某市科技局会议记录管理细则

某市科技局会议记录管理细则

一、总则（一）目的为加强某市科技局会议记录的规范化、科学化管理，提高会议决策的执行效率，确保会议精神得到准确传达和有效落实，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于某市科技局机关及下属各部门召开的各类会议，包括但不限于局务会、党组会、专题研讨会、工作协调会等。（三）基本原则1.真实性原则：会议记录应如实反映会议内容和讨论情况，不得歪曲、篡改或遗漏重要信息。2.完整性原则：记录应涵盖会议的基本要素，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决议等，确保记录的全面性。3.准确性原则：使用规范的语言和专业术语，准确记录会议发言和决议内容，避免产生歧义。4.及时性原则：会议结束后，记录人员应尽快整理会议记录，确保记录的时效性。二、记录人员职责（一）会前准备1.了解会议信息：提前与会议组织者沟通，明确会议主题、议程、参会人员等基本信息，准备好记录所需的设备和工具，如笔记本电脑、录音笔、纸张等。2.熟悉相关资料：如有必要，提前查阅与会议议题相关的文件、资料，了解背景信息，以便更好地理解会议内容，准确记录关键信息。（二）会中记录1.认真倾听发言：集中精力，认真倾听参会人员的发言，把握发言要点，避免遗漏重要内容。2.准确记录内容：采用速记、录音等方式，如实记录会议讨论情况、决策结果等。对于重要的观点、数据和决议，要详细记录，确保记录的准确性。3.及时标注问题：对于会议中出现的疑问、争议或需要进一步研究的问题，要及时标注，以便会后核实和处理。（三）会后整理1.整理会议记录：会议结束后，尽快对记录内容进行整理，将速记内容转化为正式文本，核对录音确保记录的完整性和准确性。2.形成初稿：按照规定的格式和内容要求，将整理后的记录形成初稿，检查语言表达是否通顺、逻辑是否清晰、内容是否完整。3.提交审核：将会议记录初稿提交给会议主持人或指定的审核人员进行审核，根据审核意见进行修改完善。三、会议记录内容与格式（一）基本内容1.会议基本信息：包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人、参会人员、列席人员等。2.会议议程：按照会议实际进行的议程顺序，记录每个议程的主题和内容。3.讨论发言：详细记录参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议等，尽量保留发言者的原话，如无法记录原话，应准确概括其主要内容。4.会议决议：明确会议达成的决议事项，包括决议内容、责任部门、完成时间等关键信息。对于未形成明确决议的事项，要记录讨论的主要观点和分歧。5.其他事项：记录会议中提出的需要跟进的事项、下一步工作计划等。（二）格式要求1.页面设置：采用A4纸张，上下左右页边距均为2.5厘米。2.字体字号：标题采用二号黑体，正文采用四号宋体，行距为1.5倍。3.段落格式：正文段落首行缩进2个字符，各级标题应按照一定的层次结构进行编号，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等。4.附件要求：如有相关的会议文件、资料、报告等作为附件，应在会议记录中注明附件名称，并将附件与会议记录一并归档。四、会议记录审核与存档（一）审核流程1.记录人员自查：记录人员完成会议记录初稿后，首先进行自我检查，确保记录内容准确、完整，格式符合要求。2.部门负责人审核：记录人员将自查后的会议记录提交给本部门负责人进行审核。部门负责人重点审核记录是否准确反映本部门参会人员的发言和意见，以及与本部门相关的决议事项是否清晰明确。3.会议主持人审定：部门负责人审核通过后，将会议记录提交给会议主持人进行最终审定。会议主持人对会议记录的整体内容、决议的准确性和完整性负责，如有必要，可要求记录人员进行修改完善。（二）存档管理1.电子存档：经审核通过的会议记录应及时进行电子存档，按照会议类型、时间顺序等建立文件夹，将会议记录文件命名规范，便于查询和管理。同时，定期对电子存档文件进行备份，防止数据丢失。2.纸质存档：对于重要会议的记录，应打印纸质版进行存档。纸质会议记录应装订成册，编写页码，并加盖单位公章或会议专用章。存档地点应具备良好的保管条件，确保纸质记录的安全和完整。3.存档期限：会议记录的存档期限根据会议的重要性和相关规定确定。一般情况下，普通会议记录存档期限为3-5年，重要会议记录应长期存档。五、会议记录查阅与保密（一）查阅权限1.内部查阅：本局工作人员因工作需要查阅会议记录，应填写《会议记录查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查阅。查阅时应遵守档案管理规定，不得擅自复制、摘抄或传播会议记录内容。2.外部查阅：外单位人员因特殊原因需要查阅本局会议记录，必须持有单位介绍信，并经本局分管领导批准。查阅过程应在本局相关人员的陪同下进行，严格遵守保密规定。（二）保密要求1.密级划分：根据会议内容的敏感程度，将会议记录划分为不同的密级，如绝密、机密、秘密等。密级的确定由会议组织者或相关领导根据实际情况进行判定。2.保密措施：对于涉及保密内容的会议记录，应严格按照国家保密法律法规和本局保密制度的要求进行管理。存储保密会议记录的电子设备应采取加密措施，纸质记录应存放在专门的保密文件柜中。接触保密会议记录的人员应签订保密承诺书，不得泄露会议记录内容。3.违规处理：对违反保密规定，擅自泄露会议记录内容的单位和个人，将按照有关法律法规和本局的规定进行严肃处理，追究相应的责任。六、会议记录的应用与反馈（一）应用于工作执行1.明确责任分工：各部门应根据会议记录中的决议事项，明确本部门的工作任务和责任，将任务分解到具体人员，并制定详细的工作计划和时间表。2.指导工作开展：会议记录中的讨论内容和意见建议可作为各部门开展工作的参考依据，帮助工作人员更好地理解工作目标和要求，提高工作效率和质量。（二）反馈与监督1.定期反馈：各部门应按照会议决议要求的时间节点，定期向会议组织者或相关领导反馈工作进展情况。反馈内容应包括工作完成情况、遇到的问题及解决方案等。2.监督检查：局办公室或相关职能部门应定期对会议决议的执行情况进行监督检查，将检查结果记录在案。对于执行不力的部门，应及时督促整改，并向局领导汇报。3.效果评估：根据会议决议的执行情况和实际效果，对会议决策的科学性和合理性进行评估。总结经验教训，为今后的会议决策提供参考，不断提高会议决策的质量和水平。七、培训与考核（一）培训机制1.定期培训：为提高记录人员的业务水平，本局将定期组织会议记录相关知识和技能的培训，培训内容包括速记技巧、会议记录规范、信息整理等方面。2.专项培训：根据实际工作中出现的问题和需求，适时开展专项培训，邀请专业人士进行授课，解决记录人员在工作中遇到的困难和疑惑。3.经验交流：鼓励记录人员之间开展经验交流活动，分享优秀的会议记录案例和工作心得，共同提高会议记录的质量。（二）考核制度1.建立考核指标：制定科学合理的会议记录考核指标，包括记录的准确性、完整性、及时性、规范性等方面，对记录人员的工作进行量化考核。2.定期考核：每季度对记录人员的会议记录工作进行一次考核，考核结果作为绩效评定、职称晋升、评先评优的重要依据。3.奖励与惩罚：对在会