法律服务公司客户信息管理制度

法律服务公司客户信息管理制度

一、总则本制度旨在规范本法律服务公司客户信息的管理，确保客户信息的安全、完整和有效利用，提升公司服务质量，保护客户合法权益，增强公司的市场竞争力，促进公司的健康可持续发展。本制度适用于公司全体员工，包括律师、助理、行政人员等在工作过程中涉及客户信息收集、存储、使用、共享、删除等环节的所有行为。公司客户信息管理遵循合法性、正当性、必要性原则，严格依照法律法规的规定，在合理范围内收集、处理客户信息，并确保信息处理行为符合公司业务需求及客户的合理预期。二、客户信息的定义与分类（一）定义客户信息是指公司在为客户提供法律服务过程中收集、获取的，能够单独或者与其他信息结合识别客户身份或者反映客户特定情况的各种信息。（二）分类1.基本信息-包括客户的姓名、性别、年龄、联系方式（电话、邮箱、地址等）、身份证号码等能够直接识别客户身份的信息。-客户的职业、工作单位、社会关系等有助于了解客户背景的信息。2.业务信息-客户咨询或委托的具体法律事务内容，包括案件类型、案件进展、涉及金额等。-与客户法律事务相关的文件、资料、证据等。3.敏感信息-涉及客户隐私、商业秘密等敏感内容的信息，如客户的财务状况、个人健康信息、公司核心商业机密等。三、客户信息的收集（一）收集原则1.合法性原则：收集客户信息必须遵守法律法规，不得通过非法手段获取客户信息。2.告知原则：在收集客户信息前，应当明确告知客户收集信息的目的、范围、方式以及信息的使用和保护规则，征得客户的同意。3.最小化原则：仅收集与提供法律服务相关的必要信息，避免过度收集。（二）收集方式1.当面沟通：在与客户初次面谈、咨询或签订委托合同时，通过询问、记录等方式收集客户信息。2.线上渠道：通过公司官方网站、微信公众号、电子邮件等线上平台，设置专门的信息收集入口，引导客户填写相关信息。3.其他途径：根据业务需要，从合法公开渠道获取客户信息，如政府部门网站、新闻媒体报道等，但需确保信息来源的合法性和可靠性。（三）收集流程1.信息收集人员应向客户出示相关身份证明和工作证件，并说明收集信息的目的和用途。2.使用统一的信息收集表格或电子系统，确保收集信息的完整性和准确性。3.收集完成后，由客户签字确认（线上收集的需客户进行电子确认），并将信息及时录入公司客户信息管理系统。四、客户信息的存储（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子存储应使用专门的客户信息管理系统，确保数据的安全性和可访问性；纸质存储应建立专门的档案库，进行分类存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。2.对客户信息进行加密处理，在电子存储过程中采用先进的加密算法，防止信息在存储和传输过程中被窃取或篡改。（二）存储期限1.根据法律法规和业务需求，确定不同类型客户信息的存储期限。一般情况下，基本信息和业务信息的存储期限为自服务结束之日起[X]年；敏感信息的存储期限根据具体情况确定，但不得少于法律法规规定的最低期限。2.在存储期限届满后，应按照规定的程序对客户信息进行删除或销毁处理，确保信息不再被非法使用。（三）存储安全1.建立严格的访问权限管理制度，根据员工的工作岗位和职责，分配不同级别的客户信息访问权限。未经授权，任何人不得访问、修改或删除客户信息。2.定期对客户信息管理系统进行安全评估和维护，及时更新系统软件和安全补丁，防止系统漏洞被黑客攻击。3.对档案库和信息管理系统进行备份，备份数据应存储在安全的异地位置，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。五、客户信息的使用（一）使用原则1.目的明确原则：使用客户信息必须有明确的目的，且该目的应与提供法律服务相关。2.授权使用原则：员工使用客户信息必须经过客户授权或公司内部审批流程，不得超出授权范围使用信息。（二）使用流程1.员工因工作需要使用客户信息时，应填写《客户信息使用申请表》，说明使用目的、使用范围、使用期限等内容，并提交上级主管审批。2.审批通过后，员工应按照申请表中填写的内容使用客户信息，不得擅自扩大使用范围或改变使用目的。3.使用过程中，员工应妥善保管客户信息，不得泄露给无关人员。使用完毕后，应及时将客户信息归还或按照规定进行处理。（三）信息共享1.在公司内部，不同部门之间因业务协同需要共享客户信息的，应按照公司内部信息共享流程进行操作。信息共享部门应向接收部门明确共享信息的目的、范围和保密要求。2.如需将客户信息共享给外部第三方（如合作机构、专家证人等），必须事先征得客户的书面同意，并与第三方签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保客户信息得到妥善保护。六、客户信息的保护与保密（一）保密制度1.公司全体员工应严格遵守保密制度，签订保密协议，明确保密义务和违约责任。保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。2.定期对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容应包括法律法规对客户信息保护的规定、公司保密制度的要求、客户信息保护的技术方法等。（二）保密措施1.在办公场所设置专门的保密区域，对涉及客户信息的文件、资料等进行集中管理，并配备必要的保密设备，如密码锁、保险柜等。2.在员工离职时，应及时收回其工作中使用的客户信息存储介质，并对其账户权限进行清理，确保客户信息不被泄露。3.对于因工作失误或其他原因导致客户信息泄露的事件，公司应立即采取措施进行处理，包括及时通知客户、采取补救措施减少损失、追究相关人员的责任等。七、客户信息的删除与销毁（一）删除流程1.当客户信息存储期限届满或客户提出删除要求时，信息管理人员应按照规定的流程进行删除操作。2.在电子信息管理系统中，对客户信息进行彻底删除，并确保数据无法恢复。同时，在纸质档案中，对相关文件进行标记或销毁处理。（二）销毁方式1.对于纸质客户信息，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息无法被还原。2.对于电子存储介质中的客户信息，应采用专业的数据擦除工具进行彻底擦除，或对存储介质进行物理破坏，防止信息被恢复。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立客户信息管理监督小组，由行政主管、合规专员等组成，负责对公司客户信息管理工作进行监督和检查。2.监督小组定期对公司客户信息管理情况进行内部审计，检查信息收集、存储、使用、保护等环节是否符合本制度的规定，并形成审计报告。（二）检查内容1.客户信息收集是否符合合法性、告知性和最小化原则，信息收集表格和流程是否规范。2.客户信息存储是否安全，访问权限管理是否严格，备份措施是否到位。3.客户信息使用是否符合目的明确和授权使用原则，使用流程是否合规。4.客户信息保护和保密制度是否落实，保密措施是否有效。5.客户信息删除和销毁流程是否规范，操作是否彻底。（三）违规处理1.对于在客户信息管理工作中违反本制度的员工，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等相应的处罚。2.因员工违规行为导致公司遭受法律责任或经济损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任和经济赔偿责任。九、附则本制度自发布之日起生效实施。如有未尽事宜或与法律法规相冲突的地方，以法律法规为