某法律服务公司办公设备管理办法

某法律服务公司办公设备管理办法

某法律服务公司办公设备管理办法第一章总则第一条目的为加强本法律服务公司办公设备的管理，确保办公设备的正常使用，提高办公效率，合理配置资源，降低公司运营成本，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司内所有办公设备的采购、使用、维护、报废等管理活动。办公设备包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等用于日常办公的设备。第三条管理原则1.统一管理原则：办公设备由公司行政部门统一管理，负责设备的采购计划制定、设备调配、维护保养安排等工作。2.责任到人原则：每台办公设备明确使用责任人，使用责任人对设备的正确使用、日常保养等负责。3.效益优先原则：在办公设备的采购、使用和处置过程中，要充分考虑设备的性价比和使用效益，避免资源浪费。第二章采购管理第四条采购需求申报1.各部门根据工作需要，填写《办公设备采购需求申请表》，详细说明所需办公设备的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购需求进行汇总和审核，结合公司实际情况和预算安排，判断需求的合理性。对于不合理的需求，行政部门应与需求部门进行沟通，协商调整。第五条采购预算编制1.行政部门根据审核后的采购需求，编制年度办公设备采购预算。采购预算应包括设备采购费用、运输费用、安装调试费用等相关支出。2.采购预算需报公司管理层审批通过后执行。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。第六条采购流程1.供应商选择：行政部门通过多种渠道收集办公设备供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，并对其进行资质审核和实地考察。2.采购方式确定：根据采购金额和设备性质，选择合适的采购方式。采购金额较小的常规办公设备，可采用询价采购方式，向多家供应商询价，比较价格和服务后确定供应商；采购金额较大或技术复杂的办公设备，可采用招标采购方式，按照公司招标管理规定进行操作。3.采购合同签订：确定供应商后，行政部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确设备的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务得到明确界定。第三章验收管理第七条验收准备1.设备到货前，行政部门应提前通知需求部门和相关技术人员做好验收准备工作。2.验收人员应熟悉设备的采购合同要求、技术参数和验收标准，准备好验收所需的工具和资料。第八条验收内容1.外观检查：检查设备的包装是否完好，设备外观有无损坏、变形、掉漆等情况。2.数量核对：按照采购合同和送货清单，核对设备的型号、规格、数量是否一致。3.技术性能验收：由相关技术人员按照设备的技术参数和使用说明书，对设备进行开机调试，检查设备的各项功能是否正常，性能指标是否符合要求。4.资料验收：检查设备随机附带的产品合格证、保修卡、使用说明书、软件光盘等资料是否齐全。第九条验收报告1.验收完成后，验收人员应填写《办公设备验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、设备名称、型号、规格、数量、验收结果等信息。2.如验收过程中发现设备存在质量问题或与合同约定不符的情况，验收人员应在验收报告中注明，并及时与供应商沟通协商解决。解决完成后，需重新进行验收。第四章使用管理第十条使用登记1.行政部门为每台办公设备建立《办公设备使用登记台账》，记录设备的基本信息、采购时间、使用部门、使用责任人等信息。2.设备交付使用时，使用责任人应在登记台账上签字确认，领取设备及相关资料。第十一条使用培训1.对于新采购的办公设备，行政部门应组织使用部门和使用责任人参加设备供应商或专业技术人员提供的使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项。2.使用培训可采用集中培训、现场培训或线上培训等多种方式进行，培训内容应包括设备的基本原理、操作流程、日常维护保养等方面。第十二条使用规范1.使用责任人应严格按照设备的使用说明书和操作规程使用办公设备，不得擅自更改设备的参数设置和软件程序。2.在使用过程中，如发现设备出现异常情况或故障，应立即停止使用，并及时向行政部门报告。严禁使用责任人自行拆卸或维修设备，以免造成更大的损坏。3.办公设备仅供公司内部办公使用，未经公司领导批准，不得将设备转借他人或带出公司。第五章维护管理第十三条日常维护1.使用责任人负责办公设备的日常维护保养工作，包括设备的清洁、定期检查、简单故障排除等。日常维护保养工作应按照设备使用说明书的要求进行。2.行政部门应定期对各部门办公设备的日常维护保养情况进行检查，督促使用责任人做好设备的维护工作。对于维护保养不到位的部门和个人，应进行通报批评。第十四条定期保养1.行政部门根据办公设备的使用情况和设备供应商的建议，制定办公设备定期保养计划。定期保养计划应明确保养设备的名称、型号、保养周期、保养内容、保养责任人等信息。2.定期保养工作可由设备供应商的售后服务人员或公司内部专业技术人员进行。保养完成后，保养责任人应填写《办公设备保养记录》，记录保养时间、保养内容、保养结果等信息。第十五条维修管理1.当办公设备出现故障无法正常使用时，使用责任人应及时填写《办公设备维修申请表》，详细描述设备故障现象，并提交给行政部门。2.行政部门接到维修申请后，应及时安排专业技术人员对设备进行故障诊断和维修。对于内部技术人员无法解决的故障，行政部门应联系设备供应商或专业维修机构进行维修。3.维修完成后，维修人员应填写《办公设备维修记录》，记录维修时间、维修内容、维修费用等信息。维修费用应按照公司财务管理制度进行报销。第六章调配管理第十六条调配申请1.因工作需要，各部门之间需对办公设备进行调配时，设备调出部门应填写《办公设备调配申请表》，说明设备名称、型号、数量、调配原因、调入部门等信息，并提交给行政部门。2.行政部门对调配申请进行审核，如申请合理，应予以批准，并通知设备调出部门和调入部门办理设备交接手续。第十七条交接手续1.设备调出部门和调入部门应按照行政部门的通知，在规定时间内办理设备交接手续。交接时，双方应共同对设备的外观、数量、性能等进行检查，并在《办公设备交接清单》上签字确认。2.行政部门负责更新《办公设备使用登记台账》，调整设备的使用部门和使用责任人信息。第七章报废管理第十八条报废鉴定1.行政部门定期组织对办公设备进行清查盘点，对符合报废条件的设备进行报废鉴定。符合下列条件之一的办公设备可申请报废：-已超过规定使用年限，且设备老化、性能严重下降，无法满足工作需要，维修成本过高的；-因意外事故或不可抗力因素导致设备严重损坏，无法修复或修复后仍无法正常使用的；-技术落后，已被新型设备替代，且无使用价值的。2.报废鉴定工作由行政部门会同公司内部专业技术人员或设备供应商的技术人员进行，鉴定人员应根据设备的实际情况，填写《办公设备报废鉴定表》，明确设备是否符合报废条件，并提出报废处理建议。第十九条报废审批1.《办公设备报废鉴定表》经行政部门审核后，报公司管理层审批。公司管理层应根据设备的实际情况和公司财务状况，决定是否批准设备报废申请。2.对于价值较高的办公设备报废申请，公司管理层可组织相关部门进行论证，确保报废决策的合理性和科学性。第二十条报废处理1.经公司管理层批准报废的办公设备，行政部门应按照国家有关规定和公司相关制度进行处理。报废设备可采取出售给废品回收公司、捐赠给公益机构等方式进行处置。2.报废设备处置完成后，行政部门应填写《办公设备报废处理记录》，记录报废设备的名称、型号、数量、处置方式、处置收入等信息，并及时更新《办公设备使用登记台账》。第八章监督与考核第二十一条监督检查1.行政部门定期对各部门办公设备的管理情况进行监督检查，检查内容包括设备的使用情况、维护保养情况、调配情况、报废处理情况等。2.监督检查可采取现场检查、查阅记录、听取汇报等方式进行。对于检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第二十二条考核评价1.公司将办公设备管理工作纳入部门和员工绩效考核体系，对办公设备管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对管理不善、造成设备损坏或丢失的部门和个人，按照公司相关规定进行处罚。2.考核指标包括设备完好率、设备利用率、维修费用控制、设备报废处理合规率等。行政部门应根据考核指标，定期对各部门和员工的办公设备管理工作进行考核评价，并将考核结果反馈给相关部门和员工。第九章附则第二十三条解释权本办法由公司行政部门负责解释