附件是否完整（技术参数、比价记录等）。审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至采购部；审核不通过需注明原因并退回申请人修改。处理时限：1个工作日内完成关键注意：跨部门需求（如生产部与研发部共用设备）需提前沟通确认，必要时会签相关部门负责人。（三）采购部审核操作主体：采购专员/经理（*）操作内容：接收部门负责人审批通过的《采购申请单》，重点审核：采购合规性（是否符合公司采购政策，是否属于集中采购目录内项目）；供应商资质（首次合作供应商需提供营业执照、相关资质证书；长期合作供应商需核查资质有效期及履约记录）；价格合理性（3万元以上采购需核实比价记录，保证价格不高于市场均价；20万元以上采购需启动招标或议价流程）；交期可行性（与供应商确认能否满足期望交付日期，必要时协调供应商调整）。审核通过后，在《采购申请单》“采购部意见”栏签字，并提交至财务部；审核不通过需注明原因（如“供应商资质不全”“价格虚高”）并退回需求部门。处理时限：常规采购2个工作日内完成，紧急采购1个工作日内完成关键注意：对于复杂采购项目（如定制化设备），采购部可组织技术部门、需求部门共同参与供应商评审。（四）财务部复核操作主体：财务专员/经理（*）操作内容：接收采购部审核通过的《采购申请单》，重点审核：预算额度是否符合公司财务制度（超预算需附《预算调整申请表》，经分管副总审批）；付款方式是否合理（预付款比例不超过30%，尾款需验收合格后支付）；成本构成是否清晰（物料费、服务费等分项列示，避免隐性费用）；资金来源是否落实（如专项采购需对应专项预算）。复核通过后，在《采购申请单》“财务部意见”栏签字，提交至高层审批；复核不通过需注明原因（如“预算不足”“付款方式违规”）并退回采购部。处理时限：1个工作日内完成关键注意：大额采购（＞20万元）需核查资金计划，保证付款时间与公司现金流匹配。（五）高层审批操作主体：分管副总/总经理（*）（根据采购金额及类型确定审批权限，详见第三章《采购审批权限表》）操作内容：接收财务部复核通过的《采购申请单》，重点审核：采购项目的战略价值（是否符合公司年度发展目标）；投入产出比（大额采购需评估成本效益）；特殊采购事项的必要性（如独家供应商采购、进口设备采购）。审批通过后，在《采购申请单》“高层审批意见”栏签字确认，流程进入执行环节；审批不通过需注明原因并退回需求部门。处理时限：分管副总1个工作日内完成，总经理2个工作日内完成关键注意：20万元以上采购需提交总经理办公会集体审议，必要时邀请外部专家参与论证。（六）结果反馈与执行操作主体：采购专员/经理（*）操作内容：审批通过后，采购部在1个工作日内通知申请人，同步反馈采购执行计划（供应商名称、预计交付时间、合同签订进度等）。与供应商签订采购合同（合同模板需经法务部门审核），明确双方权利义务（质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等）。下达采购订单，跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；如遇延迟，及时协调供应商并提供交付时间表。物资/服务送达后，组织需求部门、财务部共同验收（验收标准以采购合同及技术参数为准），验收合格后签署《采购验收单》，作为付款依据。输出物：采购合同、采购订单、采购验收单关键注意：紧急采购需全程跟踪进度，保证24小时内启动供应商下单流程，48小时内完成交付（如条件允许）。三、常用采购审批表单模板（一）采购申请单模板采购申请单申请单号：CG-2024-X申请部门申请日期年月日采购类型□物料□服务□工程紧急程度□普通□紧急采购物品/服务信息序号名称12合计金额（元）￥：预算来源□年度预算内□预算外（附预算调整申请表）资金支付方式□银行转账□现金□其他附件清单□技术参数要求□比价记录□供应商资质文件□其他：审批流程部门负责人意见签字：日期：财务部意见签字：日期：备注（紧急采购说明、特殊要求等）（二）采购审批权限表采购金额（元）采购类型审批流程备注≤5,000物料/服务申请人→部门负责人→采购部行政办公用品、低值易耗品可直接由部门负责人审批5,001-20,000物料/服务申请人→部门负责人→采购部→财务部需提供3家供应商比价记录20,001-100,000物料/服务/工程申请人→部门负责人→采购部→财务部→分管副总工程类采购需附技术方案论证报告＞100,000所有类型申请人→部门负责人→采购部→财务部→总经理→董事会（如需）董事会审批需提前3个工作日提交材料（三）供应商资质审核表供应商资质审核表审核编号：YG-2024-X供应商名称联系人*地址采购项目名称资质文件清单序号文件名称1营业执照2生产许可证（如需）3质量体系认证（ISO9001等）4其他（如行业资质证书）审核意见采购部审核签字：日期：（重点审核资质真实性、有效性）技术部门审核（如需）签字：日期：（重点审核技术能力匹配性）审核结论□通过，纳入合格供应商库□不通过，退回补充资料□保留，限期整改备注（如供应商历史履约记录、不良行为记录等）四、执行中的关键要点与风险防范（一）预算控制风险风险点：超预算采购导致资金链紧张，或预算执行偏差过大。防范措施：需求部门需严格按照年度预算发起采购，超预算采购需提前提交《预算调整申请表》，说明调整原因（如市场价格上涨、新增需求）及对部门工作的影响，经财务部及高层审批后方可执行；采购部每月汇总预算执行情况，向财务部及管理层反馈超预算风险。（二）供应商管理风险风险点：供应商资质造假、履约能力不足（如延迟交付、质量不达标）。防范措施：建立合格供应商库，对供应商实行“准入-评估-淘汰”机制；新供应商引入需通过资质审核及样品测试（如需）；长期合作供应商每半年进行一次履约评估（评估指标包括交期准时率、合格率、售后服务响应速度等），评分低于80分的暂停合作。（三）审批时效风险风险点：审批流程过长导致采购延迟，影响生产经营。防范措施：明确各环节处理时限（如部门初审1个工作日、采购部审核2个工作日），超时未反馈的需向采购部说明原因；紧急采购启动“绿色通道”，申请人可口头申请，采购部同步启动审核流程，24小时内补全书面手续。（四）文档管理风险风险点：审批流程资料缺失、归档不规范，导致后续审计追溯困难。防范措施：所有采购审批资料（含《采购申请单》、比价记录、合同、验收单等）需在采购完成后3个工作日内整理归档，纸质版由采购部统一保管（保存期限不少于3年），电子版至公司OA系统备查；重要采购项目（如工程类、大额设备采购）需同步保存影像资料（如合同签署现场、验收照片）。（五）廉洁风险风险点：采购人员与供应商串通、收受回扣，导致采购价格虚高、质量不达标。防范措施：采购人员实行定期轮岗制度（每2-3年轮岗一次）；关键采购环节（如招标、议价）需邀请需求部