某市政府办会议组织管理细则

某市政府办会议组织管理细则

一、总则1.目的：为进一步规范市政府办会议组织管理工作，提高会议质量和效率，确保会议各项决策和工作部署得以有效落实，更好地服务于市政府各项工作的顺利开展，特制定本细则。2.适用范围：本细则适用于市政府办组织或承办的各类会议，包括但不限于市政府全体会议、常务会议、市长办公会议、专题会议以及市政府办内部工作会议等。3.基本原则：会议组织管理应遵循精简高效、规范有序、务实创新、安全保密的原则。确保会议主题明确、议程紧凑、内容务实，注重会议成果的转化和应用。二、会议分类与职责分工1.会议分类-市政府全体会议：由市长或受市长委托的副市长主持，市政府全体组成人员参加，必要时可邀请有关部门、单位负责人列席。主要传达贯彻上级重要指示、决定和会议精神，部署市政府重要工作，讨论决定市政府工作中的重大事项。-市政府常务会议：由市长或受市长委托的副市长主持，市政府常务会议组成人员参加，有关部门、单位负责人根据议题需要列席。主要研究讨论市政府工作中的重要事项、重大决策、重要政策文件等，审议重要规划、重大项目和大额资金安排等。-市长办公会议：由市长或受市长委托的副市长主持，根据工作需要确定参会人员。主要研究处理市政府日常工作中的重要问题，协调解决部门之间的工作矛盾和问题。-专题会议：由市长、副市长或受委托的市政府秘书长主持，根据会议主题确定参会人员。主要研究解决某一专项工作中的具体问题。-市政府办内部工作会议：由市政府办主任或副主任主持，市政府办相关人员参加。主要传达贯彻上级指示精神，总结部署市政府办内部工作，研究解决内部管理中的问题。2.职责分工-市政府办综合科：负责市政府全体会议、常务会议、市长办公会议的总体协调和组织工作，包括会议议题收集、会议通知、会议材料准备、会议记录、会议纪要起草等。-市政府办秘书科：协助综合科做好会议组织工作，负责会议的日程安排、场地布置、设备保障等工作，确保会议的正常进行。-市政府办各业务科室：负责本业务范围内专题会议的组织筹备工作，包括提出会议议题、准备会议材料、通知参会人员等，并按照会议要求抓好相关工作的落实。-市政府办信息科：负责会议信息的收集、整理和发布工作，及时将会议精神和工作部署向社会公开，做好信息宣传和舆论引导工作。三、会议议题管理1.议题提出-市政府各部门、单位应根据工作需要，结合市政府年度工作重点和阶段性工作任务，提出会议议题建议。议题应具有必要性、紧迫性和可行性，内容明确、重点突出。-议题建议应填写《市政府会议议题申请表》，详细说明议题背景、主要内容、需要解决的问题、建议解决方案以及参会单位等信息，经部门主要负责人签字并加盖公章后，报送市政府办相关科室。2.议题审核-市政府办相关科室收到议题建议后，应进行初步审核。审核内容包括议题是否符合市政府工作重点和相关政策法规，是否与其他议题存在重复或关联，议题材料是否齐全等。-对于不符合要求的议题，市政府办相关科室应及时与提出部门沟通，说明理由并要求其修改完善或重新提出。对于涉及多个部门的议题，市政府办应组织相关部门进行协调，达成一致意见后再提交会议审议。3.议题确定-市政府全体会议、常务会议、市长办公会议的议题，由市政府办综合科汇总整理后，报市政府秘书长审核，经市长或受市长委托的副市长审定确定。-专题会议的议题，由相关业务科室提出，报市政府办分管副主任审核，经主持会议的领导审定确定。四、会议筹备1.会议通知-市政府全体会议、常务会议、市长办公会议的通知，由市政府办综合科负责起草，经市政府秘书长审核后，通过公文传输系统、电话等方式发送给参会单位和人员。通知应明确会议时间、地点、参会人员、会议议程等内容。-专题会议的通知，由相关业务科室负责起草，报市政府办分管副主任审核后发送。对于紧急会议，应通过电话等方式及时通知参会人员，并在后续补发正式通知。2.会议材料准备-会议材料应根据会议议题和参会人员的需求进行准备，包括汇报材料、相关政策文件、数据图表等。汇报材料应主题鲜明、内容简洁、重点突出，一般不超过规定字数。-市政府各部门、单位负责准备本部门相关的会议材料，并按照要求报送市政府办。市政府办相关科室应及时对会议材料进行收集、整理和审核，确保材料质量和格式规范统一。-对于涉及商业秘密、国家机密等敏感信息的会议材料，应按照保密规定进行管理，明确密级标识，严格控制发放范围，做好回收和销毁工作。3.会议场地布置-市政府办秘书科应根据会议规模和规格，提前选择合适的会议场地，并进行合理布置。会议场地应整洁、舒适、安全，配备必要的会议设备，如音响、投影仪、麦克风等，确保会议正常进行。-会议现场应设置明显的指示标识，方便参会人员找到会场。根据会议需要，还应准备好会议资料、茶水、纸巾等物品。4.会议设备保障-市政府办秘书科应安排专人负责会议设备的调试和保障工作，确保设备在会议前正常运行。会议期间，技术人员应随时待命，及时处理设备故障等突发情况。-对于重要会议，应提前进行设备的备份和应急演练，制定应急预案，确保在设备出现问题时能够迅速切换，不影响会议的正常进行。五、会议组织与服务1.签到与引导-会议开始前，市政府办应安排工作人员在会议入口处负责签到工作，认真核对参会人员身份，做好签到记录。对于迟到人员，应及时提醒并做好记录。-工作人员应引导参会人员就座，确保会议秩序井然。对于需要特殊安排座位的人员，如领导嘉宾等，应提前做好安排并引导到位。2.会议主持与记录-会议主持人应按照预定议程主持会议，把握会议节奏，引导参会人员围绕议题进行充分讨论，确保会议高效有序进行。主持人应及时总结会议讨论情况，明确会议决策和工作要求。-会议记录人员应认真做好会议记录，准确记录会议内容、参会人员发言要点、会议决策等信息。会议记录应字迹清晰、内容完整，采用规范的记录格式，必要时可采用录音、录像等辅助手段进行记录。3.会议服务-会议期间，工作人员应提供优质的服务，如适时为参会人员添加茶水、及时处理垃圾等，保持会议环境整洁舒适。同时，要注意会议现场的秩序维护，避免无关人员干扰会议正常进行。-对于会议中出现的突发情况，如参会人员身体不适等，工作人员应及时采取相应的应急措施，确保会议顺利进行。六、会议纪要与信息发布1.会议纪要起草-会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，起草会议纪要。会议纪要应准确反映会议内容和决策结果，突出重点，语言简洁明了。-市政府全体会议、常务会议、市长办公会议纪要由市政府办综合科负责起草，专题会议纪要由相关业务科室负责起草。起草完成后，报市政府办分管副主任审核，经主持会议的领导审定签发。2.会议纪要印发-会议纪要经审定签发后，市政府办应及时进行印发。印发范围根据会议内容和工作需要确定，一般发送至市政府各部门、单位以及相关下级政府。-对于需要公开的会议纪要，市政府办信息科应按照政务公开的要求，及时在政府网站、政务新媒体等平台上进行发布，接受社会监督。3.会议信息发布-市政府办信息科应根据会议内容和工作安排，及时整理编写会议信息，通过新闻媒体、政府网站、政务新媒体等渠道进行发布，向社会宣传市政府工作动态和重要决策部署。-会议信息发布应遵循新闻宣传的有关规定，确保信息准确、及时、全面，注重宣传效果，引导社会舆论，营造良好的工作氛围。七、会议决议落实与督办1.决议分解-会议结束后，市政府办应根据会议纪要和决策事项，对会议决议进行细化分解，明确责任单位、责任人、工作任务、完成时限等要求，形成《会议决议落实任务分解表》。-《会议决议落实任务分解表》经市政府办分管副主任审核后，发送至相关责任单位，并抄送市政府督查室。2.落实与反馈-各责任单位应高度重视会议决议的落实工作，按照任务分解要求，制定具体的工作措施，明确工作进度，确保各项任务按时完成。-责任单位应定期向市政府办反馈会议决议落实情况，一般每半月或每月进行一次书面汇报。对于重要任务和紧急事项，应根据要求及时反馈进展情况。3.督办检查-市政府督查室应将会议决议落实情况纳入重点督查内容，定期对责任单位的落实情况进行督促检查。通过实地调研、电话询问、查阅资料等方式，及时掌握工作进展，发现问题及时督促整改。-对于落实不力、拖延进度的责任单位，市政府督查室应进行通报批评，并视情节轻重提出问责建议，确保会议决议得到有效执行。八、会议档案管理1.档案收集-市政府办应指定专人负责会议档案的收集工作，将会议过程中形成的各类文件、资料、记录等进行及时收集整理，包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要、会议照片、录音录像等。-各业务科室应在会议结束后及时将相关档案资料移交至档案管理人员，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理与归档-档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集的会议档案进行分类整理，编制档案目录，建立电子和纸质档案索引，方便查阅和利用。-整理后的会议档案应及时进行归档保存，按照年度、会议类型等进行分类存放，确保档案存放有序、便于管理。3.档案利用与保密-市政府办内部人员因工作需要查阅会议档案的，应填写《会议档案查阅申请表》，经市政府办分管副主任批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。-外单位人员查阅会议档案的，应持单位介绍信和相关证明材料，经市政府办主任批准后，按照规定的程序和要求进行查阅。-涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的会议档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得擅自查阅、复制或传播。九、附则1.本细则自发布之日起施行，如有未尽事宜，由市政府办负责解释和修订。2.市政府办各科室和工作人员应严格遵守本细则，认真履行职责，不断提高会议组织管理水平，为市政府各项工