某摄影家协会器材采购招标办法

某摄影家协会器材采购招标办法

一、总则1.目的为了规范某摄影家协会器材采购招标行为，保证采购质量，降低采购成本，提高资金使用效益，维护协会和供应商的合法权益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于某摄影家协会使用财政性资金、自有资金及其他合法资金进行的器材采购招标活动。器材包括但不限于相机、镜头、三脚架、灯光设备、存储设备等摄影相关设备及耗材。3.采购原则器材采购招标应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则。招标活动应在严格的监督下进行，确保所有参与方享有平等的机会，采购过程合法合规、透明有序。二、招标组织与职责1.招标工作小组协会成立器材采购招标工作小组（以下简称“工作小组”），负责组织和实施器材采购招标活动。工作小组由协会行政主管担任组长，成员包括财务人员、技术专家、会员代表等。财务人员负责审核采购预算和资金使用情况；技术专家负责对采购器材的技术参数、性能等进行评估；会员代表参与招标过程，反映广大会员对器材的需求和意见。2.工作小组职责-制定和修订器材采购招标计划与方案；-审核采购项目的需求和预算；-组织编制招标文件；-发布招标公告，受理投标报名；-组织开标、评标、定标活动；-签订采购合同，监督合同执行；-处理招标过程中的投诉和争议。三、招标方式1.公开招标公开招标是主要的招标方式。对于预算金额达到一定标准以上的器材采购项目，应通过公开招标的方式进行。协会应在协会官方网站、行业媒体等指定渠道发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。招标公告应包括项目名称、采购内容、技术要求、投标截止时间、开标时间和地点等重要信息。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：-具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；-采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标时，工作小组应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。四、招标文件编制1.招标文件内容招标文件应包含以下主要内容：-投标邀请书：说明招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等；-投标人须知：包括对投标人资格要求、投标文件编制要求、投标报价说明、投标有效期、投标保证金等内容；-采购项目要求：详细描述采购器材的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交货时间和地点等；-评标标准和方法：明确评标原则、评标方法（如综合评分法、最低价法等）以及各项评分因素和权重；-合同条款：包括采购合同的主要条款，如付款方式、质量保证、售后服务、违约责任等；-投标文件格式：提供投标函、开标一览表、投标报价明细表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等格式。2.编制要求招标文件的编制应清晰、准确、完整，避免产生歧义。技术参数应科学合理，符合实际需求，不得设置具有倾向性或排斥性的条款。评标标准和方法应公平公正，具有可操作性。招标文件应明确规定投标文件的编制要求和格式，以便投标人准确响应。五、投标1.投标人资格投标人应具备以下资格条件：-具有独立承担民事责任的能力；-具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；-具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；-有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；-参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；-法律、行政法规规定的其他条件。此外，根据采购项目的特殊要求，工作小组可以规定投标人应具备特定的资质证书或业绩经验。2.投标文件编制投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。商务部分应包含公司资质证明文件、法定代表人授权书、投标函等；技术部分应针对采购项目要求，详细说明投标器材的技术参数、性能、技术方案、售后服务承诺等；价格部分应提供投标报价明细表，明确各项器材的单价和总价。投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。3.投标保证金为确保投标人诚信投标，工作小组可以要求投标人在投标截止时间前缴纳一定金额的投标保证金。投标保证金的金额一般不超过采购项目预算金额的2%。投标人未按规定缴纳投标保证金的，其投标将被视为无效投标。未中标投标人的投标保证金，将在中标通知书发出后5个工作日内无息退还；中标人的投标保证金，在签订采购合同后5个工作日内无息退还。六、开标、评标与定标1.开标开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标由工作小组主持，邀请所有投标人参加。开标时，工作人员应首先检查投标文件的密封情况，确认无误后当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、投标保证金缴纳情况等内容。开标过程应记录在案，由参加开标的各方代表签字确认。2.评标评标由工作小组依法组建的评标委员会负责。评标委员会由技术专家、经济专家和协会代表等组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立评审，不得私下接触投标人，不得接受投标人的财物或其他利益。评标过程中，评标委员会将对投标文件进行初步评审和详细评审。初步评审主要审查投标文件是否符合招标文件的基本要求，包括投标人资格、投标文件格式、投标保证金缴纳等方面；详细评审将根据评标标准和方法，对投标文件的技术部分、商务部分和价格部分进行综合评价和打分。3.定标评标委员会完成评标后，应向工作小组提交书面评标报告，推荐中标候选人。中标候选人应按照得分高低顺序排列，一般推荐不超过三名中标候选人。工作小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人。中标人应是投标文件满足招标文件全部实质性要求，且综合得分最高或投标报价最低的投标人。中标结果应在协会官方网站等指定渠道进行公示，公示期不少于3个工作日。公示期间无异议的，由工作小组向中标人发出中标通知书。七、合同签订与履行1.合同签订中标人应在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和投标文件的要求与协会签订采购合同。合同条款应与招标文件和投标文件的内容一致，不得擅自变更。合同签订后，双方应严格履行合同义务，确保采购项目顺利实施。2.合同履行监督工作小组负责对采购合同的履行情况进行监督。在合同履行过程中，如发现中标人存在违约行为，应及时要求其整改。如中标人拒不整改或整改后仍不符合要求，协会有权按照合同约定追究其违约责任，直至解除合同。同时，协会应积极配合中标人履行合同，为其提供必要的协助和支持。3.验收器材到货后，协会应组织相关人员按照合同要求对器材进行验收。验收内容包括器材的数量、规格型号、技术参数、质量等方面。验收合格后，验收人员应出具验收报告。如验收发现问题，应及时与中标人沟通，要求其采取补救措施，直至验收合格。八、监督与管理1.内部监督协会内部应建立健全器材采购招标监督机制，加强对招标活动的全过程监督。工作小组应定期向协会理事会报告招标工作情况，接受理事会的监督和指导。同时，协会应鼓励广大会员对招标活动进行监督，对发现的问题及时提出意见和建议。2.投诉处理投标人对招标过程或中标结果有异议的，可以在规定时间内向工作小组提出质疑。工作小组应在收到质疑后7个工作日内作出答复。如投标人对答复不满意或工作小组未在规定时间内答复的，投标人可以向协会投诉。协会应在收到投诉后15个工作日内进行调查处理，并将处理结果告知投诉人。3.违规处理对在器材采购招标活动中存在违规行为的供应商、投标人、评标委员会成员及其他相关人员，协会将按照法律法规和协会相关规定进行严肃处理。对违反法律法规的，将依法移送有关部门处理。同时，协会将建立不良行为记录档案，对有不良行为的供应商和投标人，在一定期限内禁止其参与协会的采购招标活动。九、附则1.解释权本办法由某摄影家协会负责解释。在实施过程中，如遇国家法律法规和政策调整，以国家法律法规和